Office Manager Jobs

POSTE DISPONIBLE: Office manager/ Responsable administratif

Nous recherchons une personne organisée avec une expérience pertinente pour superviser les tâches administratives et de ressources humaines permettant le bon fonctionnement d'un cabinet d'architecture de petite taille (20 personnes +/-).Le candidat idéal est enthousiaste à l'idée de travailler dans un environnement créatif, a un comportement amical et extraverti, est parfaitement bilingue et disponible pour travailler à temps plein au bureau.

RESPONSABILITÉS

1. OPÉRATIONS DE BUREAU ET SOUTIEN ADMINISTRATIF:

a.Assurer une atmosphère professionnelle et accueillante pour les clients, les visiteurs et les employés.

b.Superviser les activités quotidiennes du bureau (fournitures de bureau, équipement, etc.).

c.Gérer les fournisseurs et négocier des contrats pour les services et les fournitures de bureau.

d.Se tenir au courant des dernières pratiques administratives et en superviser la mise en œuvre.

2. COMPTABILITÉ ET ADMINISTRATION FINANCIÈRE:

a.Gérer les dossiers financiers, les comptes à payer, les comptes à recevoir, la facturation, le suivi du budget, etc.

b.Préparer régulièrement des états financiers, des rapports et des prévisions à des fins d'examen interne.

c.Suivre et contrôler les dépenses du bureau, en veillant au contrôle du budget.

d.Assurer la coordination avec les gestionnaires de projets pour suivre les aspects financiers liés aux projets, selon les besoins.

e.Coordonner avec le comptable externe du bureau la préparation de rapports financiers précis.

3. RESSOURCES HUMAINES:

a.Contribuer au processus de recrutement en publiant les offres d'emploi et en participant aux entretiens avec les candidats sélectionnés pour l'embauche.

b.Participer aux évaluations régulières des employés.Conserver un registre de ces réunions ainsi que tous les dossiers du personnel.

c.Fournir des conseils et un soutien aux employés en ce qui concerne les politiques, les procédures et les avantages en matière de ressources humaines.

d.Être présent pour répondre aux préoccupations et aux griefs des employés.

QUALIFICATIONS:

·Expérience pertinente en tant qu'Office Manager ou dans un rôle administratif similaire.Un diplôme universitaire est un atout.

·Connaissance (ou ouverture à l'apprentissage) des réglementations régissant les pratiques architecturales requises pour la préparation de propositions publiques, la participation à des concours, l'embauche d'employés potentiels par l'intermédiaire de sources gouvernementales, etc.

·Connaissance des pratiques en matière de ressources humaines

·Expérience de la comptabilité, de la budgétisation et de l'établissement de rapports financiers.

·Maîtrise des logiciels et systèmes de bureautique, y compris la suite MS Office et les outils de gestion de projet.

·Excellentes compétences organisationnelles et multitâches, avec la capacité d'établir des priorités et de respecter les délais.

·Un souci du détail et des capacités de résolution de problèmes exceptionnels.

• ·Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles pour collaborer efficacement avec les membres de l'équipe, les clients et les parties prenantes externes.

Veuillez faire parvenir votre candidature (lettre de motivation, CV ) à l’adresse suivante: [email protected]

Nous vous remercions de votre intérêt à l’égard de notre firme. Toutes les candidatures seront évaluées. Veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés.

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.