Property Management Coordinator Jobs

Alexandria Real Estate Equities, Inc. (NYSE: ARE), an S&P 500® company, is a best-in-class, mission-driven life science REIT making a positive and lasting impact on the world. As the pioneer of the life science real estate niche since our founding in 1994, Alexandria is the preeminent and longest-tenured owner, operator, and developer of collaborative life science, agtech, and advanced technology campuses in AAA innovation cluster locations, including Greater Boston, the San Francisco Bay Area, New York City, San Diego, Seattle, Maryland, and Research Triangle. Alexandria has a longstanding and proven track record of developing Class A properties clustered in life science, agtech, and advanced technology campuses that provide our innovative tenants with highly dynamic and collaborative environments that enhance their ability to successfully recruit and retain world-class talent and inspire productivity, efficiency, creativity, and success. Alexandria also provides strategic capital to transformative life science, agrifoodtech, climate innovation, and technology companies through our venture capital platform, Alexandria Venture Investments. For more information, please visit www.are.com.

The Company is an equal opportunity employer and considers all qualified applicants without regard to race, color, religion, creed, sex, gender, gender identity, gender expression, pregnancy, childbirth, breastfeeding or related medical conditions, marital status, registered domestic partner status, family-care status, veteran status, military status, age, national origin or ancestry, physical or mental disability, medical condition, genetic information, sexual orientation, or any other category protected by applicable federal, state or local law or ordinance.

[French job posting to follow]

We are seeking a Property Management Coordinator for our Montreal office. The incumbent will be a highly skilled individual, who will be providing general office support to the team, administering and coordinating any tenant and amenity related matters, and participating in all areas of portfolio management.

Essential Duties and Responsibilities:

Administration

• Redirect and prioritize work requests including entering tenant work orders in the Angus work order system. Responsible for the Angus close out of both tenant requests and PM work orders.
• Maintain budget tracking spreadsheet.
• Responsible for drafting and sending distribution email blasts to tenants.
• Track tenant receivables.
• Assist in annual budget preparation.
• Initiate tenant notification letters and e-mails as needed.
• Assist in all aspects of property maintenance.
• Responsible for distributing and maintaining the tenant welcome package for the site.
• Participate in site operating meetings.
• Assist team with special projects.
• Assist in planning all tenant events, parties, gifts.
• Follows up with tenants to ensure satisfaction with tenant work requests.

Contract Administration

• Review all limits, coverage types, expirations and additional insured for compliance.
• Participate in bid process when searching for new vendors.
• Maintain current and complete certificate of insurance for all tenants and all vendors.
• Maintain spreadsheets to track all current contracts in region.
• Track contracts with pending signatures.
• Prepare all service contracts.

Accounts Payable

• Type, file and maintain purchase orders and invoice files.
• Audit open purchase orders on a monthly basis.
• Research invoices in Nexus when necessary.
• Prepare utility cost/consumption reports when necessary. Manage utility accounts in Measurbl.
• Match packing slips and purchase orders to invoices, code and obtain Manager’s approval.

Qualifications and Experience:

• Excellent verbal and written communication skills in English and in French, in order to communicate with Quebec-based tenants, tenant representatives located outside of Quebec and the Asset Services Team and other company representatives located outside of Quebec.
• 1 - 3 years of experience in property management, real estate, event management and/or hospitality field preferred.
• Client service oriented attitude a must.
• Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) a must.
• Willingness to work as part of a team and support the team.
• Strong accounting background and familiarity with lease provisions and lease administration a plus.
• Adobe InDesign experience, a plus.
• Bachelor’s degree in Business, Accounting, or Finance preferred.
• Experience in Angus and JDE a plus.
• Desire to pursue career in commercial real estate industry a plus.

We are an equal opportunity employer and consider all qualified applicants without regard to race, color, religion, sex, gender, gender identity or expression, pregnancy, ethnic or national original, handicap, sexual orientation of any other category protected by applicable provincial or federal law.

