Agente Ou Agent De Secrétariat

Renseignements généraux

Vous avez envie d’action? De travailler au sein d’une équipe dynamique? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable!

Agente ou Agent de secrétariat

• Date prévue d’entrée en fonction: Septembre 2023
• Direction générale: Direction générale de l’Outaouais
• Nombre d’emplois à pourvoir: 1
• Horaire de travail: 35 heures par semaine
• Statut de l’emploi: Régulier
• Télétravail: en mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale
• Direction: Direction de la coordination et des relations avec le milieu
• Lieu de travail: 170, Hôtel-De-Ville, 5ème étage, Gatineau, Qc, J8X 4C2

Les défis que nous vous proposons

Sous l’autorité du directeur de la Direction de la coordination et des relations avec le milieu (DCRM), la personne titulaire de l’emploi doit effectuer divers travaux de secrétariat. Ces travaux de secrétariat se caractérisent par des attributions de soutien administratif ayant trait notamment au traitement de textes, au traitement de la correspondance, à la réalisation d'opérations facilitant le déroulement des activités courantes et à l'application de directives administratives.

Elle doit notamment:

• Rédiger divers comptes rendus de réunions et s’assurer du suivi des actions qui doivent en découler;
• Concevoir, rédiger et transcrire des documents de toute nature et réviser les textes soumis pour la signature du directeur à l’aide d’outils bureautiques, selon les formats requis et en conformité avec les règles de grammaire;
• Effectuer un suivi rigoureux de la gestion de la correspondance (GCO) auprès du personnel et compléter les informations relatives au système de correspondance;
• Consulter les employés afin de produire des portraits de situations, des bilans servant à la prise de décision des supérieurs (inventaires, sondages pour des besoins de formations, de logiciels et de matériels);
• Préparer différents formulaires destinés aux ressources humaines (actes et désignations de remplacement, demandes d’approbateur GTA, demandes de congé parental, etc.);
• Accomplir diverses tâches inhérentes au travail de secrétariat (photocopies, numérisation, transmission de textes par courrier électronique, transmission de télécopies, tenue des dossiers, gestion documentaire, etc.).
• Collaborer avec les collègues agentes ou agents de secrétariat des autres unités administratives et les remplacer au besoin;
• Effectuer les réservations d’hôtels pour tous les employés du service;
• Préparer les demandes d’accès aux systèmes des employés du service;
• Faire le suivi de la boîte courriel générale et effectuer l’acheminement de réponses uniformisées aux entreprises;

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

• Service de formation et de développement au sein de l’organisation;
• Régime d’assurances collectives;
• Horaire variable;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle;
• Programme d’aide aux employés (PAE);
• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux;
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés;
• Sécurité d’emploi;
• Soutien financier à la pratique d’activités physique;
• Programme de soutien aux études;

Salaire annuel:

38 353 $ à 49 036 $ selon l’expérience*

• Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 et en vigueur en date du 1er avril 2022.

L’échelle salariale peut être consultée sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor . À l’embauche, l’échelon sera déterminé en fonction de l’expérience du candidat.

Profil recherché

Les qualités que nous recherchons:

• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et de la suite Adobe.
• Avoir le sens des relations humaines et un esprit d’équipe;
• Excellent service à la clientèle;
• Avoir un niveau de concentration élevé;
• Être autonome et avoir un bon sens de l’organisation;
• Avoir une facilité de communication autant à l’oral qu’à l’écrit;
• Savoir faire preuve de discrétion;

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi:

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente¹.

Un candidat peut soumettre sa candidature s’il est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis.

Ou

• Détenir un certificat d’études secondaires équivalant à une 11 e année ou à une 5 e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente¹ et posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience de travail rémunéré ou non, y compris la charge de travail familiale. Le DES peut également être compensée par une attestation de spécialisation professionnelle ou un diplôme d’études professionnelles.

• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec² ;
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions

Atouts recherchés

• Maîtriser Outlook, Excel, Word et PowerPoint;
• Expérience en gestion documentaire: GID;

Si vous les détenez, voici certains éléments à choisir dans la liste déroulante de la section « Exigences et atouts »:

EXP = expérience / CON = Connaissance / OUT = Outils

OUT – Outlook

OUT - Microsoft Office

CON - Règles d’écriture de la langue française

EXP - Gestion documentaire

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes: Gatineau

Modalités d'inscription

Période d’inscription: Du 20 août au 05 septembre 2023 à 23 h 59.

L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Pour plus d’information sur la procédure à suivre, pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne, consultez Processus de sélection | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien:

• Indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché » (si applicable). C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées;
• Détailler vos expériences de travail, notamment en inscrivant votre emploi actuel et vos emplois antérieurs;
• Détailler votre scolarité;
• Joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature.

Aucun curriculum vitae n’est accepté ni aucune candidature transmise par courriel.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Des questions? Nous y répondrons avec grand plaisir!

Informations sur le processus de sélection

Dominique Coulombe – Conseillère en attraction des talents

[email protected]

Informations sur les attributions de l’emploi

René Bélisle – Directeur de la coordination et des relations avec le milieu

[email protected]

Informations sur les modalités d’inscription en ligne:

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.

1- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

2- Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

Apprends-en davantage sur nous:

Visitez notre site Web Emplois au Québec.ca/emplois-transports