Directeur/Directrice De Bureau

POSTE DIRECTEUR/DIRECTRICE DE BUREAU

Relevant de la députée, le directeur ou la directrice de bureau s’occupe de la gestion générale du bureau de la députée, notamment de la gestion des besoins en ressources financières et humaines, conformément aux politiques et procédures établies de la Chambre. Il collabore avec les autres membres de l’équipe afin de fournir un excellent service aux commettants de la députée et d’appuyer le travail parlementaire de celle-ci. Le titulaire est un important stratégiste opérationnel qui fait avancer les principaux objectifs et priorités de la députée et qui en favorise la réalisation.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

• Gérer au quotidien la planification, l’établissement des priorités et la prestation de services pour répondre aux besoins opérationnels de la députée, superviser les activités du bureau et l’organisation

de la charge de travail pour appuyer de façon continue le programme et les objectifs stratégiques du députée, lesquels ne cessent d’évoluer, le tout en collaboration étroite avec les autres membres du personnel afin de favoriser la cohésion au sein de l’équipe.

• Offrir des services complets en matière d’administration, de traitement des dossiers et de soutien à la recherche. Superviser la préparation des ordres du jour des réunions, des séances d’information et des documents de référence dont la députée a besoin pour les réunions. Veiller à ce que les courriels, les lettres et les demandes de renseignements similaires sur une gamme de questions soient préparés de manière professionnelle et selon une approche axée sur le client, tout en informant et en conseillant la députée sur les dossiers qui nécessitent un suivi.

• Élaborer une stratégie de gestion des bases de données, c’est-à-dire s’assurer que toutes les listes des intervenants-clés sont mises à jour et que toutes les communications avec les citoyens de la

circonscription et les intervenants clés sont correctement enregistrées dans le système CRM.

• Établir et gérer des processus qui permettent la gestion efficace et rapide, le suivi et la coordination des renseignements, des demandes, de la correspondance reçus par la députée, pour s’assurer que les réponses et les documents de suivi tiennent compte des besoins de la députée.

• Orienter tous les employés et stagiaires et assurer la liaison avec la députée.

• Gérer les budgets et les finances pour la députée, tout en veillant à ce que les règles et les politiques de la Chambre des communes soient rigoureusement respectées.

• Aider à l’embauche et à la formation de nouveaux employés pour veiller à ce que tout le personnel bénéficie en permanence d’une formation adéquate.

• S’acquitter d’autres tâches connexes dans le cadre des fonctions liées au poste.

TÂCHES OCCASIONNELLES :

• Assumer un rôle de direction dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie de sensibilisation qui concorde avec les principaux objectifs de la députée pour nouer des liens avec divers groupes communautaires et diriger des analyses de la conjoncture afin de cerner et de chercher à saisir des occasions d’engagement et de relations publiques pour la députée au moyen de diverses activités et initiatives de communications.

• Conseiller la députée sur les aspects politiques et stratégiques de tous les documents qui concernent et qui appuient la participation efficace du député à la Chambre.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES :

• Connaissance des méthodes, processus et pratiques en matière d’administration de bureau, ainsi que des politiques liées aux ressources humaines et financières.

• Connaissance des processus, méthodes et systèmes destinés à appuyer la gestion de l’information.

• Profond intérêt pour la politique canadienne et sensibilisation aux enjeux mondiaux de l’heure.

• Détermination à aider les gens et à améliorer le pays.

• Capacité de créer et de gérer de nombreuses priorités, de respecter des délais serrés et de travailler de façon autonome afin de gérer des projets multiples et simultanés dans un contexte

particulièrement stressant.

• Tact, diplomatie, degré élevé de discrétion et aptitude supérieure à établir et à entretenir des relations de travail avec les clients internes et externes.

• Sens de l’organisation et des priorités, ainsi que souci du détail.

• Capacité d’effectuer des recherches et des analyses, puis de résumer des conclusions complexes en

peu de temps.

• Habiletés supérieures d’analyse et de résolution de problèmes.

• Aptitudes supérieures à la communication verbale et écrite en français et si possible en anglais.

• Maîtrise de Microsoft Word, Excel et Outlook.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCES :

• Minimum d’années d’expérience dans des postes de gestion du personnel et des ressources d’un niveau de plus en plus élevé, parallèlement à un engagement envers la prestation de services

exceptionnels.

• Diplôme universitaire en administration des affaires ou dans un autre domaine OU combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience pertinente

- Assurances, congés maladies, 12 fériés, fond de pension et plus

3 jours semaines (mardi, mercredi et jeudi) 7,5 heures/jour, salaire selon expérience.

Tu es une personne dynamique et aime relever des défis, viens rejoindre mon équipe. Faire parvenir votre CV à [email protected] d'ici le 18 août 2023.