Poste D’adjointe Ou D’adjoint À La Direction Générale

(Bureau de Québec ou Montréal)
EMPLOI PERMANENT
Description Des Fonctions
Relevant de la directrice générale, l’adjointe ou l’adjoint de direction offre de l’appui administratif et clérical à la Direction générale et à l’équipe de gestionnaires, selon les besoins. Plus particulièrement, la titulaire ou le titulaire du poste coordonne de manière quotidienne, avec efficacité, les appels téléphoniques, la gestion des rendez-vous, la correspondance et la gestion du système de classement papier et électronique de la Direction générale. Enfin, l’adjointe ou l’adjoint de direction agit à titre de relève à la personne adjointe au comité exécutif en l’absence de celle-ci.
Tâches à Effectuer

• Effectue les recherches nécessaires afin de rassembler les informations pertinentes aux dossiers assignés;
• Coordonne la circulation de l’information et de la documentation, en fonction des besoins la personne directrice générale et des gestionnaires, pour prise de décision; est appelée à effectuer les suivis appropriés et le classement des dossiers;
• Formate et reproduit, selon les besoins, divers documents à l’aide de différents logiciels de la suite Office;
• Photocopie, assemble et distribue des documents selon les besoins la personne directrice générale et l’équipe des gestionnaires;
• Collabore au dossier de la pérennité, à la préparation des instances;
• Peut être appelée à remplacer l’adjoint ou l’adjointe au comité exécutif;
• Procède à l’envoi de la correspondance la personne directrice générale;
• Consigne des notes lors de réunions de gestion et de rencontres administratives; rédige et révise les procès-verbaux ; est également appelée à réviser et à corriger l’ensemble des documents produits par la personne directrice générale et l’équipe des gestionnaires, selon les besoins;
• Organise les réservations et les voyages, tels que le transport et l’hébergement;
• Rédige des lettres et produit des rapports et autres documents; peut être appelée à recevoir des consignes quant au contenu de lettres à rédiger;
• Organise des rencontres pour la personne directrice générale, incluant les rencontres individuelles avec les membres ainsi qu’avec des clients et partenaires;
• Coordonne l’agenda de la personne directrice générale;
• Collabore à la mise en place de politiques et de procédures administratives;
• Effectue toutes autres tâches connexes requises.
• Selon le besoin la personne directrice générale, fait parvenir des messages, courriels, des lettres et des télécopies; procède aux envois postaux ordinaires et par messagerie;
• Prend les appels et messages téléphoniques la personne directrice générale, en son absence et lorsque nécessaire;

CONDITIONS DE TRAVAIL
Salaire : selon l’expérience, en référence à la classe d’emploi 6 de l’échelle salariale de la convention collective, taux horaire de 35,03 $ à 43,28 $
Localité de travail :Québec ou Montréal
Horaire de travail : 35 heures semaine
POUR POSTULER
Faire parvenir votre curriculum vitae et un texte expliquant les motifs de votre candidature, au plus tard le 10 août 2023, avant 16 h 30, par courriel à l’adresse suivante : [email protected]
Note importante : Les candidatures reçues à ce concours font l’objet d’une présélection de la part d’un comité de sélection. Cette présélection s’effectue sur la base des documents soumis seulement. Les candidates et candidats doivent s’assurer de transmettre un dossier complet, ainsi que l’adresse courriel où il sera possible de les contacter en toute discrétion. Seuls les candidates et candidats présélectionnés seront contactés pour une entrevue.
Autres renseignements
Une mesure d’accès à l’égalité pour les femmes prévoit, qu’à compétence égale et lorsqu’il n’y a pas atteinte de la représentation proportionnelle des femmes, il y aura le choix d’une candidature féminine au moment du processus de sélection.
EXIGENCES

• Maîtrise du logiciel SIGMAS;
• Maîtrise des logiciels informatiques de la suite Office avec une grande habileté à utiliser Word et Excel;
• Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique et 5 ans d’expérience pertinente ou un diplôme d’études professionnelles et 7 ans d’expérience pertinente;
• Très bonne maîtrise de la langue française tant à l’écrit qu’à l’oral.

APTITUDES SPÉCIFIQUES

• Capacité à travailler avec précision et rapidité
• Souci du service à la clientèle
• Diplomatie, tact, discrétion
• Autonomie, rigueur, initiative et jugement
• Très bon esprit d’équipe