Agent De Bureau, Centre D'affaires (Québec)

Trace la courbe de ta carrière dans l'équipe du réseau régional

Notre équipe joue un rôle de premier plan dans le développement économique régional avec une présence active aux quatre coins du Québec. Nos experts accompagnent les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs avec des services-conseils en affaires, des produits financiers et des conseils technologiques sur mesure. Nous sommes également de précieux alliés pour guider nos clients vers d’autres expertises au sein d’Investissement Québec ou vers l’un ou l’autre de nos partenaires dans le marché.

Votre rôle :

Effectuer des attributions de niveau administratif dans le cadre de la gestion et du suivi des demandes de financement et autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau.

Vos responsabilités principales :

Interventions financières

• Responsable de la saisie exacte des soldes bancaires préalable à la facturation des honoraires de garantie.
• Recueillir, colliger et saisir diverses informations nécessaires à la préparation des documents relatifs aux dossiers traités par les professionnels.
• Responsable de rédiger les documents nécessaires à la prise de sûreté.
• Lors de la réception d’une demande, vérifier si toutes les pièces requises ont été produites, s’assurer de l’exactitude des données, transmettre les lettres d’accusé réception d’une demande aux personnes concernées et, s’il y a lieu, recueillir les informations et les documents manquants en effectuant les recherches nécessaires.
• Assurer le suivi des dossiers sur les éléments suivants : communiquer avec les entreprises pour obtenir les documents nécessaires au suivi adéquat des dossiers de la direction; faire les mises à jour des dossiers informatisés en apportant des corrections mineures en fonction des changements indiqués ou communiquer avec les personnes concernées.
• Responsable de rédiger les documents légaux finaux (lettre d’offre, convention de cautionnement, lettre de changement, etc.).
• Responsable d’effectuer des demandes d’information quant au rapport de crédit Equifax, les plumitifs civils et criminels, registres fonciers et RDPRM, etc.

Administratif

• Responsable de la mise à jour des outils de gestion visuel en faisant l’extraction de données et en s’assurant de la transmission d’informations spécifiques à l’équipe.
• Assurer les activités de secrétariat et de nature administrative telles que réaliser des requêtes ou des recherches informatiques dans SYGIC, monter des présentations sur PowerPoint, préparer des tableaux sur Excel, préparer les lettres, notes de service, accusés de réception, comptes rendus.
• Peut être appelé au besoin à gérer l’agenda du directeur régional en planifiant les rencontres, en évaluant l’importance et la priorité des demandes reçues, en sensibilisant le directeur régional aux urgences à régler et en réglant les problèmes soumis à son attention.
• Traiter la correspondance et coordonner la réception et la distribution de tous les documents pour signatures (s’il y a lieu).
• Remplir, à partir d’informations reçues, des registres, des formulaires, des rapports ou des documents relatifs, notamment à des autorisations d’actes administratifs et de déplacement conformément aux directives en vigueur et en assurer le suivi.
• Organiser les déplacements en effectuant les réservations requises. Appuyer l’équipe dans l’organisation d’événements, les convocations, les réservations et confirmations de présence à des réunions ou autres activités.
• Responsable de générer et transmettre les rapports hebdomadaires et mensuels (suivi et contrôle opérationnel).
• Tenir à jour différents registres, systèmes de classement, numérisation ou archivage.
• Compléter, au besoin, divers formulaires, rapports d’analyse, tableaux, notes de service ou toutes autres formes de lettres.

Communication

• Responsable d’assurer le suivi des demandes provenant du service d’accueil et d’information (SAI) et les demandes d’immigrants investisseurs et s’assurer de respecter le standard de qualité requis.
• Recevoir les appels téléphoniques et courriels, identifier leurs besoins et diriger les appels.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
• Assurer les communications avec la clientèle, nouvelle ou existante et fournir les informations demandées verbalement ou en transmettant la documentation pertinente au demandeur.
• Peut être appelé à collaborer avec le directeur régional ou le directeur régional adjoint à la gestion du flux de travail.

Vos qualifications spécifiques requises :

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) auquel s’ajoute un programme de formation d’une durée d’au moins 1 an ou l’équivalent au DEC en bureautique, en technique juridique et/ou notarial et/ou financement.
• Posséder une connaissance fonctionnelle de l’anglais.
• Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Posséder trois (3) années d’expérience dans le domaine du secrétariat, dont une (1) année en financement, en secrétariat de droit notarial ou en secrétariat de droit des affaires.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.

Profil général recherché :

Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau ou démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :

• Faire preuve d’autonomie.
• Savoir s’adapter.
• Grand sens de l’organisation.
• Savoir gérer son temps.
• Entretenir de bonnes relations avec ses collègues.
• Agir de manière responsable.
• Respecter l’éthique et les valeurs de la Société.
• Être orienté vers le client.

Salaire: 40 506 $ à 57 865 $

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Dépasse-toi : Plusieurs options te sont offertes pour parfaire tes connaissances, améliorer tes compétences professionnelles ou tes habiletés de gestion. S’ajoutent à cela des congés pour études, le remboursement des frais pour l’obtention d’une attestation professionnelle, le remboursement de matériel de cours, et encore plus.

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