Administrateur Ressources Humaines(Télétravail)/ Human Resources Administrator (Remote)

L'Administrateur Ressources Humaines est le premier point de contact des employés avec les Ressources Humaines, agissant comme le "visage" du département. La personne est chargée de répondre aux questions de routine/générales relatives aux programmes de ressources humaines, aux politiques et aux procédures. Le titulaire soutient toutes les lignes d'activité et travaille en étroite collaboration avec les employés, les HRBP, les People Managers et les Business Leaders.

Principales Responsabilités

Administration des RH

• Surveiller les boîtes de réception des RH, répondre aux questions courantes des cadres et des employés sur l'ensemble des politiques, programmes et services des RH - trier et transmettre aux membres appropriés de l'équipe des RH, dans le cas échéant.
• Aider à la configuration du SIRH afin d'améliorer l'expérience des employés et accroître l'efficacité des processus opérationnels
• Gérer le programme annuel de report et d'achat de vacances en assurant le suivi de toutes les demandes approuvées et en mettant à jour le fichier principal des vacances.
• Veiller à ce que les informations relatives aux nouveaux employés soient introduites à temps et avec précision dans le SIRH et l'ERP.
• Traiter, auditer et corriger tous les changements de champs dans JDE et Workday.
• Animer périodiquement des webinaires sur des sujets RH (par exemple, l'offre Total Rewards de Randstad).
• Assurer la mise à jour précise et à temps des données et des dossiers des employés dans tous les systèmes de ressources humaines.
• Traiter les demandes de vérification d'emploi et les vérifications d'emploi par des tiers.
• Assurer la liaison avec l'informatique, les conseillers en talents et les gestionnaires de personnel pour veiller à ce que l'employé ait un accès correct au système dès son premier jour.
• Veiller à ce que tous les formulaires et documents nécessaires aux nouveaux embauchés soient envoyés, complétés et renvoyés pour traitement et archivage.
• Gérer le programme Ranniversary et les demandes de remboursement des frais d'ergonomie.
• Faire office de contact pour les questions relatives à Workday et traiter les ajustements de congés et la coordination avec la paie interne.

Congés d'absence

• Expert en la matière sur les programmes de congés de Randstad, y compris, mais sans s'y limiter à : Maternité/Paternité et congés parentaux, congés d'invalidité de courte et de longue durée, congés sans solde, etc.
• Tenir à jour les registres de congés et rappeler aux gestionnaires la date de retour prévue de leurs employés, s'assurer que les employés obtiennent un suivi.
• Assurer la liaison avec le service interne de la paie pour veiller à ce que les personnes en congé soient traitées et payées correctement (y compris le calcul des primes d'invalidité de longue durée et/ou des prestations facultatives).
• Communiquer en permanence avec le fournisseur de prestations et les employés concernant l'état des paiements de prestations et/ou le manque d'informations.
• Suivre et rapporter les statistiques relatives aux congés de Randstad (par exemple, combien de personnes sont en congé, quel type de congé, etc.)
• Accompagner les employés tout au long du processus de congé, fournir les formulaires et répondre aux questions. Assurer la liaison avec les responsables des ressources humaines et les gestionnaires en cas d'invalidité de courte ou de longue durée. Escalader les cas complexes si nécessaire.
• Communiquer le retour au travail de l'employé avec le gestionnaire et le HRBP

Rapports

• Produire et distribuer des rapports hebdomadaires (activité, effectifs, nouvelles embauches/départs)
• Créer des rapports hebdomadaires pour notre équipe ServiceDesk afin de mettre à jour le répertoire actif.
• Produire et utiliser les rapports de variation des effectifs pour créer des analyses compréhensibles.
• Produire des rapports ad hoc à la demande de la direction.

Automatisation et amélioration des processus

• Identifier les lacunes et recommander des améliorations aux systèmes relatifs aux ressources humaines, aux politiques du programme Total Reward, et autres. Formuler des recommandations sur les améliorations à apporter.
• Représenter les RH au sein d'équipes de projet affectées à l'automatisation des processus.

Les Avantages Randstad

• Et bien plus encore!
• 12 jours de soins de santé, 2 jours d'équilibre et 2 demi-journées d'été
• Nous sommes une équipe de spécialistes du marketing hautement qualifiés et dynamiques.
• Politique de travail flexible favorisant le travail hybride (moyenne flexible de 2 jours au bureau par semaine)
• Allocation ergonomique pour améliorer votre bureau à domicile
• Nous avons été nommés l'un des meilleurs lieux de travail au Canada par Great Places to Work pendant plus de 10 années consécutives !
• Nous offrons des récompenses, une reconnaissance et une formation continue
• Avantages compétitifs en matière de santé et de soins dentaires
• 3 semaines de vacances payées dès votre premier jour de travail

Randstad Canada s’engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l’avancement pour tout individu.

