Administrative Assistant - Estimation

Nous sommes Pomerleau. Et vous pourriez l'être aussi.
S’appuyant sur plus de 50 ans d’expérience, la société Pomerleau est reconnue comme un des chefs de file du secteur de la construction au Canada en ce qui a trait aux projets institutionnels, commerciaux, industriels et de génie civil.
En vous joignant à l’équipe de Pomerleau, vous ferez partie d’une grande famille en plein essor qui accorde beaucoup d’importance aux fortes relations interpersonnelles, au travail d’équipe et à la collaboration à tous les niveaux.
Notre équipe vise l’excellence chaque jour afin de mettre en avant les valeurs qui sont au cœur même de nos activités, soit l’authenticité, l’excellence, l’adaptabilité, l’innovation et l’amour.
À quoi ressemblera votre semaine de travail?
Sous la direction du directeur pré‐construction ou du gestionnaire pré-construction, le titulaire du poste apporte un soutien administratif à l’équipe d’estimation.

• Finaliser les documents et préparer le document officiel qui sera envoyé au client par la suite;
• Coordonner les Lunch N Learn avec les différents fournisseurs/sous‐traitants.
• Préparer le cartable de prix;
• Recevoir, ouvrir, vérifier les documents d'appels d'offres (téléchargement des documents);
• Supporter les autres bureaux pour les dépôts de soumission dans la région du Grand Montréal.
• Produire différents tableaux pour soumission sur Excel;
• Mettre plans à jour sur la plate-forme smart-use et box.
• S’assurer que la priorité est donnée aux soumissions qui déposent avant les autres tâches.
• S'assurer d'obtenir tous les documents requis pour la soumission (CCQ, CNESST, RBQ, etc.)
• Créer le dossier de soumission sur répertoire informatique du département.
• Effectuer le suivi des dossiers et mettre à jour suivant les addendas reçus (formulaires de soumission et devis);
• En collaboration avec l’estimateur, préparer et acheminer les demandes de cautionnement et d'assurances pour chaque projet en soumission;
• Fait l’ouverture des dossiers dans CMIC incluant les opportunités des chargés de projet.
• Recueillir l’information nécessaire en prévision d’éventuelles visites de sites;
• Après chaque soumission, rassembler, vérifier et archiver tous les documents utilisés par les estimateurs avec ceux du dossier officiel.
• Organiser les réunions et différents évènements d’équipe (dîners, 5 à 7, etc.) pour le directeur et/ou gestionnaires.
• Commander, selon les procédures, les documents d'appels d'offres sélectionnés par le gestionnaire pré‐construction, entrer les informations dans la base de données CMIC et Salesforces;
• Vérifier les documents suite à l’octroi du contrat.
• Faire les réservations de salles pour les Fermetures et réunions de départements.
• Revue des instructions aux soumissionnaires (devis) afin de préparer les formulaires de soumission et tous les documents connexes demandés par le client;
• Préparer les documents de présentation aux clients pour les soumissions et budget.
• Ouvrir les dossiers relatifs à une soumission (soumissions, prix des sous‐traitants (plate- formes SEAO/MERX et clients), calculs de l'estimateur, correspondance, plans et devis, addendas);
• Faire la mise à jour du tableau des projets en soumission tant informatique que sur tableau.
• Mettre à jour toutes les données du projet au fur et à mesure de sa progression et entrer les résultats de soumission de tous les projets soumissionnés par l’équipe d’estimation dans la base de données CMIC;
• Faire les invitations des pré-fermetures, fermetures, visites, ainsi que les autres réunions dans calendrier Outlook pour les gens concernés et s’assurer que le signataire va être présent pour le dépôt de la soumission.
• Préparer les bordereaux de soumission des projets en soumission;

Possédez-vous ces qualifications et habiletés?

• Posséder de 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire;
• Avoir un grand sens de l’organisation.
• Connaître le domaine de la construction est considéré comme un atout;
• Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française;
• Posséder un niveau d’anglais avancé, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Être flexible quant à l’horaire (lors des fermetures de soumissions);
• Avoir une capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers;
• Posséder un DES ou un DEC en secrétariat ou bureautique;
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
• Être polyvalent, autonome, rigoureux et avoir des aptitudes pour le travail d’équipe;

Pourquoi se joindre à l’équipe Pomerleau?

• Salaire compétitif
• Environnement jeune et dynamique
• Excellentes possibilités de carrière
• Abonnement à un centre de conditionnement physique remboursé à 50%
• Formations continues offertes tout au long de l'année
• Programme d'aide aux employés
• Assurances collectives (incluant un compte de gestion santé !)
• 4 semaines de vacances
• Abonnement mensuel de transport en commun payé par l'employeur
• Horaire d’été
• REER collectif

Chez Pomerleau nous misons sur des gens axés sur les résultats, passionnés et rigoureux qui participeront à des projets ambitieux et complexes. Vous avez le profil que nous recherchons? Postulez dès maintenant pour faire partie de notre équipe!
Le candidat retenu fera l’objet d’une vérification administrative de sécurité.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s. Nous prendrons en considération votre CV pour d'autres postes.
Pomerleau s'est engagé à favoriser une main-d'œuvre diversifiée et représentative de même qu'un milieu de travail inclusif où tous les employés sont traités de façon équitable.
L'usage du masculin dans le contenu de ce document a pour seul objectif d'alléger le texte.