Summit Coordinator/Coordinateur-Trice Du Sommet

Pendant son contrat d’un an à temps plein, la personne en poste devra planifier et organiser les détails administratifs ainsi que les tâches et les ressources essentielles au succès du Sommet pancanadien des communautés noires (SPCN) qui aura lieu en septembre 2024, à Montréal. Elle gérera le calendrier d’exécution et veillera au respect des dates butoir, assurera les relations avec les fournisseurs, communiquera avec les membres des communautés locales et nationales et collaborera avec les parties prenantes, selon les directives. La personne idéale connaîtra bien les communautés noires de Montréal et sera parfaitement bilingue. Elle devra se délacer de temps à autre et assurera la liaison entre le Sommet de Montréal et la Fondation Michaëlle Jean, à Ottawa.

Type d’emploi

Temps plein, temporaire et hybride

Durée

Un an, à compter du 1^er octobre2023

Lieux

Ottawa et Montréal, Canada en mode hybride

Supervision

Directeur des programmes

Échelle salariale

30$ à 35$/heure, à raison de

Exigences linguistiques

Français et anglais – parlées, écrites et compréhension, priorité à la langue française

Date de clôture

Lundi 4 septembre2023

Travaillez dans un environnement intéressant, au sein d’une équipe qui vous apprécie.

Joignez-vous à un organisme décidé à améliorer la société pour les jeunesdu Canada.

L’organisme

La Fondation Michaëlle Jean Foundation (FMJF) est née en 2011, à l’issue du mandat de la très honorable Michaëlle Jean, 27^e gouverneure générale du Canada (2005-2010). Michaêlle Jean et son époux Jean-Daniel Lafond, cinéaste et philosophe, veulent alors offrir à la jeunesse défavorisée du Canada des programmes et des tribunes lui permettant de participer activement à la recherche et à l’application de solutions destinées à relever les défis de leurs communautés. Grâce à ses programmes, la FMJF appuie des projets jeunesse et des organismes partout au Canada en misant sur l’art, sur l’éducation et sur l’entreprenariat pour apporter des réponses novatrices à des enjeux sociaux urgents et favoriser un dialogue inclusif et constructif.

Passion, optimisme et travail d’équipe – telles sont les qualités qui animent notre volonté de créer des possibilités d’apprentissage, de réseautage, de représentation, de croissance et de changement tout en inspirant de nouvelles générations de leaders et de porte-parole communautaires.

Notre conception du travail

Nous souscrivons aux valeurs qui incarnent notre culture de travail: diversité, équité, inclusion, plaisir, passion, adaptabilité, flexibilité, travail d’équipe, intégrité, responsabilité, formation continue, progrès constants, maîtrise et innovation. Ensemble, nous accomplissons de grandes choses!

Fonctions et responsabilités

Comme dans tous les petits organismes, vous aurez le plaisir de participer à tous les aspects de la FMJF sans perdre de vue vos principales responsabilités.

Planification et événementiel

• S’assurer du respect de tous les engagements et toutes les exigences des commanditaires (panneaux, logos, etc.), aider à préparer les mises à jour des commanditaires et fournir des rapports.
• Participer aux réunions d’équipe de la Fondation, faciliter l’organisation des réunions des divers comités de travail du Sommet et y participer.
• Aider à cibler et à atténuer d’éventuels risques et problèmes en amont.
• Préparer les expéditions de matériel sur le site du Sommet.
• Préparer un sondage sur le Sommet et compiler les résultats.
• Offrir une aide à la préparation, aux mises à jour et à l’administration du budget du Sommet.
• Documenter les discussions et les décisions des groupes de travail du Sommet.
• Maintenir la qualité des données versées au système de gestion des Sommets pancanadiens des communautés noires.
• Retracer et actualiser tous les chemins critiques et veiller au respect des échéances.

Collaboration et partenariats

• Nouer des relations solides avec les consultants en logistique, les commanditaires, les fournisseurs, les bénévoles, les conférenciers, etc.
• Rédiger et envoyer des lettres de remerciements aux partenaires, aux commanditaires et aux conférenciers et conférencières à la fin du Sommet.
• Le cas échéant, faciliter les communications avec les services locaux, les hôtels, les fonctionnaires et partenaires
• Contribuer à la mise en œuvre des décisions des groupes de travail du Sommet.
• Travailler en étroite collaboration avec les coprésidents à Montréal.

Service à la clientèle (public) et promotion

• Contribuer à la promotion et au marketing du Sommet le cas échéant.
• Aider à répondre à toutes les demandes de renseignements et à trouver des solutions.

Bénévoles

• Collaborer avec l’agence d’événementiel pour former et encadrer les bénévoles.
• Recruter et encadrer les bénévoles présents pour l’enregistrement et le bureau des renseignements.

Horaire de travail

Notre milieu de travail hybride permet deux journées en distanciel par semaine. Notre bureau temporaire à Montréal est ouvert de 9 h à 17 h les lundis, mercredis et jeudi.

Éducation et expérience

Bien que nous proposions un environnement propice au développement de vos habiletés dans ce rôle, le poste exige les préalables ci-dessous.

• Solides compétences en communication et en résolution de problèmes.
• Diplôme collégial en gestion hôtelière ou événementielle (ou expérience et études connexes).
• Minimum de 2 années d’expérience de travail en événementiel.
• Excellent sens de l’organisation.
• Esprit d’initiative, motivation et habileté à travailler avec un minimum de supervision.
• Bonne compréhension des communautés noires de Montréal.
• Talent pour le réseautage et l’entretien des relations.
• Maîtrise de l’anglais et du français oral et écrit.
• Capacité à assurer une liaison quotidienne entre les partenaires montréalais et la Fondation.
• Bonne connaissance des intervenants clés, y compris les gouvernements locaux, le secteur privé et les organismes communautaires.
• Connaissance du Sommet pancanadien des communautés noires ou participation antérieure, un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Milieu dynamique et priorités concurrentes.
• Remboursement des dépenses raisonnables.
• Horaire irrégulier, temps supplémentaire escompté.
• Travail à distance. Disposer de son propre lieu de travail, d’un ordinateur et d’un téléphone.

Qui peut postuler?

• Avoir un diplôme collégial ou universitaire.
• Être légalement autorisé à travailler au Canada.
• Avoir la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente, ou encore le statut de réfugié au Canada (les non Canadiens qui détiennent des visas de travail temporaire ou qui attendent leur résidence permanente ne sont pas admissibles).
• Être prêt à s’engager pour toute la durée de la tâche.
• Ne pas recevoir de prestations d’assurance-emploi pendant la durée du contrat.
• Ne pas cumuler un autre travail à temps plein (plus de 30heures par semaine).

Comment postuler

Veuillez envoyer votre lettre de présentation, votre CV et deux ou trois références à [email protected] en indiquant «Coordinateur-trice du Sommet» dans l’objet du courriel.

La FMJF vous remercie de votre candidature et vous prie de noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. FMJF s’engage à respecter l’équité et l’inclusion et accueille toutes les candidatures.

Version anglaise disponible au https://bit.ly/3qicsl4