Project Finance And Administrative Coordinator – Coordonnateur Des Finances Et De L’administration Du Projet

The French version follows

Position: Project Finance and Administrative Coordinator

Type of Employment: Full time

Location: Alinea Gatineau or Calgary corporate office

Reporting to: Office Manager

Language requirements: English or French, bilingual preferred

Remuneration: Fees are subject to negotiation and must not exceed established market rates.

Application Deadline 18 August 2023

Application instructions:

1. A cover letter is mandatory to be considered for this position. Please include your approximate salary expectations as an annual salary amount in Canadian dollars.
2. Please read the responsibilities and the qualifications to ensure your cover letter and updated CV reflects the mandatory points.
3. Interested applicants are encouraged to submit their CV and cover letter to [email protected]
4. Only successful applicants will be contacted. No phone calls please.

About Alinea International Ltd.

At Alinea International, we value equity, diversity, and inclusion in everything we do. We are an equal opportunity employer and oppose all forms of discrimination. We actively seek and encourage applications from people from diverse backgrounds, recognizing that an inclusive workforce enriches our organization and achieves smarter, more innovative outcomes.

Alinea is an international development consultancy providing technical and management expertise that helps people improve their lives. We work with governments, NGOs, the private sector and communities to create lasting change. Over 35 years, Alinea has successfully delivered more than 1,000 projects worldwide.

Key Responsibilities

Reporting to the Office Manager and Canadian Project Directors, the Finance and Administrative Coordinator will be responsible for the financial and administrative aspects of any projects assigned to them. They will oversee all project finance and administration duties and will liaise as needed with key project stakeholders based in Canada and abroad.

Specific responsibilities include, but are not limited to:

• Providing administrative and technical support services for the project and establish and maintain efficient administrative systems including filing and inventory;
• Monitoring the financial aspects of the Project, including reconciliation of bank accounts, petty cash, daily/monthly journals, and initiatives’ financial reports;
• Coordinating and provide support on recruitment of key personnel and procurement of goods and services, as needed;
• Reviewing expenditures and developing budget control mechanisms enabling the Projects to adequately monitor performance according to budget allocation by result;
• Preparing contracts for consultants and conduct audits of resulting timesheets, expense claims and invoices;
• Managing the Project financial accounting systems;
• Ensuring effective management of project expenditures by properly documenting, preparing and submitting for approval the Project-level quarterly and annual financial reports;
• Providing administrative support to the project core teams and Project Directors and provide guidance on administrative processes to local staff.
• Providing reporting support to the Project Directors, including administrative services, formatting and auditing, reviewing, and submission, as needed;
• Coordinating all project logistics, including transportation and accommodation for project staff and consultants, visas and pre-deployment packages;

Academic Qualifications and Experience:

Mandatory:

• High level of attention to detail
• Ability to prioritize and manage time efficiently
• College diploma (e.g. accounting certificate) or undergraduate degree (i.e. bachelor or equivalent)
• Minimum of three years working experience as a Project Finance and Administrative Coordinator
• Demonstrated experience coordinating projects with dispersed resources in two or more developing countries
• A team player that readily supports other organizational members and members of their project team(s)
• Excellent interpersonal, written and verbal communication skills
• Excellent computer skills. A strong skill set in MS Office is required, particularly in MS Word, Excel, Outlook and PowerPoint

Alinea prides itself on being an adaptive and learning environment, and therefore we foster and encourage job-embedded growth and learning.

Alinea is committed to safeguarding children and vulnerable adults. Given the nature of our work, candidates will be subjected to due diligence checks and to enhanced background checks as appropriate.

For more information about Alinea, please visit our website: www.alineainternational.com

Version française

Poste: Coordonnateur des finances et de l’administration du projet

Type d’emploi: Permanent à temps plein

Lieu: Bureau d’Alinea Gatineau ou Calgary

Sous la responsabilité de: Gestionnaire de bureau

Exigences linguistiques : Anglais ou français, bilingue de préférence

Rémunération: Les honoraires font l’objet de négociations et ne doivent pas dépasser les taux du marché établis.

