Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve) / Administrative Coordinator

Notre parcours

À propos de vous

Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

À propos de nous

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.

Nous nous soucions les uns des autres et nous soutenons entre nous. Cela fait d’Avison Young un endroit agréable où être un client ou un employé. Nous soutenons la personne intégralement, tous comme son bien-être économique, mental et physique, parce que ce qui est mieux pour nos affaires provient de ce qui est mieux pour que nos gens apportent le meilleur d’eux-mêmes au travail.

______________

About You

You are a high achiever looking to thrive in a fast-paced environment. You take pride in your own work but are comfortable collaborating with a team of highly motivated individuals. You can communicate clearly and concisely with teammates and clients, and you enjoy strong company culture and camaraderie. You can navigate multiple corporate functions, including global lines of service and corporate centers of excellence. You possess strong interpersonal skills and are willing to take on diverse tasks to achieve the team’s common goal. You value personal and professional growth and are ready to take the next step in advancing your career.

If this sounds like you, well, then you will love the culture at Avison Young!

About Us

Avison Young is a global commercial real estate brokerage and advisory firm, offering transaction, management, financial and consulting services. We’ve designed our corporate structure to best serve our clients by enhancing collaboration across our organization.

Real estate can have an enormous positive impact on people’s lives – and we’re in the business of making spaces and places work better for people. Our purpose is to create real economic, social and environmental value as a global real estate advisor, powered by people.

We care about each other and we have each other’s backs. This makes Avison Young a great place to be a client, and a great place to work. We support the whole person and their complete wellness – economic, mental and physical – because what’s best for our business comes from our people bringing their whole selves to work.

APPERÇU DU POSTE

Relevant de la Directrice des opération, Québec (et/ou autre personne désignée), ce poste requiert un soutien administratif immobilier quotidien dans un environnement très dynamique. En tant que Coordonnatrice des services client (CSC), vous fournirez du soutien en ventes, marketing et en recherche, de concert avec les services administratifs du bureau pour nos courtiers et clients. Vos responsabilités consisteront à fournir du matériel pour des présentations, des inscriptions et des offres, des documents pour la mise en marché de propriétés et des rapports pour les clients, effectuer des études de marché et de la gestion de transaction, tout en coordonnant le matériel de promotion et de marketing après-vente (sous la direction de notre équipe du marketing).

______________

Les responsabilités principales de la Coordonnatrice des services clients comprennent, sans s’y limiter

ADMINISTRATION

• Apporter un soutien administratif pour la correspondance interne et externe, y compris la gestion de dossiers, l’organisation et la distribution de matériel de marketing;

LOCATION

• Coordonner la communication entre les décideurs, les propriétaires et les autres parties prenantes de l’industrie de l’immobilier commercial;
• Planifier des réunions, rendez-vous, visites de propriétés et de plans de voyage;
• Participer à des activités visant à promouvoir le développement des affaires;
• La préparation de contrats et s’assurer de leur exécution;
• La préparation, le contrôle et la mise à jour de documents légaux (lettres d’intention, offres, propositions, ententes de commission, ententes d’inscription, amendements, renonciations, prolongations et ententes Multiple Listing Services) pendant tout le processus de diligence raisonnable;
• La préparation d’analyses financières;
• La préparation écrite d’offres de services;
• Coordonner le traitement des transactions avec les courtiers et le service de comptabilité;
• Assister et participer à toutes les réunions de ventes hebdomadaires;
• Réviser les documents pour vérifier l’orthographe, la grammaire et la mise en page et apporter les changements nécessaires. Être responsable de la précision et de la clarté de la version finale;
• Mettre à jour et réviser les inscriptions de propriétés, gérer les dates d’expiration et préparer les documents requis;
• Collaborer étroitement avec les courtiers sur des projets variés.
• Tenir des registres de correspondance pour les inscriptions de propriétés auprès des courtiers et mettre à jour les rapports pour les clients lorsque requis;

MARKETING

• Mettre à jour les inscriptions sur le site web d’Avison Young et dans d’autres emplacements lorsque requis;
• Rechercher et concevoir des cartes InDesign des espaces, conçues spécialement pour les clients.
• Aider à la préparation, la coordination et l’assemblage du matériel marketing pour les inscriptions de propriétés, y compris les brochures, invitations, affichages et annonces InDesign tout en maintenant la marque Avison Young dans tous les projets;
• Organiser, créer, préparer et produire du matériel de marketing personnalisé ainsi que des trousses, présentations et propositions sur mesure pour les clients;

RECHERCHE

• Mettre à jour la base de données CRM avec les données en cours des clients et du marché.
• Effectuer des recherches d’information marketing auprès de sources variées, notamment CRM et des bases de données tierces telles que MLS, Altus, CoStar, AVANT, etc.;
• Coordonner les études de disponibilité des propriétés et autres recherches pertinentes ainsi que des documents d’accompagnement marketing;

______________

The key responsibilities of the Client Services Coordinator include, but are not limited to, the following

ADMINISTRATION

• Provide administrative support for internal and external correspondence including file management, organizing and distributing marketing materials;

