Operations And Administrative Associate

Le français suit.

Operations and Administrative Associate | Full-time | 1-year contract

V1 Studio is a non-profit organization with the mission to give researchers in Canada a touchpoint with entrepreneurship. We are a human-centric support haven for every researcher who wants to explore the impact of their research beyond academia. Reporting to the Programs and Operations Manager, the Ops and Admin associate will play a key role in the organization, supporting all of V1 Studio’s programs and working with all V1 team members, helping position the organization as the go-to organization for scientific entrepreneurship and accelerating the organization's growth.

Your objective will be to manage the logistics of programming initiatives from start to finish, ensuring smooth execution and efficiency. Additionally, you will actively contribute to various initiatives and serve as the primary point of contact for future entrepreneurs, delivering timely and effective communication and support to guarantee a high level of engagement.

About the role:

• Manage logistics (scheduling, booking meetings and preparation with stakeholders) related to programming;
• Support program leads and the marketing and communications team to promote, recruit, and communicate relevant information to participants and network of partners and collaborators;
• Manage tech setup during hybrid and online meetings and events;
• Communicate with diverse stakeholders, acting as the primary point of contact and directing them toward relevant resources and people;
• Support the members of the V1 team with various administrative and operational tasks.
• Support program leads in all phases of programming, from selection and enrollment, onboarding, to program delivery, offboarding and evaluation;

In many ways, we are a “start-up,” and each employee will be given significant responsibility and autonomy. As such, our programming is seasonal. It is in our culture to pitch in and assist the team depending on the individual program needs and goals of the organization as they change throughout the year.

We’re a small team that values collaboration and communication. We pride ourselves on our ability to remain agile and adapt fast in the face of ambiguity and hold ourselves to the highest work standards. We also prioritize a lighthearted and amicable work environment where you can thrive as an individual while contributing to the team’s success.

About you:

• You’re able to work independently and are a team player; you are able to work in a fast-evolving environment;
• You have strong critical thinking and organizational abilities combined with tactical execution excellence;
• You are bilingual in French and English, and you are an effective communicator, both verbally and written;
• You are detail oriented and enjoy maintaining records in database applications, composing administrative documents, reports, etc.
• You have demonstrated a commitment to client service and enjoy building relationships with various stakeholders;
• You enjoy diversity of task, working on different projects simultaneously
• You have an interest in learning to work with tools such as Zoom, Airtable, Microsoft Teams, Miro, Google Suite, etc.
• Knowledge of entrepreneurship, startups and innovation, as well as an interest or passion for helping early-stage technology companies succeed is an asset.

We’re looking for someone passionate about working in a collaborative environment and who excels in achieving high-quality results.

V1 Studio is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, colour, religion, sex, national origin, sexual orientation, gender identity, military status, age, qualified handicap, or disabled status.

Due to the volume of applications, only selected candidates will be contacted

Application deadline: July 21st, 2023

Please send your resume and cover letter to [email protected]

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Associé.e aux opérations et l’administration | Temps plein | Mandat d’un an

V1 Studio est un organisme à but non lucratif dont la mission est de donner aux chercheurs canadiens un point de contact avec l'entrepreneuriat. Nous sommes un havre de soutien centré sur l'humain pour tous les chercheurs qui souhaitent explorer l'impact de leurs recherches au-delà du milieu universitaire. Se rapportant à la directrice exécutive, l’associé.e aux opérations et l'administration joue un rôle clé au sein de l'organisation en soutenant l'ensemble des programmes de V1 Studio et en travaillant avec tous les membres de l'équipe V1, aidant ainsi à positionner l'organisation en tant qu'organisme de référence pour l'entrepreneuriat scientifique et en accélérant la croissance de l'organisation.

Votre objectif consistera à gérer la logistique des initiatives de programmation de bout en bout, en veillant à une exécution fluide et efficace. De plus, vous contribuerez activement à diverses initiatives et agirez en tant que principal point de contact pour les futurs entrepreneurs, en assurant une communication et un soutien efficaces et opportuns, afin de garantir un haut niveau d'engagement.

A propos du poste :

• Soutenir les responsables de programme et l'équipe marketing et communications pour promouvoir, recruter et communiquer des informations pertinentes aux participants, ainsi qu'au réseau de partenaires et de collaborateurs ;
• Appuyer les membres de l’équipe V1 pour de diverses tâches administratives et opérationnelles.
• Gérer la logistique (planification, réservation de réunions et préparation avec les parties prenantes) liée à la programmation ;
• Communiquer avec des parties prenantes diverses, en agissant en tant que principal point de contact et en les orientant vers les ressources et les personnes pertinentes ;
• Gérer et faire fonctionner l’aspect technologique durant les événements hybrides et en lign ;
• Soutenir les responsables de programme dans toutes les phases du programme, depuis la sélection et l'inscription, en passant par l'intégration, jusqu'à l'exécution du programme, la fin de l'intégration et l'évaluation ;

À bien des égards, nous sommes une « start-up », et chaque employé se verra confier une responsabilité et une autonomie importantes. Notre programmation est donc saisonnière. Il est dans notre culture de participer et d'aider l'équipe en fonction des besoins individuels du programme et des objectifs de l'organisation qui changent tout au long de l'année.

Nous sommes une petite équipe qui valorise la collaboration et la communication. Nous sommes fiers de notre capacité à rester agiles et à nous adapter rapidement face à l'ambiguïté, et nous nous imposons les normes de travail les plus élevées. Nous privilégions également un environnement de travail léger et amical, où vous pouvez vous épanouir en tant qu'individu tout en contribuant au succès de l'équipe.

A propos de vous :

• Vous avez de solides compétences en matière d'attention aux détails et vous aimez tenir à jour des dossiers dans des applications de base de données, rédiger des documents administratifs, des rapports, etc.
• Vous êtes capable de travailler de manière indépendante et vous êtes un joueur d'équipe, vous êtes capable de travailler dans un environnement en constante évolution ;
• Vous avez fait preuve d'un engagement envers le service client et vous aimez bâtir des relations positives avec diverses parties prenantes ;
• Vous avez un fort sens d’analyse critique et d’organisation, combinée avec une excellente exécution tactique ;
• Vous souhaitez apprendre à travailler avec des outils tels que Zoom, Airtable, Microsoft Teams, Miro, Google Suite, etc.
• Vous êtes bilingue en français et en anglais, et vous êtes un communicateur efficace, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
• Une connaissance de l'entrepreneuriat, des startups et de l'innovation, ainsi qu'un intérêt ou une passion pour aider les autres à réussir dans la mise en place de entreprises technologiques et d'entreprises percutantes, sont des atouts.

Nous recherchons une personne passionnée par le travail dans un environnement collaboratif et qui excelle dans l'obtention de résultats de haute qualité.

V1 Studio est fier d’être un employeur équitable. Tous les participant.e.s qualifié.e.s seront considérés pour cet emploi sans égard à leur race, religion, sexe, nationalité d’origine, orientation sexuelle, identité sexuelle, statut militaire, âge, ou possédant un handicap ou qui sont à mobilité réduite.

En raison du volume de candidatures, seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Date limite de soumission des candidatures: 21 juillet 2023

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à [email protected]