Student Services Scheduling Coordinator

Ce poste fait partie de la Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

Ce poste offre un ensemble complet d'avantages sociaux qui peuvent être consultés à l'adresse suivante: Avantages pour le corps enseignant et le personnel.

Les candidatures doivent inclure un CV et une lettre de motivation en français pour être prises en considération.

L'organisation: Campus Saint-Jean de l'Université de l'Alberta

Le Campus Saint-Jean (CSJ) est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Le poste: Coordonnateur des horaires des services aux étudiants

Le coordonnateur des horaires des services aux étudiants fournit un soutien aux programmes étudiants au Campus Saint-Jean en supervisant tous les aspects de l'horaire principal des cours et de l'horaire des classes, en coordonnant et en supervisant l'horaire des examens, en révisant l'information sur les programmes dans le calendrier universitaire, en fournissant un soutien au besoin pour les questions relatives à la conduite des étudiants et en effectuant d'autres tâches liées aux aspects logistiques des services aux étudiants.

Les tâches principales de ce poste sont les suivantes

Horaire principal des cours/programmation des cours

• Le titulaire supervise l'horaire des cours pour le Campus Saint-Jean afin d'améliorer continuellement l'expérience des étudiants, de maximiser l'efficacité de l'enseignement et d'assurer une gestion cohérente des cours dans l'ensemble du Campus Saint-Jean.
• Rencontrer régulièrement les conseillers étudiants pour les informer des changements et des restrictions concernant les cours et leur demander leur avis.
• Superviser l'horaire des cours en consultant régulièrement les directeurs de programme afin de fournir une rétroaction sur les changements potentiels et de recommander des changements possibles qui appuient les politiques du Campus Saint-Jean et de l'Université.
• Créer et maintenir les horaires des étudiants pour chaque programme universitaire offert par le Campus Saint-Jean afin d'aider à optimiser les horaires des étudiants, des instructeurs et des installations.
• Fournir des informations sur les politiques et les procédures, résoudre les problèmes et dépanner en ce qui concerne l'emploi du temps et l'administration des étudiants.
• Assurer la liaison avec les facultés et les départements qui offrent des cours de service aux étudiants du Campus Saint-Jean afin d'éviter les conflits d'horaire et de fournir le nombre d'inscriptions prévu.
• Fournir des données sur les inscriptions ou d'autres rapports selon les besoins.

Affectation des instructeurs

• Conçoit et tient à jour un dossier de toutes les affectations d'enseignement avant chaque semestre d'enseignement.
• Fournit les informations nécessaires à CSJ HR pour produire les contrats de travail des instructeurs, y compris le personnel enseignant académique et les étudiants diplômés instructeurs principaux.
• Travaille avec le vice-doyen sur toutes les affectations d'enseignement et informe le vice-doyen et les RH CSJ de tout problème ou élément nécessitant une modification ou un changement.

Les examens

• Gère le calendrier consolidé des partiels pour le Campus Saint-Jean. Supervise la programmation et la tenue des examens spéciaux pour le Campus Saint-Jean, y compris les examens différés, les réexamens et les crédits pour l'évaluation spéciale. Gérer la fourniture d'accommodements pour les examens, la surveillance des examens et la surveillance des examens au besoin.
• Former le personnel à la saisie des informations relatives aux examens dans Campus Solutions.
• Gère le processus d'examen pour le Campus Saint-Jean, y compris la programmation des partiels consolidés, des examens finaux et de tous les examens spéciaux (y compris les examens différés et les réexamens). Assurer la liaison avec l'ETT et les directeurs de programme pour programmer les examens finaux. Donner des conseils sur la politique et les procédures relatives aux examens.

Conduite des étudiants, soutien aux étudiants et autres tâches

• Réviser le calendrier académique chaque année et le soumettre à l'examen du vice-doyen.
• Travailler sur des projets spéciaux liés aux services aux étudiants.
• Supervise le processus USRI (Universal Student Ratings of Instructors) et SPOT (Student Perspectives of Teaching) pour tous les cours du CSJ.
• Appuyer le vice-doyen dans toutes les questions liées à la conduite des étudiants, y compris le plagiat, les violations du code de conduite des étudiants et d'autres questions. Créer et soumettre des documents de suivi si nécessaire. Agir en tant que témoin dans les interactions entre les étudiants et le vice-doyen.
• Soutenir le bureau des services aux étudiants pendant les périodes de pointe. Le soutien peut comprendre des activités telles que le maintien des études ou l'aide à l'organisation d'événements spéciaux.
• Travaille avec le vice-doyen pour examiner les propositions de changement du calendrier académique afin d'en évaluer l'impact potentiel sur le programme des cours et les emplois du temps des étudiants.
• Effectuer un examen annuel des prérequis pour les étudiants inscrits à des cours à CSJ. Alerter les conseillers pédagogiques en cas de divergence ou de problème.
• Travailler avec le coordonnateur des événements du CSJ pour créer et maintenir des processus de réservation pour les espaces contrôlés du Campus Saint-Jean.

Effectuer d'autres tâches si nécessaire.

Nous recherchons une personne possédant les qualifications suivantes :

• Connaissance du processus d'admission, des exigences des programmes universitaires et des changements de calendrier
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en équipe
• Attitude positive à l'égard du service à la clientèle
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités, à travailler de manière indépendante et à élaborer des stratégies pour résoudre les problèmes
• Solide connaissance des politiques et procédures de l'université
• Une connaissance et une maîtrise avancées de PeopleSoft (Campus Solutions) et de Microsoft Office, en particulier d'Excel, sont essentielles
• Engagement à contribuer à une culture de confiance, d'exécution et d'efficacité
• Baccalauréat et deux ans d'expérience dans une fonction connexe
• Excellente aptitude à prêter attention aux détails
• Capacité à travailler avec plusieurs parties prenantes et à coordonner des demandes concurrentes
• Capacité avérée à prendre des initiatives, à résoudre des problèmes et à développer des processus avec succès
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais

Le Campus Saint-Jean est engagé dans une culture de confiance, d'efficacité et d'exécution. Dans votre lettre de présentation, veuillez nous dire ce que cela signifie pour vous.

