Spécialiste, Efficacité Organisationnelle, Contrat 12 Mois / Specialiste, Organizational Excellence, 12 Month

Vous joindre à AbbVie signifie que vous ferez partie d’une équipe de professionnels exceptionnels qui se sont engagés à avoir un impact remarquable sur la vie des patients. Chez AbbVie, nous effectuons des recherches scientifiques révolutionnaires à l’échelle mondiale au quotidien. AbbVie Canada est l’un des meilleurs lieux de travail au Canada. En fait, 90% de nos employés sont fiers de dire qu’ils travaillent chez Abbvie et 88% sont fiers de la contribution que nous apportons à la communauté.
AbbVie a pour mission de découvrir et d’offrir des médicaments novateurs pour répondre à des besoins importants en matière de santé aujourd’hui et relever les défis médicaux de demain. AbbVie met tout en œuvre afin d’avoir un impact remarquable sur la vie des gens dans divers secteurs thérapeutiques clés, dont l’immunologie, l’oncologie, les neurosciences, les soins oculaires, la virologie, la santé des femmes et la gastroentérologie, de même que dans le domaine de l’esthétique par le truchement des produits et services d’Allergan Esthétique.
Lorsque vous déterminez votre cheminement de carrière, choisissez d’être remarquable.
AbbVie est une société biopharmaceutique d’envergure mondiale axée sur la recherche et le développement de traitements novateurs de pointe ciblant certaines des maladies les plus complexes et les plus graves au monde. La société a pour mission de mettre à profit son expertise, son personnel dévoué et son approche unique de l’innovation pour améliorer de façon marquée les traitements dans quatre principaux champs thérapeutiques : l’immunologie, l’oncologie, la virologie et les neurosciences.
Responsabilités:

• Résoudre de manière ponctuelle les problèmes survenant avec le système Icertis.
• Aviser les équipes commerciales sur le terrain de l’état des fournisseurs et, au besoin, donner des éclaircissements sur les renseignements manquants qui retardent le traitement de la demande.
• Vérifier au nom des équipes commerciales sur le terrain la création ou la modification de fournisseurs dans SAP, Icertis et l’outil JVM (juste valeur marchande).
• Offrir le soutien logistique pour différents systèmes comme les paiements dans SAP avec l’outil de calcul de la juste valeur marchande (outil JVM) et le système de gestion des contrats Icertis.
• Collaborer étroitement avec les équipes commerciales sur le terrain et les clients internes de manière à optimiser les communications et la mise en œuvre des programmes.
• Veiller à la conformité totale des projets avec les politiques du Comité de conformité d’AbbVie et le Code d’éthique de Médicaments novateurs Canada (MNC).
• Assurer l’intégration des nouveaux employés (leur donner une formation complète sur le système et leur assurer un accès adéquat au système).
• Résoudre les problèmes de paiement éventuels en collaboration avec les Finances et avec l’Impartition des processus administratifs.
• Fournir un soutien au processus de création des contrats.
• Aider les équipes commerciales sur le terrain à remplir les notes de frais liées aux professionnels de la santé. Valider tous les reçus et toutes les présences dans Icertis avant de les entrer dans le système Concur Travel Expense (CTE) dans les délais requis afin d’éviter des frais de retard sur la carte de crédit d’entreprise.
• Maintenir des communications ouvertes avec les clients internes et externes dans le but de cerner efficacement les enjeux et les occasions d’affaires.
• Fournir deux fois par mois des rapports d’état aux clients internes pour les tenir au courant du progrès de leurs demandes.
• Gérer les tâches associées aux dépenses de représentation collective, notamment finaliser les ententes requises, planifier les déplacements et s’occuper du versement des honoraires et de la saisie des dépenses après la tenue de l’activité.
• Faire le suivi de toutes les demandes de chèques et de tous les bons de commande afin de veiller à ce que les paiements soient émis correctement et rapidement.
• S’assurer que les demandes de chèques et les bons de commande soient imputés au bon budget et reçoivent les approbations adéquates.
• Participer à des groupes de travail chargés de rationaliser nos processus internes.
• Aider à la vérification des renseignements sur les professionnels de la santé et les organisations de soins de santé (données pour les transferts électroniques de fonds, curriculum vitæ, etc.).
• Répondre rapidement aux demandes d’information des équipes commerciales sur le terrain et des clients internes.
• Créer les demandes de chèques et les bons de commande dans SAP au nom des équipes commerciales sur le terrain, des Agents de liaison médico-scientifiques, des Conseillers médicaux, des Chefs, Affaires médicales et des Chefs, Affaires provinciales afin d’utiliser efficacement les budgets de représentation collective.

