Adjointe Administrative Ou Adjoint Administratif De Direction

Renseignements généraux

Vous êtes en quête d’un nouveau défi professionnel?

Nous avons l’emploi qu’il vous faut!

Adjointe administrative ou adjoint administratif de Direction

Un emploi régulier est à pourvoir au 2525, boul. Laurier à Québec

Ministère de la Sécurité publique : Sous-ministériat des services à la gestion (SMSG) — Direction de la performance et de l’amélioration continue (DPAC).

L’employé pourrait être autorisé à travailler en mode hybride (télétravail/présentiel).

Notre grande mission : Le ministère de la Sécurité publique (MSP) assure, de concert avec ses partenaires, la sécurité publique au Québec et est appelé à diminuer la vulnérabilité des Québécoises et des Québécois, notamment face aux risques liés à la criminalité et aux sinistres.

Nos mandats: Le mandat de la DPAC est de contribuer à la réalisation de la vision, à l’atteinte des objectifs stratégiques, à la mesure et l’optimisation de la performance des processus internes, à l’évolution et l’innovation de l’organisation du travail ainsi qu’à la mobilisation du personnel de l’organisation afin qu’il participe à la concrétisation du plan stratégique. Notre objectif est de participer activement au développement d’une culture axée sur la gestion de la performance par la prise en charge de la transformation organisationnelle, de la gestion des risques, et de l'amélioration continue. La philosophie de l’équipe prône la cohérence des actions, la remise en question des façons de faire et le travail en synergie avec toute l’organisation. En évoluant au sein de cette équipe, vous collaborerez avec vos collègues en vue de relever des défis stimulants, l’innovation et l’excellence sont des principes fondamentaux qui guideront votre travail au quotidien . Devise de l’équipe : Pas 100 % parfait, mais 100 % meilleur!

Votre quotidien : Cette fonction relève de la Directrice de la DPAC. Elle est transversale dans la Direction, puisqu’elle est au centre des tâches de gestion quotidiennes et en interaction avec différentes parties prenantes, entre autres le bureau de la Sous-ministre associée. Derrière votre bureau (ou plutôt votre écran), vous serez au courant des priorités et vous pourrez avoir de l'incidence sur le fonctionnement de la Direction. Grâce à votre grand sens de l'organisation, votre excellente communication verbale et votre capacité à gérer les imprévus, vous deviendrez un atout essentiel à notre équipe afin de maintenir le bon fonctionnement des opérations quotidiennes de la DPAC. À titre d’adjointe ou adjoint de Direction à la DPAC, votre rôle sera entre autres de:

• En répondant aux demandes d’information des secteurs du ministère concernant le suivi des demandes;
• Gérer l’agenda, les déplacements et la logistique des réunions (invitations, réservation de salles et de matériel, préparation des ordres du jour et des dossiers) de la Directrice;
• Coordonner et diriger les demandes provenant du Secrétariat général, du bureau de la sous-ministre associée des services à la gestion ou de toute autre demande des sous-ministériats, en assurant la gestion de la boîte courriel commune de la Direction et en pilotant l’outil SDM;
• Soutenir techniquement les professionnelles de la direction,
• En proposant des gabarits à utiliser pour la collecte d’information
• Soutenir la Directrice à travers le processus d’attente et de notation, la gestion de l’assiduité, le traitement des frais de déplacement, la mobilisation des employés, les communications, etc.
• En analysant de façon préliminaire les données recueillies, en interprétant les résultats, en effectuant des comparaisons avec les données des années précédentes, et en calculant des variations observées, s’il y a lieu;
• Effectuer un contrôle de la qualité des documents produits, en s’assurant que le contenu est conforme et que tous les documents requis sont présents et les préparer pour approbation de la directrice, en temps opportun, et au besoin, faire des rappels
• Traiter les demandes de service de la Direction en ce qui concerne, les ressources matérielles, les ressources humaines et les services informatiques.
• Contribuer à l’organisation du travail de la direction en élaborant des processus administratifs à mettre en place, en les cartographiant, en assurant leur implantation et leur application auprès des personnes de l’équipe;

En prime, vous aurez l’occasion de vous épanouir professionnellement grâce au soutien d’une équipe talentueuse et investie.

Échelle de traitement : De 41 055 $ à 57 638 $*

• Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor .

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

Profil recherché

Les essentiels pour vous joindre à nous :

• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.
• La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
• La personne retenue pourrait devoir satisfaire aux exigences d’une enquête de sécurité.
• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Les candidats qui ne détiennent pas l’évaluation comparative liée à la scolarité exigée ne peuvent pas être embauchés.
• Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
• Détenir un diplôme d’études collégiales techniques dans le domaine de l’administration ou tout autre diplôme d’études collégiales techniques pertinent ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
• Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. La personne qui détient un diplôme d’études collégiales non pertinent combiné à une année d’études postsecondaires pertinente peut également être admise.

Autres éléments du profil recherché

La personne recherchée communique de façon claire et concise, elle a une facilité à établir des collaborations durables, en plus d’avoir de la facilité à travailler en équipe. Elle est proactive, autonome et structurée. Elle est capable de composer avec différentes normes ministérielles et a un souci d’alignement et de standardisation. Elle est créative, propose des solutions et des façons de faire, pour structurer les suivis de la Direction. Elle est curieuse et voudra en apprendre sur les champs d’expertise de notre Direction. Elle est reconnue pour son esprit logique et son bon jugement. Elle détient une excellente connaissance de la langue française pour réviser des documents et des présentations de niveau exécutif. Elle est rigoureuse et elle est capable de jongler avec plusieurs dossiers en même temps. Elle aime avoir du plaisir au travail, et mettre l’épaule à la roue.

Modalités d'inscription

Le défi vous intéresse?

Période d’inscription : Du 11 au 22 septembre 2023 à 23 h 59.

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Inscription : Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». Prenez note que l’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Seuls les renseignements contenus dans votre formulaire d’inscription seront considérés.

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et d’indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché ». C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Québec

Informations sur le processus de sélection : [email protected]

Informations sur les attributions de l’emploi : Madame Marianne Pépin, directrice, [email protected]

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’ accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.