Agent Ou Agente De Gestion Des Études

Numéro d'offre

13040

Période d'affichage

Du 18-08-2023 au 25-08-2023

Lieu de travail

Faculté des sciences de l'éducation

Pavillon des Sciences de l'éducation

Statut/Admissibilité

Poste régulier syndiqué

Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11

Taux horaire 26.81$ à 31.73$

Salaire annuel 48 961.23$ à 57 946.28$

Régime d'emploi 35 heures/semaine

Horaire Temps plein, horaire variable

Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget Fonctionnement

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.

Attributions caractéristiques

• Répond aux demandes d'information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels.
• Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité.
• Voit à l'organisation, la coordination et à la réalisation de l'ensemble des activités administratives propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
• Veille au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'Université en liaison avec la gestion des études.
• Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
• Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi.
• Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur.
• Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l'information sur le programme et ses activités.
• Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
• Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'il ou qu'elle assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.

Qualifications requises

Scolarité D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée

Expérience Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion des études)

Autres Logiciels Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante

• Chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• Chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• Chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

Autres logiciels utilisés Banner, Capsule, Powerpoint

Cette personne effectue différents travaux administratifs et de secrétariat et veille au processus de l’ensemble du cheminement des étudiants au Bureau de la gestion des études de la Faculté des sciences de l’éducation. L’équipe de gestion des études est composée présentement de 6 agentes de gestion des études et de 6 conseillères et conseiller à la gestion des études.

Dans le cadre de ses fonctions, elle aura à assurer le bon déroulement des opérations en lien avec la gestion des études des programmes au deuxième et troisième cycle.

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard

418-656-2131 poste 402047 ou [email protected]

Vous devez également adresser une copie de votre candidature au

Syndicat des employés/es de l'Université Laval

Bureau 3578

Pavillon Alphonse-Desjardins

[email protected]

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.