En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employées en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [email protected] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste d'Administrateur Ressources Humaines nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste d'Administrateur Ressources Humaines. Cependant, Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.

• English description----------------------------------

The Human Resources Administrator acts as the first point of contact for employees to Human Resources, acting as the ‘face’ of the department. They are responsible for answering routine/general inquires pertaining to HR programs, policies and procedures, and support the coordination between HR and Internal Payroll to facilitate the set up, and onboarding of new employees, as well as accurate ongoing maintenance employee files. The incumbent supports all lines of business and works closely with employees, HRBPs, People Managers, and Business Leaders.

Main Responsibilities

HR Administration

• Assist in the configuration of the HRIS to enhance employee experience and increase business process efficiency
• Manage yearly vacation carryover and vacation purchase plan program by tracking all approved requests and updating the master vacation upload
• Process employment verification requests and 3rd party employment verifications
• Administer the Ranniversary program and the ergonomic reimbursement requests
• Periodically Facilitate webinars on HR topics (e.g. Randstad’s Total Rewards offering)
• Monitor HR inboxes, answer routine questions on all HR policies, programs and services from managers and employees - triage and escalate to appropriate HR team members as required
• Ensure timely and accurate set up of new employee information in the HRIS and ERP
• Ensure timely and accurate maintenance of employee data and records across all HR systems
• Ensure all necessary new hire forms and documents are sent, completed, and returned for processing and record keeping
• Liaise with IT, TA and Hiring Managers to ensure employee has correct system access on their first day
• Act as a point of contact to the field on questions related to Workday and process vacation adjustments and coordination with Internal Payroll
• Process, audit and correct all field changes in JDE and Workday

Leaves of Absence (LOA)

• Liaise with Internal Payroll to ensure individuals on leave are processed and paid correctly (including calculating LTD and/or optional benefit premiums)
• Communicate employee return to work with manager and HRBP
• Subject Matter Expert on Randstad’s leaves of absence programs including but not limited to: Maternity/Paternity & Parental Leaves, Short and Long Term Disability Leaves, Unpaid Leaves etc.
• Track and report on statistics relating to Randstad’s LOAs (e.g. how many individuals are on leave, what type of leave etc.)
• Ongoing communication with Benefit provider and employees regarding status of benefit payments and/or lack of information
• Maintain accurate leave records and remind managers when their employees are scheduled to return from leave, ensure employees receive follow up
• Walk employees through LOA process, provide forms and answer questions. Liaise with HRBPs and Managers in cases of Short/Long term disability. Escalate complex cases as required

Reporting

• Produce and distribute weekly reports (activity, headcount, new hire/departure)
• Create weekly reports for our ServiceDesk team to update the active directory
• Produce ad-hoc reports as requested by management
• Produce and use headcount variation reports to create comprehensible analytics.

Process Automation & Improvement

• Represent HR on assigned project teams relating to process automation
• Identify gaps and recommend enhancements in HR Fundamentals & Total Rewards policies, procedures, programs, and systems. Makes recommendations on improvements

What You Will Get

• We are a team of highly skilled and dynamic marketers
• And much more!
• 12 care days, 2 balance day, and 2 summer half days
• We've been named one of Canada's best workplaces by Great Places to Work for more than 10 years running!
• Flexible work policy promoting hybrid work (flexible average of 2 days at the office per week)
• Ergonomic allowance to improve your home office
• We offer ongoing rewards, recognition and training
• Competitive health and dental benefits
• 3 weeks paid vacation from your very first day

Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada’s workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to [email protected] to ensure their ability to fully participate in the interview process.

As detailed in the job description, this job involves communicating, both verbally and in writing, with other Randstad teams located across Canada and with our international clients and partners. [Indeed, international customers and partners represent the major part of our activities]. Based on an evaluation, we have determined that the duties of the Human Resources Administrator's position requires knowledge of English in addition to French (oral and written). We also determined that the English language skills already required of other employees do not permit the performance of English language skills tasks related to the Human Resources Administrator 's position. However, Randstad limits as much as possible the number of positions for which the knowledge of another language is required to ensure the effective accomplishment of its mission.

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