Assistant Administratif De Projet / Project Administrative Assistant

A propos de Progesys

• Progesys est une firme reconnue en gestion de projets industriels et leurs transitions optimales de la construction à l’opération. La société est basée à Laval (Canada) depuis 2002 et possède des bureaux aux États-Unis, au Brésil, au Moyen-Orient et en Asie.

Description du poste
Sous la responsabilité du Supérieur Immédiat, le rôle du candidat sera d'assister le gestionnaire de projet dans les fonctions administratives du projet conformément aux procédures du projet.
Tâches Reliées Au Poste

• Organiser les rafraîchissements pour les réunions/fonctions, le cas échéant.
• Préparer les lettres de réponse pour les questions de routine.
• Photocopie ; Faire des copies urgentes si nécessaire. Les copies de masse doivent être effectuées par le service de contrôle des documents.
• Distribution ; Veiller à ce que le courrier entrant, les documents et les télécopies destinés à votre service parviennent rapidement à la bonne personne. Les documents sortants doivent être clairement codés.
• Coder, classer et récupérer les documents, en collaboration avec le service de contrôle des documents.
• Envoyer des courriers électroniques si nécessaire.
• Assister le chef de projet dans l'application des procédures administratives relevant de ses responsabilités directes.
• Organiser le système d'archivage du bureau de la direction du projet, mettre en place et maintenir un système d'archivage efficace en utilisant les numéros de système d'archivage désignés, ainsi que des dossiers supplémentaires si nécessaire.
• Messages téléphoniques; Prendre les messages pour les personnes de votre secteur et les enregistrer sur les blocs de messages téléphoniques.
• Réserver des salles de conférence ou de réception selon les besoins.
• Assurer toutes les activités de secrétariat du bureau du directeur de projet, y compris les activités suivantes.
• Contrôler l'établissement et la tenue d'un registre de contrôle de l'ensemble de la correspondance, des mémorandums, des rapports et autres documents officiels émanant du projet, tel qu'il est tenu par le contrôle des documents.
• Traitement de texte. Dactylographier les documents de la section désignée et les documents prioritaires du projet.

Qualifications Requises

• Minutie, leadership, autonomie et sens de l’organisation
• Grand sens des responsabilités et un intérêt marqué à acquérir de nouvelles connaissances
• Minimum 2 ans d'expérience dans un rôle similaire
• Bilingue: français et anglais (écrit et parlé) (le bilinguisme est requis pour cette position puisque l'employé devra communiquer avec des parties prenantes ne parlant pas le français)
• Expérience en rédaction de manuels, procédures et autres documents de projet
• DEC dans un domaine pertinent.
• Capacité à travailler en équipe et dans un environnement en constante évolution
• Solides capacités d’analyse, de logique et de raisonnement pour traitement l’information

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Merci pour votre intérêt. Veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactés.