Agent De Bureau Juridique (Montréal Ou Québec)

Trace la courbe de ta carrière dans l'équipe affaires juridiques

Nous agissons comme partenaires-conseils auprès des lignes d’affaires et des services partagés et offrons un accompagnement à haute valeur ajoutée, tant dans les opérations transactionnelles que dans les dossiers de gouvernance. Nous conseillons et accompagnons également les lignes d’affaires lors d’interventions financières et encadrons la prise de risque, révisons la documentation juridique relative aux transactions et mettons en place les pratiques en matière de gouvernance en conformité avec le cadre réglementaire.

Votre rôle :

Le titulaire d’un emploi d’agent de bureau juridique effectue des travaux aux caractères administratif et technique nécessaires au bon fonctionnement de la direction Secrétariat corporatif (« DSC »). Il contribue à l’atteinte des objectifs de saine gouvernance de la Société entourant les activités du conseil d’administration d’Investissement Québec (« IQ ») et de ses filiales ainsi que la gouvernance entourant les administrateurs désignés de la Société.

Vos responsabilités principales :

En collaboration avec les membres de l’équipe, vos responsabilités seront :

• Traiter les comptes de dépenses pour la DSC, gérer la boîte courriel commune du secrétariat corporatif, tenir les registres, le classement et l’archivage.
• Coordonner les demandes de vérification d’antécédents dans le cadre d’une nouvelle nomination d’un administrateur et assister les membres de l’équipe dans la gestion des dossiers des administrateurs de IQ, des filiales et des administrateurs désignés sur les sociétés en portefeuille de IQ.
• Réviser les procès-verbaux préparés par la secrétaire corporative d’IQ et la secrétaire corporative de ses filiales, assurer la transmission de ceux-ci aux divers intervenants pour commentaires, obtenir les signatures requises, les classer dans les répertoires appropriés et veiller à les traiter conformément à la politique de conservation des documents.
• Traiter le fichier des présences des administrateurs pour le paiement des honoraire, les factures reliées aux réunions du CA et ses comités ainsi que les comptes de dépenses des administrateurs et en assurer le suivi.
• Suite aux réunions des CA et des comités, mettre à jour la documentation dans la plateforme numérique (DiliTrust), le Manuel de gestion ainsi que les divers fichiers de suivi lorsque requis.
• Assister le directeur DSC et son équipe pour tout support administratif dans le traitement des dossiers du secrétariat corporatif et de gouvernance du conseil d’administration de IQ et de ses filiales, dont la déclaration annuelle des administrateurs, l’accueil et l’intégration des nouveaux administrateurs, la signature du code d’éthique applicable aux administrateurs, les nominations/démissions, les évaluations de performance des conseils d’administration, le programme de formation des administrateurs, etc.
• Participer à l’organisation des réunions du conseil d’administration et des comités d’IQ ainsi que celles de certaines filiales ou autres comités internes (calendrier des réunions, convocation des membres et des invités, validation des conflits d’intérêts, réservation des salles, commandes de traiteurs, coordination de la logistique lors des journées de réunions, etc.).
• Collaborer au maintien et à la mise à jour des livres corporatifs d’IQ et des filiales (résolutions annuelles, mises à jour courantes et annuelles auprès du Registraire des entreprises du Québec).
• Préparer diverses communications écrites destinées aux membres du conseil d’administration et aux administrateurs désignés sur les sociétés en portefeuille d’lQ.
• Réviser et mettre en page des documents produits par la DSC ou destinés aux assemblées du CA, aux comités d’IQ et ses filiales ainsi que divers actes juridiques, certificats, formulaires, résolutions.
• Déposer, dans les délais requis, la documentation nécessaire aux réunions du CA et des comités d’IQ dans la plateforme numérique (DiliTrust) et effectuer les notifications nécessaires.

Vos qualifications spécifiques requises :

• Posséder un minimum de trois années d’expérience dans un domaine pertinent.
• Détenir un diplôme d’études secondaires, un diplôme d’études professionnelles ou une attestation d’études collégiales spécialisée en secrétariat légal / juridique.
• Expérience au sein d’un secrétariat corporatif est considérée comme un atout.
• Maitrise de la Suite Office.

Profil général recherché :

Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau ou démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :

• Avoir un bon jugement et être en mesure de bien communiquer (oralement et à l’écrit).
• En mesure de s’adapter au changement et à des situations urgentes.
• Travailler en équipe et entretenir de bonnes relations avec ses collègues.
• Faire preuve de rigueur.
• Excellent sens de l’organisation et des priorités.
• Travailler sur une base d’amélioration continue.

Investissement Québec t’offre plusieurs avantages

Connecte avec tes collègues : Travaille de la maison jusqu’à trois jours par semaine et profite de l’énergie du bureau pour créer, t’inspirer, collaborer et avoir du plaisir! Plusieurs formules d’horaires flexibles te permettant de mieux concilier vie personnelle et professionnelle, tout en respectant ton profil d’emploi.

• Évite le trafic en réalisant tes 7 heures de travail entre 7 h 30 et 18 h.
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Dépasse-toi : Plusieurs options te sont offertes pour parfaire tes connaissances, améliorer tes compétences professionnelles ou tes habiletés de gestion. S’ajoutent à cela des congés pour études, le remboursement des frais pour l’obtention d’une attestation professionnelle, le remboursement de matériel de cours, et encore plus.

Prends soin de ta santé : Nous offrons des services de télémédecine tout à fait gratuitement. Notre programme de santé-mieux-être TonIQ, te permet également de profiter de conférences et de suggestions d’activités favorisant un bel équilibre de vie.

Reste actif : Nous remboursons une partie des frais d’inscription à ton programme de santé physique.

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Vois la vie en vert: Plusieurs initiatives en développement durable s’ajoutent à notre bilan chaque année : remboursement d’une partie de tes titres de transport, stationnement à vélos gratuit, distributrices à eau pour éviter le gaspillage de plastique.