Administrative Clerk / Commis Administratif

The Administrative Clerk provides administrative support and leads the Facilities department accounting activities. The candidate chosen will be in a technological work environment and will report to the Facilities Manager.
What your day will look like:

• Monitoring of the bill payment process consisting in the creation of new suppliers, purchase requisitions and purchase orders
• Preparation of forms (new supplier and reciprocal confidentiality agreements)
• Management of various applications for permits/renewals of certificates (use authorization certificates, insurance certificates etc.)
• Updating of data with the facilities and project management software (Smartsheet)
• Assistance for the management team of construction and renovation projects
• Management of service or warranty calls when required
• Problem resolution, identification of the causes and reporting to his or her superior in cases that exceed his or her level of responsibility
• Issuing of general communications and emails
• Approval and monitoring of various monthly bills
• Monitoring of costs related to the various department projects
• Reconciliation of purchases made with the department’s corporate credit cards
• Support and assistance for the facilities team members in the Province of Québec and outside Québec
• Performance of various related tasks when required
• Ordering of certain equipment
• Participation in the development and implementation of administrative tools and procedures to improve the efficiency of the department’s activities
• Filing of documents, compilation and updating of data in the department’s SharePoint

About you:

• Understanding of accounting processes and procedures
• Skilled in learning new software
• Ability to work autonomously and as part of a team
• Ability to progress in a fast-changing environment and perform tasks on time
• Capacity to be proactive and resourceful
• Ability to work in Microsoft Office suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Excellent ability to communicate in oral and written French and English

Great if you have:

• Knowledge of construction methods and processes (facilities, techniques, materials, standards)
• Work experience in supporting the management of construction projects
• Work experience in the technologies sector

Let’s talk perks!

• Onsite fitness facility with personal trainer
• Subsidized meals in our amazing Bistro (Les Cordons Bleus)
• Attractive compensation package
• Free, unlimited coffee
• Training Tuition Reimbursement Program
• Work-life balance with a flexible working schedule
• Private, free parking for all employees

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Thank you for your application, but please note that only qualified candidates will be contacted. Head-hunters and recruitment agencies may not submit resumés/CVs through this Web site or directly to managers.
Le Commis administratif au département des ressources immobilières assure le support administratif et a la charge du processus comptable des activités du département. Le ou la candidate retenu(e) évoluera dans un milieu de travail technologique et relèvera du gestionnaire du département.
À quoi ressemblera votre journée :

• Mise à jour de données avec les logiciels immobilier et gestion de projet (Smartsheet)
• Résolution de problèmes, identifications des causes et signalement à son supérieur pour les cas qui dépassant son niveau de responsabilité
• Approbation et suivi de diverses factures mensuelles
• Suivi du processus de paiement de factures comprenant la création de nouveaux fournisseurs, de requêtes d’achat et de bons de commande
• Émission de communications générales et courriels
• Réalisation de diverses tâches connexes lorsque requis
• Prise en charge des diverses demandes de permis/renouvellements de certificats (certificat d’autorisation d’usage, certificat d’assurance)
• Assistance à l’équipe de gestion des projets de construction et de rénovation
• Support et assistance auprès des membres de l’équipe des ressources immobilières de la province de Québec et hors province
• Classement de documents, compilation et mise à jour de données dans le SharePoint du département
• Gestion des appels de services ou de garantie lorsque requis
• Participation au développement et à l’implantation d’outils et de procédures administratives afin d’améliorer l’efficacité des activités du département
• Préparation de formulaires (nouveau fournisseur et accords réciproque de confidentialité)
• Suivi des coûts liés aux différents projets du département
• Commande de certains équipements
• Réconciliation des achats effectués avec les cartes de crédit corporatives du département

Votre profil :

• Compréhension du processus et des termes du processus comptable
• Aptitude à agir par anticipation et débrouillardise
• Capacité à travailler avec autonomie et aussi en équipe
• Excellentes aptitudes à communiquer en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit
• Capacité à travailler avec la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à progresser dans un milieu en évolution rapide et à exécuter des tâches dans les délais impartis
• Habilité à pouvoir apprendre de nouveaux logiciels

Encore mieux si vous possédez ces atouts :

• Expérience de travail dans le secteur des technologies
• Expérience d’emploi au support à la gestion de projets de construction
• Connaissance des méthodes et processus de construction (équipements, techniques, matériaux, normes)

Voilà ce que nous offrons !

• Centre d’entraînement sur place
• Programme de remboursement des frais de formation
• Régime de rémunération attrayant
• Repas subventionnés à notre incroyable Bistro (Les Cordons Bleus)
• Espace de stationnement gratuit pour tous les employés
• Équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à un horaire de travail flexible et environnement de travail hybride
• Café gratuit à volonté

Si vous souhaitez savoir à quoi ressemble l’environnement de travail chez Genetec, voici le lien vers notre vidéo d’entreprise : Culture à Genetec
Merci pour votre candidature, mais veuillez noter que seul(e)s les candidat(e)s qualifié(e)s seront contacté(e)s. Les chasseurs de têtes et les agences de recrutement ne sont pas autorisés à soumettre des CV par l'intermédiaire de ce site web ou directement aux gestionnaires.