LEASING

• Prepare contracts and ensure successful implementation;
• Work closely with agents on various initiatives and special projects.
• Preparation, control, and maintenance of legal documents (letters of intent, offers, proposals, commission agreements, listing agreements, amendments, waivers, extensions, and Multiple Listing Services agreements) throughout the deal and due diligence process;
• Participate in activities to promote business development;
• Coordinate the communication between decision-makers, property owners and other stakeholders in the commercial real estate industry;
• Maintain and review property listings and manage expiry dates and prepare required documentation;
• Prepare financial analysis;
• Proofread copy for spelling, grammar and layout making appropriate changes; responsible of accuracy and clarity of final copy;
• Prepare written service proposals;
• Maintain records of correspondence for property listings with agents and update client reporting as required;
• Attend and participate at all weekly sales meeting;
• Schedule meetings, appointments, property tours and travel plans;
• Coordinate deal processing with agents and Accounting Department;

MARKETING

• Research and design space map tailored for clients on InDesign.
• Assist with preparation, coordination and assembly of marketing materials for property listings, including brochures, invitations, signage, and announcements InDesign, while maintaining the Avison Young brand throughout all projects;
• Update listings on Avison Young website and other locations as advised;
• Organize, create, prepare and produce customized marketing materials as well as client-specific packages, presentations, and proposals;

RESEARCH

• Coordinate property availability surveys and other applicable research and marketing collateral relevant;
• Conduct market information research through various sources including CRM and third-party databases such as MLS, Altus, CoStar, AVANT, etc.;
• Update CRM database with current market and client information;

Pour réussir dans ce travail, une personne doit être en mesure d’effectuer chaque tâche essentielle à une niveau supérieur à la moyenne. Les exigences ci-dessous représentent adéquatement les connaissances et compétences requises

• Un minimum de 3 années d’expérience dans un rôle similaire et/ou en immobilier d’entreprise;
• Une connaissance approfondie et une utilisation efficace des programmes informatiques d’affaires comprenant Word, Excel, PowerPoint, Outlook et la suite Adobe Creative (InDesign, Photoshop, Illustrator et Acrobat);
• Capacité de rédiger des rapports et de la correspondance d’affaires et de formater des présentations;
• Capacité de travailler efficacement sous pression avec de multiples échéanciers et sous supervision limitée;
• Excellentes aptitudes en révision et correction de texte;
• Faire preuve de discrétion concernant le personnel et l’industrie;
• Doit faire preuve de flexibilité dans la gestion des tâches tout en ayant le souci du détail;
• Capacité d’effectuer de multiples tâches simultanément, bien gérer son temps, savoir reconnaître et aborder les urgences;
• D’excellentes aptitudes de communication efficace à l’écrit et à l’oral;
• Une attitude positive, un souci d’amélioration de l’équipe, tendre la main pour se rendre utile.
• Avoir un profil qui comprend un esprit indépendant et de l’initiative tout en performant bien dans un environnement axé sur le travail d’équipe;
• Être en mesure de lire, analyser, interpréter et créer des documents d’affaires généraux;

______________

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential task at an above average level. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill and/or ability required.

• Excellent and effective verbal and written communication skills;
• Ability to write reports, business correspondence and format presentations;
• Ability to maintain discretion regarding personnel and industry related matters;
• Excellent proofreading and editing skills;
• Ability to work efficiently under pressure with multiple timelines and with limited direction/ supervision;
• Minimum 3 years of similar experience and/or commercial real estate experience;
• Ability to read, analyze, interpret and create general business documentation;
• Attitude — positive, always seeking to better our team, reaching out to bring value.
• Advanced knowledge and efficient use of business suite computer programs including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Adobe Creative Suite (InDesign, Photoshop, Illustrator, and Acrobat);
• Ability to multitask, utilize effective time management skills, and be able to recognize and respond to time sensitive issues and tasks;
• Must be able to handle flexibility in task management while having a keen eye for detail;
• Possess characteristic traits of independent thinking, self-starting initiative while working well in a team-oriented environment;

Notre engagement d’égalité des chances

Avison Young est un employeur qui pratique l’égalité des chances dans tous ses bureaux de service dans le monde. Nous tenons à bâtir et à maintenir une main d’œuvre diversifiée en expérience, en compétences et en connaissances, avec toutefois l’uniformité en excellence, en engagement et en intégrité.

L’agence maintient une politique rigoureuse pour assurer aux employés des chances égales sans discrimination en termes de race, de couleur, de religion, de croyance religieuse, d’âge, de sexe, de genre, d’identité ou d’expression de genre, d’orientation sexuelle, d’origine nationale, de citoyenneté, de handicap, de statut social, de statut de vétéran ou de militaire ou de tout autre situation personnelle protégée par la loi.

Pour les personnes requérant de l’aide pour un handicap, des renseignements sur les besoins et mesures d’accommodement seront abordés de façon confidentielle.

Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents à l’aide des pratiques de recrutement les plus justes et les plus équitables.

• La forme masculine a été employée à des fins de concision uniquement. Toute personne ayant les compétences requises peut postuler cet emploi.

______________

Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world. We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity.

The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.

For those requiring assistance with disabilities, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially.

Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!