Compétences, connaissances et qualification:
Systèmes:

• Lotus Notes
• Suite Microsoft Office incluant une connaissance intermédiaire à approfondie d’Excel Système de gestion des contrats Icertis
• SAP

Connaissances des affaires:

• Mémoire organisationnelle – posséder les compétences et l’expérience pour relier les différents processus d’affaires et fonctions commerciales afin de mieux comprendre le problème et les possibilités
• Relations avec les employés et les fournisseurs – rechercher l’opinion des employés et des fournisseurs pour mieux s’informer sur les sujets pertinents ayant un impact sur les affaires
• Connaissances des clients – avoir la capacité de bâtir des relations mutuellement bénéfiques avec des clients internes et externes pour partager des connaissances

Connaissances techniques:

• Résolution de problèmes et pensée critique; recommandation de solutions en vue d’améliorations
• Communication : Une excellente écoute permet aux analystes de comprendre les besoins des clients ou des collègues
• Recommandation de moyens de surveillance pour cerner les lacunes; élaboration de nouvelles procédures
• Signalement des questions courantes et des problèmes à l’équipe de gestion

Exigences:

• Excellent sens de l’organisation pour coordonner et gérer de multiples processus et projets dans différentes divisions
• Excellentes aptitudes pour la communication écrite et orale permettant de communiquer avec tous les échelons de la direction
• Excellentes aptitudes pour l’analyse, la résolution de problèmes et les relations interpersonnelles
• Capacité de s’automotiver, de bien assurer un suivi et de travailler de façon autonome
• Baccalauréat

AbbVie s'efforce d'offrir un milieu de travail français à ses employés au Québec. Bien que, dans le cadre de son programme de francisation, AbbVie ait pris toutes les mesures raisonnables pour éviter d'imposer l'exigence suivante, le degré de connaissance de l'anglais et la maîtrise de l'anglais est de niveau avancé, ceci est une exigence essentielle pour le poste de Spécialiste organisationnelle, notamment, mais sans s'y limiter, pour les raisons suivantes :

• Client uniquement anglophone à l’extérieur de la province du Québec.
• Bassin d’employés uniquement anglophone à l’extérieur de la province du Québec.
• Région uniquement anglophone à l’extérieur de la province du Québec.

AbbVie offre des chances égales d’emploi à tous et à toutes, et encourage les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à poser leur candidature.
Joining AbbVie means, you will be part of a team of outstanding professionals dedicated to making a remarkable impact on patients' lives. At AbbVie, we conduct ground-breaking science on a global scale every day. AbbVie Canada is one of the Best Workplaces in Canada whereby 90% of our employees are proud to say they work for AbbVie and 88% are proud of how we contribute to the community.
AbbVie’s mission is to discover and deliver innovative medicines that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people’s lives across several key therapeutic areas: immunology, oncology, neuroscience, eye care, virology, women’s health, and gastroenterology, in addition to products and services across its Allergan Aesthetics portfolio.
When choosing your career path, choose to be remarkable
AbbVie is a global, research-driven biopharmaceutical company committed to developing innovative advanced therapies for some of the world’s most complex and critical conditions. The company’s mission is to use its expertise, dedicated people and unique approach to innovation to markedly improve treatments across four primary therapeutic areas: immunology, oncology, virology and neuroscience.
Responsibilities:

