Ppm Administrative Assistant Jobs

Numeris est la source la plus fiable et reconnue en matière de données d’auditoire et comportementales des consommateurs au Canada. En plus d’être une autorité en termes d’intelligence d’affaires auprès des diffuseurs, annonceurs et agences de publicité, depuis plus de 75 ans, Numeris se distingue en étant la référence en intelligence d’auditoire.

Nous avons des gens formidables qui font un travail exceptionnel. Nous instaurons avec fierté un environnement propice à la formation continue et aux possibilités d’avancement professionnel. Nos équipes, axées sur la collaboration et la curiosité, se dévouent à offrir une expérience de qualité. Nous adorons ce que nous faisons, aimons travailler ensemble, et appuyons des initiatives pour contribuer à la communauté. Nous sommes à la recherche de talents pour nous aider à façonner l’avenir de Numeris tout en ayant du plaisir.

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Numeris is Canada’s most trusted and authoritative source for broadcast measurement and consumer behaviour data. As well, the industry leading intelligence provider to broadcasters, advertisers, and agencies. We have been recognized for over 75 years as providing the gold standard in audience intelligence.

We have great people who do exceptional work. We take pride in building an environment of continuous learning and career advancement opportunities. Our teams are collaborative, curious, and dedicated to creating quality experiences. We love what we do, enjoy each other’s company, and support initiatives to give back to our communities. We are looking for people to help us shape the future of Numeris, and have a lot of fun along the way.

English version to follow

Nous sommes à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve talentueux.se et dynamique pour travailler à nos bureaux situés au 800, boul. René-Lévesque, bureau 840, Montréal, Québec H3B 1X9.

Principales responsabilités

• Se conformer à la vision de la Compagnie ainsi qu’à ses principes fondamentaux, ses politiques et ses procédures
• Planifier, organiser et effectuer divers envois aux fins de recrutement, de rétention et de motivation des répondants
• Produire et distribuer les listes des répondants nécessitant un contact par un ou une administratrice de panel en vue de souligner leurs anniversaires de participation, de naissance, etc. à l’aide d’interrogations de bases de données déjà existantes, et des logiciels Microsoft Excel et Sharepoint
• Offrir un service à la clientèle interne aux membres de la gestion ainsi qu’à ses pairs œuvrant au sein des opérations audimétriques nationales en fournissant les informations en temps opportun
• Assurer les services d’entrée de données tant pour l’équipe d’administration de panel que pour l’équipe régionale des opérations audimétriques à l’aide d’applications en ligne propriétaires (questionnaire électronique) et de fichiers Excel pour saisir les données démographiques, les efforts de recrutement et suivre les dépenses de la petite caisse
• Effectuer d’autres tâches, telles qu’assignées par les membres de la direction
• Faire l’inventaire et le suivi des documents imprimés et des fournitures en vue d’assurer la commande des produits nécessaire en temps opportun. Coordonner les commandes d’autres fournitures
• Offrir un soutien administratif à l’équipe régionale de gestion des opérations en suivant les anniversaires des membres de son personnel, leurs congés de maladie et leurs dépenses
• Recevoir et distribuer le courrier entrant des foyers membres du panel à l’aide de la base de données Oracle (Comtel) pour enregistrer sa réception et identifier qui en est le récipiendaire

Compétences requises

• Excellentes aptitudes à la communication pour agir efficacement avec le personnel peu importe son niveau au sein de l’équipe opérationnelle régionale
• Capacité d’utiliser un ordinateur et les logiciels connexes (80 % du temps) ainsi qu’un téléphone, un télécopieur, un photocopieur, une imprimante et une machine à affranchir
• Certaines aptitudes analytiques pour analyser les résultats et assurer l’exactitude des rapports
• Connaissances intermédiaires à avancées de la suite MS Office (particulièrement Excel et Outlook), expérience avec une base de données propriétaire (Comtel, requête SQL), connaissances intermédiaires de l’Internet en vue d’utiliser le portail Numeris (MS Sharepoint)
• Études post-secondaires et un minimum d’un an d’expérience pertinente ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience
• Grand souci du détail pour identifier les problèmes et assurer la cohérence et la précision du travail complété

We are looking for a talented and energetic administrative assistant who will be based out of our office located 800 Boulevard René-Lévesque O #840, Montréal, QC, H3B 1X9.

Key Responsibilities

Plans, organizes and executes a variety of mail outs for the recruitment, retention, and motivation of respondents.Generates and distributes lists of respondents requiring contact by a panel administrator for anniversaries, birthdays, etc. through the use of existing database queries, Microsoft Excel and Sharepoint software.Inventories and tracks printed materials and supplies to insure timely ordering of necessary materials. Coordinates orders for additional materials.Receives and distributes incoming mail from panel homes using the Oracle database (Comtel) to record receipt and identify who the recipient should be.Provides Administrative support to the regional Operations management team in the form of tracking staff holiday and sick time and expenses.Provides internal customer service to management and peers throughout the national meter operation by providing timely informationComplies with the company’s vision, fundamentals, policies and proceduresPerforms other tasks as assigned by managementPerforms data entry services to both the Panel Admin department and the regional meter operation using both proprietary Internet applications (Electronic Questionnaire) and Excel spreadsheets to enter demographic data, panel household recruitment efforts and track petty cash expenditures.

Skills Required

Post-secondary completion and a minimum of one years’ related experience or equivalent combination of education and experienceIntermediate to advanced knowledge MS Office products (particularly Excel, Outlook), user experience with a proprietary database (Comtel, SQL query language), intermediate knowledge of the Internet to use BBM Portal (MS Sharepoint).Excellent communication skills to deal effectively with all levels of staff within the regional operation.Ability to operate a computer and related software (80% of the time), as well as a telephone, fax, photocopier, printer and postage machine.Some analytical skills required to analyze outputs and asses accuracy of reports.Excellent attention to detail to identify problems and ensure consistency and accuracy of completed work.

Valeurs

Intégrité, Imputabilité, Collaboration, Innovation, Approche client

Numeris souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

Nous nous engageons à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et sans obstacles. Si l’on communique avec vous pour un poste vacant, veuillez aviser le service Talents et culture si des mesures d’adaptation sont nécessaires pour que vous bénéficiez d’un processus juste et équitable. Toute information relative à l’adaptation sera traitée en toute confidentialité.

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Values

Integrity, Accountability, Collaboration, Innovation, Customer Centricity

Numeris is an equal opportunity employer

We are committed to an inclusive, barrier-free recruitment and selection process and work environment. If you are contacted for a job opportunity, please advise the People & Culture department if any accommodations are needed to ensure you have access to a fair and equitable process. Any information received relating to accommodation will be addressed confidentially.

What’s in it for you?

• Competitive benefits package and group savings and retirement program.
• Casual dress code – we follow a “dress for your day” policy, allowing employees to use their discretion on what is appropriate for their work activities that day
• Work-life balance –we offer paid days off during the holiday closure between Christmas and New Year’s Day
• Education reimbursement – for those wishing to pursue additional professional development, funding of up to $1000 per year is available through our education reimbursement program
• Perkopolis – participation in a program that provides exclusive discounts on products and services to employees. Perks include shopping discounts, movie tickets, services, event/show tickets and much more!
• Employee Wellness programs
• Career growth opportunities within the Client Service Team

Valeurs

Intégrité, Imputabilité, Collaboration, Innovation, Approche client

Numeris souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

Nous nous engageons à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et sans obstacles. Si l’on communique avec vous pour un poste vacant, veuillez aviser le service Talents et culture si des mesures d’adaptation sont nécessaires pour que vous bénéficiez d’un processus juste et équitable. Toute information relative à l’adaptation sera traitée en toute confidentialité.

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Values

Integrity, Accountability, Collaboration, Innovation, Customer Centricity

Numeris is an equal opportunity employer

We are committed to an inclusive, barrier-free recruitment and selection process and work environment. If you are contacted for a job opportunity, please advise the People & Culture department if any accommodations are needed to ensure you have access to a fair and equitable process. Any information received relating to accommodation will be addressed confidentially.