Coodonnateur (Rice) Administratif (Ive) À La Direction Et Aux Événements

Chez GardaWorld, c'est toute une carrière qui vous attend !

GardaWorld est actuellement à la recherche d’un.e Coodonnateur (rice) administratif (ive) à la direction et aux événements

Emplacement : Ville St-Laurent

À propos de GardaWorld

GardaWorld est un champion mondial des services de sécurité, de la gestion intégrée du risque et de la gestion du numéraire qui emploie plus de 132 000 professionnels hautement qualifiés dans le monde. Guidée par une culture entrepreneuriale et des valeurs d’intégrité, de vigilance, de confiance et de respect, GardaWorld offre des solutions de sécurité et de technologie personnalisées ainsi qu’une prestation de services hors pair, appuyés par des partenariats à forte valeur ajoutée. Reconnaissant que la sécurité est essentielle à la conduite des affaires et au bon maintien de la sécurité des communautés, GardaWorld opère avec des normes rigoureuses de gouvernance tout en s’engageant à fournir des services professionnels de qualité et à veiller au bien-être de tous. Forte de sa réputation bien établie, elle est partenaire de longue date des plus grandes marques, de sociétés du Fortune 500 et de gouvernements. Pour en savoir plus, visitez https://www.garda.com.

À propos de toi

Tu aimes gérer l’ensemble de ton univers et contribuer à l’organisation et à l’efficacité de différentes équipes. Ta rigueur et ton sens des responsabilités surprendraient le plus précis des ingénieurs. Ta bonne humeur réjouit les plus endurcis et il est impensable pour toi de procrastiner. La pression ne te fait pas peur, et tu sais comment garder le focus dans un environnement très dynamique.

Tu rêves de joindre une équipe où ton petit côté assidu sera célébré.

Ta mission

Relevant de la vice-présidente, bureau du chef de la direction, tu auras pour mission d'assurer un soutien administratif et opérationnel au bureau de la haute direction et en plus de voir au bon déroulement de l’ensemble des activités du siège social. En une seule journée, tu pourrais par exemple gérer les comptes payables de certains fournisseurs, planifier les C.A, coordonner des rencontres et superviser la décoration des espaces. De plus, tu auras à collaborer à la planification, à l’organisation, à la réalisation et au bon déroulement de certains événements internes et externes corporatifs tenus à notre siège social.

Gestion Administrative

• Coordonner certaines rencontres, organiser des réunions, des conférences, des téléconférences et des déplacements tout en coordonnant les horaires des participants
• Gérer les appels téléphoniques, les questions et les demandes de renseignements internes et externes avec tact et professionnalisme et en effectuer le suivi
• Effectuer les bons de commandes (ouverture de projet et suivis de projets), lorsque requis
• Faire la réconciliation de la carte de crédit corpo de la vice-présidente
• Effectuer des réservations de restaurants ou autres pour l’équipe de la haute direction
• Assurer les tâches administratives de certains membres de l’équipe : présentations, rapports et données statistiques incluant révision, rédaction, transcription, gestion de la traduction (français/anglais), formatage, recherche, édition, copie et transmission de textes, de données et de graphiques
• Assurer le suivi des comptes payables de certains fournisseurs

Gestion De Fournisseurs Clés Du Siège Social

• Assurer le suivi et la bonne gestion de l'opérateur de la salle de sport, y compris la gestion des commentaires des employés et les échanges avec son personnel
• Effectuer certains suivis avec le traiteur et l'opérateur du bistro du siège social, lorsque nécessaire
• Établir le lien avec le directeur du bâtiment et ses équipes pour garantir le bon fonctionnement des activités du siège social

Gestion Des Événements Corporatifs

• Coordonner la mise à jour des listes d’invitation, des envois, des relances, des réservations, de la facturation
• Collaborer à la réalisation des documents relatifs aux événements (formulaires de réservation et d’invitation, listes de matériel, scénarios, plans de salle, projections, lettres de remerciement, différents rapports, site Internet et réseaux sociaux) en collaboration avec l’équipe des communications corporatives
• Contribuer à la production des bilans de chaque événement
• Assurer un suivi des contrats avec les fournisseurs événementiels
• Coordonner et organiser les C.A., rencontres de la haute direction, sommets, autres événements et en assurer les suivis avec les équipes internes
• Organiser les déplacements, réservations d’hôtel et autres lorsque requis
• Collaborer au bon déroulement des événements et contribuer à la livraison d’événements de qualité

Les Qualifications Requises

• Aptitudes communicationnelles en français et en anglais oral et écrit (la langue usuelle du travail est le français)
• Connaissance de base en design graphique et des plateformes Adobe Creative Suite (InDesign, Illustrator et Photoshop), un atout
• Bonne maîtrise de la suite Office, dont Powerpoint et SharePoint
• 5 à 10 ans d’expérience préalable dans un rôle d’adjoint exécutif, organisation d’événements ou de gestion de bureau
• Expérience en événementiel, un atout
• Diplôme d'études collégiales en techniques de bureau ou diplôme universitaire dans un domaine pertinent

Les compétences et aptitudes recherchées

• Engagé – Ayant envie de faire partie d’une équipe en croissance et d’y évoluer
• Faire preuve de flexibilité – Capable de gérer les urgences et planifier/modifier les priorités
• Accorder une attention extrême aux détails et compétences en résolution de problèmes
• Sens élevé de la confidentialité, de l'éthique professionnelle et de la discrétion
• Intègre – Possède une bonne éthique de travail et sait respecter les règles de confidentialité
• Être rigoureux, organisé et minutieux
• Être un bon collaborateur de bonne humeur qui communique clairement

Ce que GardaWorld peut t’offrir

• Un bistro restaurant offrant des lunchs délicieux
• L’accès gratuit à un gym et certains cours de groupe dans les locaux de notre siège social
• Le stationnement gratuit au bureau
• Des assurances collectives
• Une gestionnaire qui a à cœur ton développement professionnel et ton équilibre vie-travail
• Collaborer avec des experts de différents domaines et épauler une équipe multidisciplinaire à la haute direction de GardaWorld
• Un régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) collectif avec contribution de l’employeur

Si tu es une personne motivée, éthique et dotée d'un excellent jugement professionnel, qui cherche à avoir un impact direct sur le succès de l'entreprise et à évoluer avec elle, ce poste est fait pour toi.