L’Université de l’Alberta encourage les candidatures de toute personne qualifiée cependant, la priorité sera accordée aux citoyen(ne)s canadien(ne)s et aux résident(e)s permanent(e)s. L'Université de l'Alberta s'engage à embaucher de manière équitable une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes Premières nations, Métis et Inuits membres des groupes minoritaires visibles personnes handicapées personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité et une expression sexospécifique et tous ceux qui peuvent contribuer à la diversification des idées et à l'université à postuler.

English

This position is a part of the Non-Academic Staff Association of the University of Alberta (NASA).

This position offers a comprehensive benefits package which can be viewed at: Faculty & Staff Benefits .

Applications must include both a resume and a cover letter and be submitted in French to be considered.

The organization: Campus Saint-Jean at the University of Alberta

Campus Saint-Jean (CSJ) is a multicultural Francophonie community within one of the most important and prestigious academic institutions in the world, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion. A place of innovative and quality research and teaching. An institution of opportunity for all, offering higher education in French in Alberta, for Canada and the world. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie, Canada's linguistic duality, and society, and open new horizons for the knowledge economy and respond to the call of the world's great challenges.

The position: Student Services Scheduling Coordinator

The Student Services Scheduling Coordinator provides support for student programs at Campus Saint-Jean by overseeing all aspects of the course master timetable and class scheduling, coordinating and overseeing exam schedules, reviewing program information in the university calendar, providing support as required for matters involving student conduct, and other duties related to the logistical aspects of student services.

Some Of The Duties Of This Position Include

Course Master Timetable/Class Scheduling

• The incumbent oversees the class schedule for Campus Saint-Jean to continually improve the student experience, maximize teaching efficiency, and provide consistent course management across Campus Saint-Jean.
• Oversees the scheduling of classes by consulting regularly with Program Directors to provide feedback on potential changes and recommend possible changes that support Campus Saint-Jean and University policy
• Provides enrollment data, or other reports as needed
• Provides policy and procedure information, problem solving and trouble-shooting regarding timetabling and student administration
• Creates and maintains student schedules for each academic program offered by Campus Saint-Jean to assist with optimizing student, instructor and facility schedules
• Meets with the Student Advisors regularly to update them on course changes and restrictions and to request feedback
• Liaises with faculties and departments offering service courses for Campus Saint-Jean students to ensure conflict free schedules and to provide expected enrolment numbers

Instructor Assignments

• Works with the Vice-Dean on all teaching assignments and advises the Vice-Dean and CSJ HR of any issues or items that require modification or change.
• Provides information needed by CSJ HR to produce employment contracts for instructors including Academic Teaching Staff and graduate student Principal Instructors.
• Designs and maintains a file of all teaching assignments in advance of each teaching semester.

Examinations

• Manages the exam process for Campus Saint-Jean including the scheduling of consolidated midterms, final exams and all special exams (including deferred and re-exams). Liaises with ETT and Program Directors to schedule final exams. Advises on policy and procedures for examinations.
• Manages the consolidated midterm schedule for Campus Saint-Jean. Oversees the scheduling and sitting of special exams for Campus Saint-Jean, including deferred, re-exams, and credit for special assessment. Manages the provision of exam accommodations, exam proctoring and proctors exams as needed.
• Trains staff on exam information entry in Campus Solutions.

Student Conduct, Student Support, And Other Duties

• Oversees the USRI (Universal Student Ratings of Instructors) /Student Perspectives of Teaching (SPOT) process for all CSJ courses
• Supports the Student Services Office during peak times. Support may include activities like Academic Standing or assisting with special events.
• Works with the CSJ Events Coordinator to create and maintain booking processes for Campus Saint-Jean controlled spaces.
• Supports the Vice-Dean in all matters associated with Student Conduct including plagiarism, violations of the Student Code of Conduct, and other matters. Create and submit follow-up documentation as necessary. Act as a witness in interactions between students and the Vice-Dean.
• Works on special projects related to Student Services.
• Works with the Vice-Dean to review calendar change submissions for potential impact on course master and student schedules.
• Conducts annual review of pre-requisites for students enrolled in courses at CSJ. Alerts student advisors of any discrepancies or issues.
• Reviews the Academic Schedule annually and submits for review by the Vice-Dean.

Other Duties As Required.

We are looking for someone with the following qualifications:

• Undergraduate degree and two years of experience in a related role
• Knowledge of admissions process, academic program requirements, calendar changes
• Strong knowledge of University policies and procedures
• Demonstrated track record of taking initiative, problem solving, and developing processes successfully
• Excellent interpersonal skills with the ability to work both independently and as a team member
• Advanced knowledge and proficiency in PeopleSoft (Campus Solutions) and Microsoft Office, especially Excel, is essential
• Demonstrated excellence in paying attention to detail
• Excellent oral and written communication skills in French and English
• Commitment to contributing to a culture of trust, execution, and effectiveness
• Ability to multitask, prioritize, work independently and develop strategies to solve problems
• Ability to work with multiple stakeholders, and to coordinate competing demands
• Positive customer service attitude

Campus Saint-Jean is committed to a culture of trust, effectiveness, and execution. In your cover letter, please tell us what this means to you.