Facilities Coordinator / Coordonnateur(Trice) Des Ressources Immobilières

The Facilities Coordinator provides administrative support and leads the department accounting activities. The candidate chosen will be in a technological work environment and will report to the Facilities Manager.

What your day will look like:

• Performance of various related tasks when required
• Reconciliation of purchases made with the department’s corporate credit cards
• Participation in the development and implementation of administrative tools and procedures to improve the efficiency of the department’s activities
• Issuing of general communications and emails
• Approval and monitoring of various monthly bills
• Management of various applications for permits/renewals of certificates (use authorization certificates, insurance certificates etc.)
• Preparation of forms (new supplier and reciprocal confidentiality agreements)
• Filing of documents, compilation and updating of data in the department’s SharePoint
• Ordering of certain equipment
• Support and assistance for the facilities team members in the Province of Québec and outside Québec
• Monitoring of the bill payment process consisting in the creation of new suppliers, purchase requisitions and purchase orders
• Monitoring of costs related to the various department projects
• Updating of data with the facilities and project management software (Smartsheet)
• Assistance for the management team of construction and renovation projects
• Problem resolution, identification of the causes and reporting to his or her superior in cases that exceed his or her level of responsibility
• Management of service or warranty calls when required

About you:

• Ability to work in Microsoft Office suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Understanding of accounting processes and procedures
• Excellent ability to communicate in oral and written French and English
• Ability to progress in a fast-changing environment and perform tasks on time
• Capacity to be proactive and resourceful
• Ability to work autonomously and as part of a team
• Skilled in learning new software

Great if you have:

• Work experience in supporting the management of construction projects
• Knowledge of construction methods and processes (facilities, techniques, materials, standards)
• Work experience in the technologies sector

Let’s talk perks!

• Attractive compensation package
• Subsidized meals in our amazing Bistro (Les Cordons Bleus)
• Work-life balance with a flexible working schedule
• Training Tuition Reimbursement Program
• Onsite fitness facility with personal trainer
• Free, unlimited coffee
• Private, free parking for all employees

Would you like to know what it looks like to work at Genetec? Click on the following link to find out for yourself! Genetec Culture

Thank you for your application, but please note that only qualified candidates will be contacted. Head-hunters and recruitment agencies may not submit resumés/CVs through this Web site or directly to managers.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice au département des ressources immobilières assure le support administratif et a la charge du processus comptable des activités du département. Le ou la candidate retenu(e) évoluera dans un milieu de travail technologique et relèvera du gestionnaire du département.

À quoi ressemblera votre journée :

• Gestion des appels de services ou de garantie lorsque requis
• Commande de certains équipements
• Participation au développement et à l’implantation d’outils et de procédures administratives afin d’améliorer l’efficacité des activités du département
• Résolution de problèmes, identifications des causes et signalement à son supérieur pour les cas qui dépassant son niveau de responsabilité
• Suivi du processus de paiement de factures comprenant la création de nouveaux fournisseurs, de requêtes d’achat et de bons de commande
• Émission de communications générales et courriels
• Préparation de formulaires (nouveau fournisseur et accords réciproque de confidentialité)
• Classement de documents, compilation et mise à jour de données dans le SharePoint du département
• Mise à jour de données avec les logiciels immobilier et gestion de projet (Smartsheet)
• Réconciliation des achats effectués avec les cartes de crédit corporatives du département
• Assistance à l’équipe de gestion des projets de construction et de rénovation
• Approbation et suivi de diverses factures mensuelles
• Prise en charge des diverses demandes de permis/renouvellements de certificats (certificat d’autorisation d’usage, certificat d’assurance)
• Suivi des coûts liés aux différents projets du département
• Support et assistance auprès des membres de l’équipe des ressources immobilières de la province de Québec et hors province
• Réalisation de diverses tâches connexes lorsque requis

Votre profil :

• Capacité à progresser dans un milieu en évolution rapide et à exécuter des tâches dans les délais impartis
• Excellentes aptitudes à communiquer en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit
• Aptitude à agir par anticipation et débrouillardise
• Habilité à pouvoir apprendre de nouveaux logiciels
• Compréhension du processus et des termes du processus comptable
• Capacité à travailler avec la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à travailler avec autonomie et aussi en équipe

Encore mieux si vous possédez ces atouts :

• Connaissance des méthodes et processus de construction (équipements, techniques, matériaux, normes)
• Expérience d’emploi au support à la gestion de projets de construction
• Expérience de travail dans le secteur des technologies

Voilà ce que nous offrons !

• Repas subventionnés à notre incroyable Bistro (Les Cordons Bleus)
• Régime de rémunération attrayant
• Espace de stationnement gratuit pour tous les employés
• Café gratuit à volonté
• Équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à un horaire de travail flexible et environnement de travail hybride
• Programme de remboursement des frais de formation
• Centre d’entraînement sur place

Si vous souhaitez savoir à quoi ressemble l’environnement de travail chez Genetec, voici le lien vers notre vidéo d’entreprise : Culture à Genetec

Merci pour votre candidature, mais veuillez noter que seul(e)s les candidat(e)s qualifié(e)s seront contacté(e)s. Les chasseurs de têtes et les agences de recrutement ne sont pas autorisés à soumettre des CV par l'intermédiaire de ce site web ou directement aux gestionnaires.