Coordonnateur Aux Inscriptions Et Programme Scientifique

Voici un poste à distance.

Coordonnateur aux inscriptions et programme scientifique – Télétravail

Êtes-vous à la recherche d'un emploi stimulant et dynamique dans la région de Québec? Souhaitez-vous faire partie d'une équipe qui croit en votre potentiel et d'une grande entreprise qui vous aidera à progresser dans votre carrière? Ce poste est fait pour vous! Nous recherchons actuellement un coordonnateur, une coordonnatrice aux inscriptions et programme scientifique pour l'un de nos clients, firme d’organisation de congrès, d’événements et de réunions.

Ce qu’il y a pour vous :

• Bonus à la performance.
• Programme d’assurances collectives.
• Contribution de l’employeur au régime enregistré d'épargne-retraite.
• Horaire de 9h00 à 17h00 avec flexibilité.
• Plan d’intégration et parrainage à l’entrée en fonction.
• Équilibre entre travail et vie personnelle pour garantir votre bien-être et votre productivité. Ce poste offre un arrangement de travail à distance avec un fuseau horaire similaire à UTC-5.
• Salaire horaire de 25$ à 28$.
• 3 semaines de vacances par an, avec 2 semaine supplémentaire à Noël, ainsi que des jours fériés plus généreux que ce que prévoient les lois du travail.
• Poste permanent à temps plein (37.5 heures par semaine).
• Équipe dynamique, passionnée, et ouverte à la diversité.

Responsabilités :

Gérer les formulaires et les bases de données :

• Gérer des bases de données.
• Créer et gérer des formulaires d’inscription en ligne à partir d’outils spécialisés.

Effectuer les suivis des inscriptions reçues:

• Conception graphique et assemblage de cocardes.
• Répondre aux demandes et aux questions des participants (téléphone et gestion de boites courriels de congrès);
• Entrée de données manuelle au besoin et contrôle de la qualité des données;
• Envoi de documents de confirmation pour demandes de visa;
• Traitement des paiements, émissions des remboursements, facturation et préparation des reçus;

Programmer et générer des rapports se rapportant à la gestion des données d’inscription à partir des bases de données tels que:

• Production de rapports d’inscriptions pour suivis clients;
• Production de listes pour gestion d’événement sur site (participants, allergies, soldes dus, inscriptions par statut, etc.).

Gérer des comptes bancaires d’événement:

• Traitement des dépôts (compte marchand, paiements, remboursement);
• Réconciliations bancaires post‐événement;
• Assurer les inscriptions des participants VIP sur site tels que les membres du comité organisateur, les exposants, les conférenciers et les commanditaires (via des codes promotionnels);
• Exécuter toute autre tâche connexe au besoin.

Coordonner et gérer des activités scientifiques:

• Coordonner avec les intervenants internes et externes pour élaborer le programme scientifique de l'événement;
• Organiser les sessions scientifiques, y compris la planification des horaires, la sélection des conférenciers et la coordination des présentations;
• Participer à la gestion des aspects logistiques de l'événement, tels que la réservation de salles, la gestion des repas et le suivi des besoins techniques.
• Gérer le processus de soumission et de révision des résumés scientifiques;
• Superviser la création et la présentation des posters et résumés au sein de l'événement scientifique;

Ce dont vous aurez besoin pour réussir:

• Détenir 1 an d'expérience en tant que coordonnateur aux inscriptions.
• Être disponible pour des déplacements occasionnels liés à des événements.
• Détenir de l’expérience dans l'utilisation de plateformes d'inscription telles que SWAP card, Cvent, Four Waves, PhedLoop ou d'autres plateformes similaires
• Détenir de l’expérience dans la coordination d'événements scientifiques.
• Être titulaire d’un diplôme d'Études Collégiales (DEC).
• Être bilingue en français et en anglais tant à l'oral qu'à l'écrit

Pourquoi Recrute Action?

Recrute Action (permis d'agence : AP-2000003) fournit des services de qualité en matière de recrutement en offrant un soutien et une approche personnalisée autant pour les chercheurs d’emploi que pour les entreprises. Seuls les candidats qualifiés qui répondent aux critères d'embauche seront contactés.