Billing Analyst Jobs

Votre nouvelle entreprise :

Hays Specialist Recruitment s'est associé à un cabinet d'avocats canadien de premier plan. Nous recherchons un Analyste Facturation pour rejoindre leur équipe sur la base d'un contrat de 6 mois avec la possibilité d'un poste permanent situé à Montréal, QC.

Votre nouveau rôle :

• Assurer la liaison avec l'équipe de facturation pour gérer les demandes envoyées à la boîte de réception de l'équipe et soutenir l'équipe dans sa charge de travail pendant les périodes de forte production et les absences au sein de l'équipe.
• Assurer la liaison avec l'équipe de facturation électronique en ce qui concerne les factures rejetées lors des soumissions de facturation électronique.
• Vous êtes en charge de l'organisation et de la mise en œuvre de l'ensemble des activités de l'entreprise, y compris la gestion des ressources humaines, la gestion des ressources humaines, la gestion des ressources humaines, la gestion des ressources humaines et la gestion des ressources humaines.
• Compléter les rapports d'état en ligne et les budgets dans les systèmes de facturation électronique pour divers clients en coordination avec les avocats et les assistants juridiques.
• Veiller à ce que les factures et les documents justificatifs soient transmis au client en temps utile, par courrier, par courriel ou par téléchargement via ou dans divers sites/plateformes de facturation électronique, conformément aux normes et aux politiques du cabinet.
• Établir des factures selon les instructions des avocats et conformément aux directives de facturation du client et aux normes et politiques du cabinet - y compris, mais sans s'y limiter, les modifications narratives, les transferts, les divisions, l'obtention de l'approbation et l'application des ajustements d'honoraires, la création de factures au format PDF, délimité ou XML pour la facturation électronique des clients, en fonction des exigences de ces derniers.
• Obtenir des informations supplémentaires concernant les dispositions spéciales et/ou les informations nécessaires à la mise en place de la facturation électronique, et aider l'équipe chargée de la facturation électronique à s'assurer que les dossiers sont mis en place dans les plus brefs délais.
• Préparer divers rapports et feuilles de calcul relatifs au temps, à la facturation, aux créances, etc. pour les avocats/parajuristes et/ou les clients externes, le cas échéant.
• Vous vous assurez que le temps est saisi dans les délais impartis et assurez le suivi avec les avocats et les parajuristes si nécessaire. Préparer, imprimer et réviser les pré-factures (électroniquement ou physiquement) en temps utile, mensuellement, trimestriellement ou sur demande, y compris tout suivi nécessaire avec d'autres personnes au sein du cabinet et réviser en fonction des directives de facturation du client et des normes et politiques du cabinet.
• Responsable de l'enquête initiale sur le recouvrement auprès des clients externes. Faire remonter les préoccupations/problèmes de facturation à l'avocat chargé de la facturation pour qu'il indique la marche à suivre. Si nécessaire, annuler et réémettre les factures ou créer des notes de crédit conformément aux politiques du cabinet. Le cas échéant, transmettre les encaissements problématiques des clients au service de recouvrement pour suivi.
• Assurer le suivi de clients et/ou d'affaires spécifiques lorsque des accords d'honoraires alternatifs sont en place. Veiller à ce que les taux spéciaux et les remises soient appliqués à chaque facture. Contrôler les seuils et autres jalons et informer le juriste chargé de la facturation de l'état d'avancement. Fournir des rapports et veiller au respect de tous les accords spéciaux.
• Assurer la liaison entre les avocats et le service financier, en fournissant une assistance pour les questions comptables ou financières afin de s'assurer que les besoins des clients sont satisfaits.
• Contrôler et réviser les travaux en cours et assurer le suivi avec les avocats et les parajuristes afin de garantir une facturation en temps voulu. Suivre les dossiers d'urgence, les clôtures et les autres accords de facturation d'étape et rendre compte de l'état de ces dossiers à son supérieur hiérarchique direct, y compris les besoins en matière de provisions pour travaux en cours.
• Assurer la liaison avec le département des finances pour veiller à ce que les codes clients et les spécifications des contrats soient à jour et à ce que les procédures soient respectées.
• Vous êtes en charge de la mise en place et du maintien de relations de travail efficaces avec les avocats, les parajuristes, les assistants juridiques, les clients externes et internes ainsi que la direction.

