Agente Ou Agent De Soutien Administratif, Classe Principale

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

Être le point de contact de première ligne en matière de service à la clientèle pour les services de l’informatique et des ressources matérielles et coordonner les activités liées au traitement des demandes de service et à la gestion des incidents.

LES ATTRIBUTIONS

• Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser
• Accomplir toute autre tâche connexe
• Effectuer les tâches de secrétariat du service de l’informatique telles que la correspondance, la réception et la distribution du courrier
• Formuler des suggestions au personnel de niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d’améliorer le déroulement des activités de son secteur
• Recevoir les demandes de service des usagers concernant notamment : les équipements informatiques et audiovisuels, la téléphonie, les bris et pannes, l’aménagement de locaux, les déménagements, la livraison de papier d’impression, les accès aux locaux
• Assurer le soutien administratif de la direction, notamment quant à la facturation et à la compilation des coûts, la gestion des ententes et des contrats
• Enregistrer et diriger les demandes de service des usagers vers les personnes concernées (triage)
• Assurer le suivi des requêtes auprès des techniciens, des usagers et, au besoin, des intervenants extérieurs et les informer au sujet des changements (état, progression, mise à jour)
• Produire les rapports de dépenses, effectuer les demandes d'achats et de paiements, suivi de la facturation et de l'approvisionnement et gérer l’inventaire
• S’assurer du respect des interrelations entre les procédures applicables (la séquence des tâches à accomplir) dans la réalisation d’une requête
• Assurer un support de première ligne aux étudiants, au personnel du Collège notamment dans la gestion des accès et autres demandes d’information des usagers à l’intérieur de ses compétences
• Coordonner les activités nécessaires à la réalisation des requêtes auprès des différentes unités administratives dans le respect des processus
• Rédiger et proposer des documents relatifs aux communications internes tels : procéduriers, calendrier des évènements, affiches, notes de service
• Collaborer à la préparation et à la réalisation de l’échéancier des travaux

LES AVANTAGES

• Quatre semaines de vacances (après un an de service)
• Accès à un stationnement payant et transports en commun à proximité
• Plan de développement des compétences
• Assurances collectives
• Programme de conciliation famille / travail
• 13 jours de congés fériés
• Accès à un PAEF et à de la télémédecine en tout temps
• Accès à une salle de conditionnement physique, une piscine et des gymnases
• Régime de retraite à prestations déterminées

QUALIFICATIONS

• Détenir un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
• Avoir six années d’expérience pertinente.

PROFIL RECHERCHÉ

• Bonne connaissance du français écrit et parlé (validée au moyen d’un test).
• Bonne connaissance des logiciels d’utilisation courante Excel niveau 2 et Word niveau 2 (validée à partir d’un test)
• Habileté à fournir un service à la clientèle de haute qualité
• Grande capacité à communiquer clairement les informations tout en prenant en charge plusieurs demandes simultanément