• Provide logistical support for various systems such as Fair Market Value ‘SAP payments’ and ‘Icertis Contract Management Solution
• Track all ACRs and POs to ensure payment is issued properly and in timely fashion
• Advise Commercial In-Field Teams of vendor status and if needed, provide insight on any missing information that is impeding the processing of the request
• Assist in the contract creation process
• Maintain open communication with internal and external customers in order to efficiently identity issues and opportunities
• Troubleshoot any issues that arise with the Icertis system on an ad hoc basis
• Participate in task forces looking to streamline our internal processes
• Manage key tasks associated with Group Sell spend which include completing required agreements, travel, honoraria, and post-event expenses
• Initiate administrative cheque requisitions and purchase orders in SAP on behalf of the Commercial In-Field Teams, Medical Scientific Liaisons (MSLs), Medical Advisors (MAs), Medical Managers (MMs) and Provincial Affairs Managers (PAMs) to effectively utilize Group Sell budgets
• Work closely with the Commercial In-Field Teams and internal customers to ensure optimal communication and implementation of programs
• Onboard new employees (Full system training and ensuring proper system access)
• Assist in the verification of HCP/HCO information (Electronic Funds Transfers, CVs, etc.)
• Ensure ACRs and POs are charged to the appropriate budget and receive proper approvals
• Respond to queries from the Commercial In-Field Teams and internal customers in a timely manner
• Provide bi-monthly status reports to internal customers to keep them updated on their requests
• Verify all vendor creation/modification on behalf of the Commercial In-Field Teams in SAP/Icertis/FMV
• Troubleshoot with Finance and BPO to resolve any issues that may arise with payments
• Support IFT (Commercial in field teams) with completing expense reports related to (HCP) Health Care Professionals. Validate all receipts and attendees in Icertis before entering in CTE (Concur Travel Expense) within timeframe to avoid corporate card late fees.
• Ensure full compliance of projects with AbbVie’s ACC policy and with Innovative Medicines Canada`s (IMC) Code of Conduct

Skills, Knowledge and Qualifications:
Systems

• SAP
• Lotus Notes
• Icertis Contract management tool
• Microsoft Office including Intermediate to Advanced Excel

Business Knowledge:

• Customer knowledge - able to develop mutually beneficial knowledge sharing relationships with customers internal and externally
• Organizational memory – the skills or experience to connect the various business process and function to better understand the problem and opportunities.
• Employee and supplier relationships - seeks the opinions of employees and suppliers to better educate oneself on relevant topics impacting business

Technical Knowledge:

• Report common questions and issues to management
• Recommends controls by identifying gaps; develop new procedures
• Problem-solving and critical thinking; recommend solutions for improvements
• Communication: Excellent listening skills allow analysts to understand clients' or colleagues' needs

Qualifications:

• Individual must be self-motivated with great follow-up skills and be able to work independently
• Strong organizational skills required to coordinate and manage multiple cross divisional work process and projects
• Bachelor's degree
• Strong written and verbal skills enabling effective communication with all levels of management
• Strong analytical, problem solving and interpersonal skills

AbbVie strives to provide a French working environment for its employees in Quebec. Although as part of its francization program has taken all reasonable steps to avoid imposing the following requirement, advanced amount of knowledge of English is an essential requirement for the position of Specialist Organizational including, but not limited to, for the following reasons:

• Anglophone region outside the province of Quebec.
• English speaking clients outside the province of Quebec.
• English speaking employees outside the province of Quebec.

AbbVie is an equal opportunity employer and encourages women, Aboriginal people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.
AbbVie is an equal opportunity employer including disability/vets. It is AbbVie’s policy to employ qualified persons of the greatest ability without discrimination against any employee or applicant for employment because of race, color, religion, national origin, age, sex (including pregnancy), physical or mental disability, medical condition, genetic information, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, status as a disabled veteran, recently separated veteran, Armed Forces service medal veteran or active duty wartime or campaign badge veteran or a person’s relationship or association with a protected veteran, including spouses and other family members, or any other protected group status. We will take affirmative action to employ and advance in employment qualified minorities, women, individuals with a disability, disabled veterans, recently separated veterans, Armed Forces service medal veterans or active-duty wartime or campaign badge veterans. The Affirmative Action Plan is available for viewing in the Human Resources office during regular business hours.