Coordonnateur en Gestion des actifs

Nous sommes à la recherche d'un Coordonnateur en Gestion des actifs pour notre bureau de Montréal. Le titulaire du poste sera une personne hautement qualifiée qui fournira un soutien administratif général à l'équipe de Gestion des actifs, administrera et coordonnera toutes les questions relatives aux locataires et aux commodités, et participera à tous les aspects de la gestion du portefeuille.

Nous sommes un employeur qui croît au principe de l'égalité des chances et nous considérons tous les candidats qualifiés sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'identité ou d'expression de genre, de grossesse, d'origine ethnique ou nationale, de handicap, d'orientation sexuelle ou de toute autre catégorie protégée par les lois provinciales ou fédérales en vigueur.

Tâches et responsabilités essentielles:

Administration

• Assurer le suivi avec les locataires afin de garantir la satisfaction de leurs demandes de travaux.
• Réorienter et hiérarchiser les demandes de travaux, notamment en saisissant les ordres de travail des locataires dans le système d'ordres de travail Angus. Être responsable de la clôture d'Angus pour les demandes des locataires et les ordres de travail de l'équipe de Gestion des actifs.
• Participer aux réunions concernant l'exploitation du site.
• Rédiger et envoyer des courriels de distribution aux locataires, y compris aux représentants des locataires situés à l'extérieur du Québec.
• Participer à tous les aspects de l'entretien des biens immobiliers.
• Aider à la planification de tous les événements, fêtes et cadeaux organisés par les locataires.
• Envoyer des avis par la poste et par courriel aux locataires, selon les besoins. Communiquer avec les représentants des locataires situés au Québec, ailleurs au Canada et aux États-Unis, le cas échéant.
• Assurer le suivi des créances des locataires.
• Aider l'équipe de Gestion des actifs située aux États-Unis et au Canada dans le cadre de projets spéciaux.
• Aider à la préparation du budget annuel.
• Tenir à jour la feuille de calcul de suivi du budget.
• Être responsable de la distribution et de la mise à jour de la trousse d'accueil des locataires pour le site.

Administration des contrats

• Préparer tous les contrats de service.
• Tenir à jour les feuilles de calcul pour le suivi de tous les contrats en cours dans la région.
• Assurer le suivi des contrats en attente de signature.
• Vérifier la conformité de toutes les limites, de tous les types de couverture, de toutes les échéances et de tous les assurés supplémentaires.
• Participer à la procédure d'appel d'offres lors de la recherche de nouveaux fournisseurs.
• Tenir à jour et remplir les certificats d'assurance pour tous les locataires et tous les fournisseurs.

Comptes créditeurs

• Préparer les rapports sur les coûts et la consommation des installations lorsque cela est nécessaire. Gérer les comptes des installations dans Measurbl.
• Rechercher des factures dans Nexus si nécessaire.
• Rédiger, classer et tenir à jour les bons de commande et les dossiers de facturation.
• Vérifier les bons de commande en cours sur une base mensuelle.
• Faire correspondre les bordereaux d'expédition et les bons de commande aux factures, les codifier et obtenir l'approbation du directeur.

Qualifications et Experience:

• Baccalauréat en administration, en comptabilité ou en finance de préférence.
• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite, en anglais et en français, afin de communiquer avec les locataires du Québec, les représentants des locataires situés à l'extérieur du Québec, l'équipe de Gestion des actifs et les autres représentants de l'entreprise situés à l'extérieur du Québec.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) indispensable.
• Volonté de travailler en équipe et de soutenir l'équipe.
• Expérience avec Angus et JDE est un atout.
• 1 à 3 ans d'expérience dans le domaine de la gestion immobilière, de l'immobilier, de la gestion d'événements et/ou de l'hôtellerie, de préférence.
• Le désir de poursuivre une carrière dans le secteur de l'immobilier commercial est un atout.
• Expérience avec Adobe InDesign est un atout.
• De solides connaissances en comptabilité et une bonne connaissance des dispositions et de l'administration des baux sont un atout.
• Une attitude orientée vers le service à la clientèle est indispensable.