Property Coordinator - Canada

Realterm is a real estate operator whose employees have a track record of capitalizing on durable insights into the supply and demand of real assets through the global supply chain. Realterm seeks to build and invest in value-added business platforms that have a proprietary position in their markets, source investments with favorable supply/demand dynamics and bring intense focus to operating results.

Realterm offers several career fields such as Accounting, Leasing, Construction and Property Management that make working here unique, challenging, stimulating, and rewarding. With offices in Amsterdam, Annapolis, Houston, Chicago, Los Angeles, Montreal, Mumbai, New York and Singapore you are empowered to take your career where you want it to go.

A career at Realterm allows you thrive in a fast-paced workplace environment with tremendous scale. Enjoy working in a collaborative environment with supportive teammates where you will be challenged to grow and be at your best every day. We offer our employees a robust and competitive benefits package. If you are looking for a rewarding career in private equity commercial real estate, apply today.

(version francaise ci-dessous)

Summary

Provide assistance to the Realterm Property Managers with all operations in achieving property financial and operational objectives of Canadian Property Management.

Essential Duties And Responsibilities

Property Management

• Assist in recording property inspections.
• Work with Property Managers on administrative tasks for make ready and tenant improvements, move-ins and move-outs and capital projects.
• Assist with fielding tenant complaints, dispatch to and coordination of vendors and follow-up on performance.
• Build and maintain positive relationships with tenants, vendors and contractors.
• Obtain airport security badge to assist with escort of vendors, visitors, etc. as needed.
• Assist in preparing requests for proposals for various services needed at the property.
• Prepare, manage and track service, project, construction contracts and purchase orders.

Financial

• Perform utility transfer process relating to acquisitions/dispositions, new construction transition and tenant activity.
• Assist in preparation of owner reports, variance analyses, operating budgets and operating expense reconciliations.
• Prepare and track utility billings to be invoiced back to tenants.
• Support department on accounts payable research and follow up.
• Perform initial review and coding of vendor invoices

Administration

• Maintain department file organization and construction files including contracts, approvals, insurance verification, construction bids and lien releases.
• Develop and maintain management information books for each property.
• Maintain and lead administrative efforts of work orders and preventative maintenance scheduling, including but not limited to input and follow up on service tickets.
• Assist in the maintenance and tracking of certificates of insurance.
• Assist with preparing emergency response plans, as needed, within the portfolio.
• Ensure vendor and tenant compliance with insurance requirements.
• Maintain building contact and emergency contact lists for each property.
• Manage tenant, vendor and property information database.

Support

• Assist Property Managers with property acquisition and disposition and new construction transition processes.
• Perform special ad hoc research projects.
• Assist Regional Senior Property Manager with administrative support and implementation of department wide and regional initiatives, including but not limited to management and tracking of departmental SOP’s.

Competencies

Accountability

Character, trust, integrity

Planning, decision making and initiative

Learning and development

Collaboration, communication and teamwork

Qualifications

• Requires strong verbal and written communication skills and effective organizational and problem-solving skills. Self-initiator with the ability to problem solve. Also requires the ability to maintain an approachable, friendly demeanor and work with competing priorities and demands.
• Ability to draft and write detailed notes, provide communications to tenants and vendors, and help prepare reports and presentations in a clear and concise manner.
• Computer proficiency with Microsoft Office. Yardi experience a plus.
• Must be organized and task oriented, able to work in a fast-paced, team-oriented environment with multiple deadlines, and adapt readily to changing priorities.
• Must also be able to develop effective working relationships with staff, owners, tenants and vendors.
• Detail oriented with the ability to convey information orally and in writing in a clear and concise manner.
• Preferred previous experience assisting with real estate/property management personnel and additional clerical support responsibilities. Some technical school and/or college coursework in real estate or accounting are a plus.

Work Environment

The position will work in a general office setting based in Montreal, QC with some travel based on organizational/business needs within the local area.

Physical Demands

Must be able to remain in a stationary position for the majority of the workday, sitting at a desk, consistently operating a computer. The person in the position must be able to access file cabinets and office machinery (to include a computer, copier, and fax machine). On occasion, may need to lift boxes of up to 10 lbs.

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Sommaire

Apporter son aide aux gestionnaires immobiliers de Realterm dans toutes les opérations visant à atteindre les objectifs financiers et opérationnels immobiliers du portefeuille canadien.

