Agent(E) De Bureau, Classe Principale - Attraction Et Acquisition De Talents

Le CSSDM recherche des agent-e-s de bureau, classe principale pour le Bureau du recrutement pour combler des postes réguliers.
L'agent-e de bureau classe principal est responsable de la coordination, de la direction et du contrôle d'un ensemble de travaux effectués par du personnel de soutien administratif. Il travaille également en étroite collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de complexes et spécialisées.
Principales Attributions

• Séances d’authentification de documents
• Formule des suggestions et des recommandations afin d'améliorer les processus et travaux sous sa responsabilité.
• Assure le suivi des dossiers à caractère confidentiel ou plus complexes, en collaboration un cadre du bureau, et assure un premier niveau de suivi des plaintes, le cas échéant
• Répond aux appels reçus sur la N1 (service à la clientèle) au niveau du recrutement.
• Etc.
• Tient à jour et produit, sur demande, diverses requêtes statistiques relatives à son travail.
• Donne son avis sur la qualité des travaux effectués dans un objectif d'amélioration.
• Accomplit, sur demande, toute autre tâche connexe à sa fonction
• Analyse les problématiques, propose des solutions, participe à des rencontres liées à l’amélioration des processus qui touchent les tâches des agents de bureau classe principale.
• Mets à jour en continu le plan de formation et en fait le suivi auprès de la coordonnatrice.
• Établit et mets en œuvre un plan de formation; planifie les formations avec les formateurs
• Accueille, forme, accompagne et supporte au quotidien les nouveaux membres de l‘équipe. Joue un rôle d’expert.
• Suivis auprès des nouveaux employés
• Vérifications administratives pré-embauche
• Informatise dans Paie GRH les dossiers des candidats non-retenus, des candidats qui se désistent et des nouveaux employés.
• Génère quotidiennement les lettres de bienvenue des nouveaux employés à l’aide du logiciel RH-Outils.
• Prend en charge les opérations liées au recrutement:
• Transige tant à l'interne qu'à l'externe sur des questions relevant de sa compétence.
• Voit à l'organisation de diverses réunions, convoque les participants à des réunions, recueille par écrit ou verbalement les divers sujets qui feront l'objet de discussion, transcrit à l'aide d'un logiciel de traitement de texte l'ordre du jour et prépare les dossiers nécessaires
• Pour ce faire, effectue des :
• Participe à l’accueil des nouveaux agents de bureau classe principale et des stagiaires :
• En collaboration avec les autres agents de bureau classe principale de l’équipe :
• Valide et envoie la liste des nouveaux engagés
• Planifie, organise et distribue les travaux
• Détermine l'échéancier des travaux
• Vérifie les travaux effectués et effectue un contrôle qualité des processus
• Fait un état de la conformité des processus et du respect des échéanciers, de façon hebdomadaire à la coordonnatrice
• Conseille l’ensemble de l’équipe pour les questions reliées aux tâches et outils de travail des agents de bureau classe principale. Agit comme personne-ressource / expert auprès de l’équipe et de la coordonnatrice au niveau des processus de travail et des outils de travail des agents de bureau classe principale.
• Rédige les cahiers de bord et développe des outils de suivis et s’assure qu’ils sont à jour. S’assure que les méthodes de travail décrites dans ceux-ci sont respectées
• Réceptionne le courrier et le distribue aux membres de l’équipe
• Appels auprès des nouveaux engagés
• S'assure que les travaux sont effectués dans les délais prévus
• Organise et tient à jour un système de classement des divers dossiers du bureau et en assure suivi rigoureux

Qualifications Requises

• Détenir minimalement un diplôme de 5e année du secondaire (DES) ET avoir minimalement deux (2) années d'expérience pertinente.
• Par souci de confidentialité, il est important de caviarder les informations personnelles apparaissant sur vos documents de candidature, telles que le code permanent, la date de naissance, etc. Veuillez vous assurer de laisser les informations nominatives, ainsi que les informations de réussite scolaire visibles.

Exigence Particulière

• Réussir le test d’aptitudes en lien avec la fonction d’agent de bureau classe principale.

Atouts

• Expérience dans le milieu de l’éducation, municipal, gouvernemental ou para gouvernemental.
• Connaissance des logiciels suivants: Paie-GRH, Atlas, Cisco-Finesse, TEAMS, SRH outils

Profil Recherché

• Leadership et entregent
• Maîtrise de la langue française aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise des différents logiciels et outils de bureautique (Excel, Access, Word);
• Rigueur, autonomie, imputabilité
• Capacité d'organisation et de planification des activités
• Excellente gestion du temps et des priorités
• Connaissance et maitrise des principes de base d'un bon service à la clientèle

Conditions De Travail Et Rémunération
Taux horaire variant entre 23,12$ à 26,31$/heure, selon votre scolarité et vos expériences de travail.
Afin de valider si votre profil répond aux exigences du poste, nous vous suggérons fortement de nous faire parvenir vos attestations d’expérience qui sont pertinentes à la fonction au moment de déposer votre candidature. Celles-ci sont nécessaires pour déterminer si vous êtes admissible au processus de sélection. L’expérience antérieure que vous avez acquise pourrait également être reconnue au niveau de votre classification salariale. Celles-ci doivent comporter les informations suivantes : fonction exercée, dates de début et dates de fin, nombre d’heures travaillées, nom de l’employeur, adresse et signature de ce dernier. Elles seront analysées par le Bureau de la dotation.
Le CSSDM remercie les candidates et les candidats de leur intérêt. Nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.
Le CSSDM s’est doté d’un Programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
Le personnel du Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) est soumis à la Loi sur la laïcité de l’État. Cette Loi prévoit, entre autres choses, l’obligation pour l’ensemble du personnel du CSSDM, d’exercer ses fonctions à visage découvert. Pour en connaître plus sur cette Loi : Loi sur la laïcité de l’État.