Ce qu'il vous faut pour réussir :

• Bilingue
• Connaissance de la terminologie commerciale et juridique.
• Une formation post-secondaire en comptabilité est requise, ou une expérience professionnelle équivalente.
• Un minimum de 3 ans d'expérience dans un domaine connexe, y compris le service à la clientèle, la facturation, le recouvrement et les comptes clients, de préférence dans un cabinet de services professionnels.
• Capacité à faire preuve de tact et de diplomatie dans les relations avec les clients internes et externes.
• Compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes.
• Flexibilité pour faire des heures supplémentaires pendant les périodes de pointe de la facturation (y compris, mais sans s'y limiter, la fin du mois, du trimestre, de l'année, etc.)
• La connaissance d'Aderant Expert ou d'un système comptable similaire est un atout.

Your New Company:

Hays Specialist Recruitment has partnered with a leading Canadian law firm. We are looking to hire a Billing Analyst to join their team on a contract basis of 6 month which has the potential of permanent located in Montreal, QC.

Your New Role:

• Responsible for initial collection inquiry with external clients. Escalating billing concerns/issues to billing lawyer for direction on next steps. When necessary, cancelling and re-issuing invoices or creating credit notes in accordance with Firm policies. If applicable, forwarding problematic client collections to Collection Department for follow-up.
• Monitoring and reviewing of outstanding WIP (Work In Progress) and following up with lawyers and paralegals to ensure timely billing. Tracking contingency files, closings and other milestone billing arrangements and reporting on status of such files to direct supervisor, including requirement for WIP provisions.
• Preparing various reports and spreadsheets related to time, billing, receivables, etc. for lawyers/paralegals and/or external clients where applicable.
• Issue invoices as instructed by lawyers and in accordance with client billing guidelines and Firm standards and policies -including, but not limited to: narrative edits, transfers, splits, obtaining approval for and applying fee adjustments, creating PDF, delimited or XML file invoices for e-billing clients, based on such client’s requirements.
• Acting as monitor for specific clients and/or matters when Alternate Fee Arrangements are in place. Ensuring that special rates and discounts are applied to each invoice. Monitoring thresholds and other milestones and updating billing lawyer on status. Providing reports and ensuring compliance with all special arrangements.
• Liaising with Billings Team to manage requests sent to team inbox and support team with workload during high production times and absences on team.
• Obtaining additional information relating to special arrangements and/or information required for setup for e-billing matters, and assisting E-billing team to ensure matters are set up promptly.
• Liaising with Finance Department to ensure client codes and contract specifications are up-to date and procedures are followed.
• Ensuring time is entered by set deadlines and following up with lawyers and paralegals where necessary. Preparing, printing and reviewing of prebills (electronically or physically) in a timely manner, monthly, quarterly or on request, including any necessary follow up with others in the Firm and revising according to client billing guidelines and Firm standards and policies.
• Building and maintaining effective working relationships with billing lawyers, paralegals, legal assistants, external and internal clients and management.
• Ensuring invoices and supporting documents are forwarded to client in a timely manner, by mail, email or uploading through or into various e-billing sites/e-billing platforms as per the Firms standards and policies.
• Completing online status reports and budgets in e-billing systems for various clients in coordination with lawyers and legal assistants.
• Maintaining accurate and up to date records of all approvals and directions as per the Firms standards and policies via uploading necessary documentation into appropriate databases.
• Liaising with E-billing Team with respect to any rejected invoices during e-billing submissions.
• Acting as liaison between lawyers/LA’s and Finance, providing assistance re accounting or financial queries to ensure client needs are met.

What you’ll need to succeed:

• Bilingual in English and French
• Capacity to demonstrate tact and diplomacy when dealing with internal and external clients.
• Embraces Firm Values & Ethics: Walks the talk, respects individual differences, and supports the Firm’s interests.
• Minimum of 3 years of related experience, including client service, billing, collections and\or accounts receivable, preferably in a professional services firm.
• Familiarity\Experience with Aderant Expert or a similar accounting system would be an asset.
• Knowledge of business and legal terminology.
• Post-Secondary education in Accounting is required, or equivalent work experience.
• Flexibility to work overtime during peak billing periods (including but not limited to month-end, quarter-end, year-end, etc.).
• Analytical and problem solving skills.