Adjoint Administrative Exécutive Jobs

Relevant de la Direction des Ressources humaines et Direction des Communications & du Marketing, l’adjoint(e) exécutif (ve) assure son soutien exécutif et travaillera en collaboration avec l’équipe de direction afin de garantir un environnement de travail organisé et efficace. Elle/il constitue le point de contact principal des groupes d’intérêt internes et externes pour toutes les questions relevant du bureau de la Direction des Ressources humaines et Direction des Communications & du Marketing, des TI et du Service Clients du Groupe 3737.

Liens hiérarchiques: Le ou la titulaire du poste reçoit ses mandats de la Direction des Ressources humaines et Direction des Communications & du Marketing, des TI et du Service Clients du Groupe 3737.

Liens fonctionnels: Le ou la titulaire du poste a des liens de collaboration directs avec l’équipe de la Direction générale.

EXIGENCES

Formation académique : BAC (secrétariat, bureautique, Communication, Marketing, Administration des ventes etc.).

Expérience professionnelle : Cinq (5) ans d’expérience dans la gestion de bureau et secrétariat, l’assistanat exécutif de Département comme le Marketing, Les ressources Humaines, l’administration des ventes.

Habilités Professionnelles:

Qualité rédactionnelle exceptionnelle en français international et anglais (écrit, oral). Expert(e) de la suite MS Office (Excel, Word, Power Point). Souci du détail, rigueur, sens de l’organisation, respect de la confidentialité, capacité à travail en équipe et s’adapter rapidement, multitâches, Capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais ; pro-actif(ve), orienté(e) solutions.

Personnelles : Autonomie, rigoureux, respect des valeurs de l’organisation, loyauté, rigueur, pro-actif(ve).

Tests requis : Rédaction, correction et traduction de textes en 2 langues (Français et anglais). Tableur Excel. Présentation Power Point.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

De façon plus détaillée, la personne titulaire de ce poste occupera les fonctions principales suivantes :

·Aider aux fonctions générales de la direction Direction des Ressources humaines et Direction des Communications & du Marketing, des TI et du Service Clients du Groupe 3737;

·Planifier, coordonner, suivre et mettre en application les agendas des Directeurs respectifs ;

·Effectuer une grande variété de tâches administratives, Gestion des comptes de dépenses, coordonner les déplacements, préparer les itinéraires et les documents de voyage requis. Assurer la réservation des vols et des chambres d’hôtel, organiser les transports terrestres et prendre d'autres dispositions connexes;

·Gestion des documents et archivage, formatage, Rédaction et traductions au besoin ;

·Gestion des changements simple sur le site web ; et réseaux sociaux.

·Gestion de la correspondance et des contacts ;

·Aide à la Coordination et l’organisation d’événements interne et externe ;

·Préparation et suivi des réunions, conférences et aide à monter les présentations ;

·Préparer les contrats des sous-traitants et les NDA correspondants et faire le suivi avec la Direction des finances ;

·Coordonner le soutien technique TI avec les partenaires externes ;

·Améliorations des processus administratif et technologiques ;

·Et autres tâches administratives connexes.

Assurance Dentaire

Assurance Invalidité

Assurance Maladie Complémentaire

Assurance Vie

Assurance Vision

Congés payés

Événements d'Entreprise

Horaires flexibles

Programme d'Aide aux Employés

Stationnement sur place

Horaires de travail:

Du Lundi au Vendredi

Quart de jour

Langue:

Français (Obligatoire)

Lieu du poste : In person