Date limite de dépôt des candidatures 18 août 2023

Mise en Candidature:

1. Une lettre de motivation avec un CV est obligatoire pour être pris en considération. Veuillez indiquer vos attentes salariales approximatives sous la forme d’un salaire annuel en dollars canadiens.
2. La lettre de motivation doit préciser en quoi vous correspondez à l’opportunité, vos honoraires journaliers et votre disponibilité actuelle.
3. Pour postuler, veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitæ à Alinea Employment : [email protected]
4. Seuls les candidats retenus seront contactés. Pas d’appels téléphoniques s’il vous plaît.

À propos d’Alinea International Ltd.

Alinea est un cabinet de conseil en développement international qui fournit une expertise technique et de gestion pour aider les gens à améliorer leur vie. Nous travaillons avec des gouvernements, ONGs, le secteur privé et des entreprises et des communautés pour créer des changements durables. En 35 ans, Alinea a mené à bien plus de 1,000 projets dans le monde entier.

Responsabilités clés

Sous la responsabilité du chef de bureau et des directeurs de projets canadiens, le coordonnateur des finances et de l’administration du projet sera responsable des aspects financiers et administratifs de tous les projets qui lui seront confiés. Ils superviseront toutes les tâches financières et administratives liées aux projets et assureront la liaison avec les principaux acteurs du projet au Canada et à l’étranger.

Les responsabilités de l’aide de projet comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Assurer la gestion efficace des dépenses du projet en documentant et en préparant comme il se doit les rapports financiers trimestriels et annuels du projet et en les soumettant aux fins d’approbation;
• Fournir un soutien aux directeurs de projet en matière de rapports, y compris les services administratifs, la mise en forme et l’audit, la révision et la soumission, le cas échéant ; et
• Fournir un soutien administratif aux équipes de base du projet et aux directeurs de projet et fournir des conseils sur les processus administratifs au personnel local.
• Coordonner toute la logistique du projet, y compris le transport et l’hébergement du personnel et des consultants du projet, les visas et les dossiers de pré-déploiement ;
• Préparer les contrats pour les consultants et effectuer des audits des feuilles de temps, des notes de frais et des factures qui en résultent ;
• Examiner les dépenses et mettre au point des mécanismes de contrôle budgétaire permettant au projet de suivre correctement le rendement conformément à l’affectation budgétaire par résultat;
• Fournir des services de soutien administratif et technique pour le projet et établir et maintenir des systèmes administratifs efficaces, y compris l’archivage et l’inventaire;
• Coordonner et soutenir le recrutement de personnel clé et l’acquisition de biens et de services, le cas échéant ;
• Surveiller les aspects financiers du projet, y compris le rapprochement des comptes bancaires, la petite caisse, les journaux généraux quotidiens et mensuels, et les rapports financiers des initiatives;
• Gérer les systèmes de comptabilité financière du project;

Qualifications académiques et expérience:

Obligatoire :

• Excellentes compétences informatiques. De solides compétences en MS Office sont requises, en particulier en MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Minimum de trois ans d’expérience professionnelle en tant qu’aide de projet.
• Excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle, écrite et orale.
• Grand souci du détail.
• Expérience avérée de la coordination de projets avec des ressources dispersées dans deux pays en développement ou plus.
• Diplôme d’études collégiales (p. ex. administration des affaires ou administration publique, certificat en gestion de projet) ou diplôme de premier cycle (c.-à-d. baccalauréat ou équivalent);
• Capacité à établir des priorités et à gérer efficacement son temps.

Chez Alinea International, diversité, l’équité, l’inclusion, l’accessibilité et l’appartenance sont des valeurs essentielles. Alinea souscrit à l’équité d’emploi et s’oppose à toute forme de discrimination. Nous sommes toujours à la recherche de personnes d’origines diverses, car nous croyons qu’un milieu de travail inclusif enrichit notre organisation et nous permet d’innover et d’obtenir de meilleurs résultats.Protection Alinea s’engage à protéger les enfants et les adultes vulnérables. En raison de la nature de notre travail, tous les candidats seront soumis à des contrôles de diligence raisonnable et à des vérifications approfondies des antécédents, le cas échéant.

Pour plus d’informations sur Alinea, veuillez consulter notre site web : www.alineainternational.com