Facilities Assistant Jobs

We want you to join our customer centric team whose passion it is to Empower Digital workplaces!
At Ricoh, we aren’t satisfied with keeping pace with today’s complex work environments, we are setting the pace. We are reimagining the workplace.
Our high-performance workplace is powered by a team that thrives. We offer a friendly culture with a focus on wellbeing and work life balance. Flexible work options, a time off purchase program, great physical and mental health benefits, employee discount and recognition programs are only some of the advantages of working at Ricoh.
We are a family that promotes positive manager relationships and on-going learning & development that nurtures professional growth and career advancement.
Discover what you are capable of in an environment where your growth is supported, and your success is celebrated.
Responsibilities
Support the Workplace Experience team with daily operations work, including but not limited to the following (can require hands on direct assistance as required):

• Perform scheduled studio walkthroughs to ensure seating data is accurate (open workspace/ hoteling).
• Support meeting room or event space set ups (partner with IT for equipment set up and/or Project Team Coordinators for any specific requirements).
• Support tasks related to procurement of various commodities for the studio

Support Employee Requests Onsite With

• Monitor slack channels and request tools to answer and action requests for assistance with facilities related requests (temperature, lighting, etc.)

Support the Return to Office Program

• Responsible for intake and prioritization of Return to Office requests
• Monitor RTO slack channel for new requests and follow ups
• Communicate with employees, IT Team, and Project Team Coordinators to understand employee’s specific needs around equipment and space, and plan and support their return accordingly

Support General Floor Planning Efforts

• Support input of data into FMI space management tool to ensure occupied seat count real-time accuracy
• Support future roll out of new Hoteling Space booking solution and monitor/ support Hoteling Space use
• Assist with internal team spaces relocation projects as required (move coordination/ assistance)

Support the Equipment Shipment Program

• Develop and maintain effective working relationships with customers and support groups to ensure high quality relevant support to the location.
• Occasionally assist Studio Operations or Project Team Coordinators with ad hoc shipping requests for non-equipment shipments
• Plan and execute equipment shipment or retrieval requests for New Joiners, Exiting Employees, or equipment moves related to the RTO Program in Quebec and Ontario

Education & Experience

• Minimum 2 years of experience working in a facilities, administrative or office support role
• High School Diploma or equivalent experience

Skills

• Ability to lift 50+lbs. as necessary
• Bilingual (English and French)
• Strong self-motivation to drive results
• Excellent communication skills both verbal and written
• Present a professional image at all times to customers and vendors
• Effective use of Microsoft Office
• Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships

Ricoh is an information management and digital services company connecting technology, processes, and people in progressive business around the world. Ricoh is a recognized leader in document workflow, process automation, digital transformation, and security. Every day our 90,000+ global employees work with big and small companies' optimizing their end-to-end business solutions.
Adjoint aux installations
Nous souhaitons que vous vous joigniez à notre équipe axée sur ses clients, pour laquelle la dynamisation des lieux de travail est une passion!
Chez Ricoh, nous ne nous contentons pas de suivre le rythme des environnements de travail complexes d’aujourd’hui; nous le donnons. Nous réinventons le milieu de travail.
Derrière notre milieu de travail hautement performant se trouve une équipe prospère. Nous offrons une culture conviviale tournée vers le bien-être et l’équilibre entre le travail et la vie privée. De plus, travailler chez Ricoh procure de nombreux avantages, dont des options de travail flexibles, un programme d’achat de congés, d’excellents avantages sociaux pour la santé tant physique que mentale, des rabais pour les employés et des programmes de reconnaissance, pour n’en nommer que quelques-uns.
Nous formons une famille faisant la promotion de bonnes relations avec les gestionnaires de même que l’apprentissage et d’un perfectionnement continu qui encouragent l’épanouissement professionnel et le cheminement de carrière.
Découvrez ce dont vous êtes capable dans un environnement où l’on appuie votre épanouissement et célèbre votre réussite.
Responsabilités
Soutenir l’équipe Expérience en milieu de travail dans le cadre de ses opérations quotidiennes, notamment en assumant les responsabilités suivantes (pourrait demander une assistance pratique) :

• Participer aux tâches liées à l’approvisionnement de divers articles pour l’établissement.
• Faire des visites planifiées des locaux afin d’assurer que les renseignements au sujet des espaces de travail sont exacts (espaces de travail ouverts et réservation);
• Participer à la préparation des salles de conférence ou des locaux accueillant des événements (en collaboration avec l’équipe TI pour la configuration de l’équipement ou avec l’équipe des coordonnateurs de projet pour toute autre exigence spécifique);

Répondre aux demandes des employés sur site :

• Surveiller les canaux et les outils de demandes au sein de Slack afin de répondre aux demandes de soutien liées aux établissements (température, éclairage, etc.).

Soutenir Le Programme De Retour Au Bureau

• Communiquer avec le personnel, l’équipe TI et l’équipe des coordonnateurs de projet afin de comprendre les besoins spécifiques des employés en matière d’équipement et d’espace en plus de planifier et de soutenir leur retour selon ces besoins;
• Surveiller les nouvelles demandes et les suivis dans le canal dédié au retour au bureau de Slack.
• Prendre en charge et prioriser les demandes de retour au bureau;

Soutenir les efforts généraux en matière de planification sur l’étage :

• Assister l’équipe interne dans les projets de relocalisation des espaces tel que requis (coordination des déplacements et aide au cours des déplacements);
• Soutenir l’entrée des données au sein des outils de gestion FMI (Industrie FM) afin d’assurer que les données sur la disponibilité des sièges sont précises et à jour;
• Soutenir le déploiement de nouvelles solutions de réservation d’espaces de travail ainsi que surveiller et soutenir l’utilisation des espaces réservés.

Soutenir Le Programme D’expédition D’équipement

• Développer et entretenir des relations de travail efficaces avec les clients et les groupes de soutien afin d’assurer la qualité du soutien offert aux emplacements.
• Planifier et effectuer les expéditions d’équipement ou répondre aux demandes d’accès des nouveaux employés et des employés qui quittent l’entreprise ou aux demandes de déplacements d’équipement en lien avec le programme de retour au bureau au Québec et en Ontario;
• Participer aux activités de l’établissement ou aider les coordonnateurs des équipes de projets, à l’occasion, pour les demandes d’expédition ponctuelles d’articles autre que de l’équipement;

Éducation Et Expérience

• Diplôme d’études secondaires ou expérience équivalente;
• Un minimum de deux ans d’expérience de travail dans un rôle de soutien administratif.

Compétences

• Excellentes habiletés de communication orale et écrite;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles ainsi qu’une capacité à développer rapidement des relations d’affaires;
• Présenter une image professionnelle en tout temps aux clients et aux fournisseurs.
• Forte motivation personnelle permettant d’obtenir des résultats;
• Utilisation efficace de Microsoft Office;
• Bilinguisme (français et anglais);
• Capacité de soulever des charges de 50 lb et plus au besoin;

Ricoh est une entreprise de gestion de l’information et de services numériques alliant la technologie, les procédures et les gens pour conduire des affaires progressistes à travers le monde. Ricoh est un chef de file reconnu dans les domaines du flux de document, de l’automatisation des procédures, de la transformation numérique et de la sécurité. Chaque jour, notre personnel, comptant plus de 90 000 employés à l’échelle globale, travaille avec des entreprises, petites et grandes, à l’optimisation de leurs solutions d’affaires dans leur entièreté.