Tâches et responsabilités essentielles

Gestion Immobiliere

• Aider à préparer des demandes de propositions pour divers services nécessaires à la propriété
• Travailler avec les gestionnaires immobiliers sur des tâches administratives pour les améliorations locatives, les emménagements et les déménagements et les projets d’immobilisations
• Aider à enregistrer les inspections de la propriété
• Obtenir un badge de sécurité de l'aéroport pour aider à escorter les vendeurs, les visiteurs, etc. au besoin.
• Établir et maintenir des relations positives avec les locataires, les fournisseurs et les entrepreneurs
• Participer au traitement des plaintes des locataires, à la répartition aux fournisseurs et au suivi des performances
• Préparer, gérer et suivre les contrats de service, de projet, de construction et les bons de commande

Financier

• Préparer et suivre les factures des services publics à refacturer aux locataires.
• Soutenir le service sur la recherche et le suivi des comptes fournisseurs
• Effectuer le transfert des services publics lié aux acquisitions/cessions et à l’activité des locataires
• Effectuer l’examen initial et le codage des factures des fournisseurs
• Aider à la préparation des rapports du propriétaire, des analyses des écarts et des budgets d’exploitation

Administration

• Maintenir et diriger les efforts administratifs des moteurs de construction, y compris, mais sans s’y limiter, la saisie et le suivi des tickets de service saisis dans le système de commande de travail
• Aider à préparer des plans d’intervention d’urgence, au besoin, au sein du portefeuille canadien
• Tenir à jour les listes de contacts du bâtiment et de contacts d’urgence pour chaque propriété
• S’assurer que les fournisseurs et les locataires respectent les exigences en matière d’assurance
• Tenir à jour l’organisation des dossiers du service et les dossiers de construction, y compris les contrats, les approbations, la vérification des assurances, les offres de construction et les libérations de privilège
• Développer et maintenir des livres d’information de gestion pour chaque propriété
• Gérer la base de données d’informations sur les locataires et les fournisseurs
• Participer à la tenue et au suivi des attestations d’assurance

Soutien

• Assister le directeur, Gestion immobilière avec le soutien administratif et la mise en oeuvre d’initiatives à l’échelle du service, y compris, mais sans s’y limiter, la gestion et le suivi des SOP à l’échelle du service
• Aider les gestionnaires immobiliers avec le processus d’acquisition et de transition de la propriété
• Réaliser des projets de recherches spéciaux ponctuels.
• Surveiller l’état des inspections et des certifications de l’équipement et travailler avec les gestionnaires immobiliers pour les faire terminer

Compétences

Imputabilité

Caractère, confiance, intégrité

Planification, prise de décision et initiative

Perfectionnement et apprentissage

Collaboration, communication et travail d’équipe

Aptitudes

• Maîtrise de l’informatique avec Microsoft Office. L’expérience Yardi est un plus.
• Souci du détail avec la capacité de transmettre des informations oralement et par écrit de manière claire et concise
• Nécessite de solides compétences en communication verbale et écrite et des compétences efficaces en matière d’organisation de résolution de problèmes. Auto-initiateur avec la capacité de résoudre des problèmes. Requiert également la capacité de maintenir une attitude accessible et amicale et de travailler avec des priorités et des demandes concurrentes.
• Doit également être en mesure de développer des relations de travail efficaces avec le personnel, les propriétaires, les locataires et les fournisseurs.
• Capacité à rédiger et à écrire des notes détaillées, à fournir des communications aux locataires et aux vendeurs et à aider à préparer des rapports et des présentations de manière claire et concise
• Doit être organisé et axé sur les tâches, capable de travailler dans un environnement au rythme rapide et axé sur l’équipe avec plusieurs échéances, et s’adapter facilement aux priorités changeantes

Formation ou expérience

• Certains cours d’école technique ou de collège aidant, et certains cours en immobilier ou en comptabilité immobilière un atout.
• L’expérience en assistance avec le personnel de gestion immobilière et responsabilités supplémentaires de soutien de bureau est préféré.

Environnement de travail

Ce rôle travaille dans un environnement de bureau général et peut devoir se déplacer jusqu’à 10% du temps annuellement, vers des bureaux éloignés en fonction des besoins organisationnels/commerciaux.

Exigences physiques

Doit pouvoir rester en position stationnaire pendant la majeure partie de la journée de travail, assis à un bureau, à utiliser constamment un ordinateur. La personne occupant ce poste doit pouvoir accéder aux classeurs et aux appareils de bureau (y compris un ordinateur, une photocopieuse et un télécopieur). Peut à l’occasion avoir à lever des boîtes pesant jusqu’à 10 lb.

Realterm is an equal opportunity employer, as we value and respect diversity. We encourage diversity in ideas, opinions, experiences and identities. We do not discriminate in our employment practices based upon protected class, to include race, color, religion, sex, national origin, age, disability or genetic information.

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