Executive Assistant/ Adjoint(E) De Direction

Relevant de la Directrice exécutive, Ressources humaines et communications, et Greffière en chef, la personne choisie fournira une assistance aux membres de la Commission.

Lieu : Saint John, Nouveau-Brunswick.

Tâches : Ce rôle fournira de l’assistance et un soutien administratif aux membres de la Commission, alors qu’ils dirigent la Commission dans la réalisation de son mandat. Ses tâches incluent :

• Organiser et coordonner les réunions, préparer l'ordre du jour et la documentation pertinente, rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des points d'action au besoin ;
• Travailler en équipe dans un esprit de collaboration ;
• Relecture de documents dans les deux langues officielles, y compris les décisions de la Commission ;
• Compiler des données provenant de diverses sources, préparer des rapports d'analyse et aider à préparer la présentation ;
• Fournir un soutien administratif aux autres membres de l'équipe au besoin; et
• Assurer la liaison et interagir avec d'autres organisations au besoin ;
• Gérer le calendrier, planifier, organiser et gérer les détails logistiques ;
• Préparer et distribuer les documents de réunion ;
• Effectuer une variété de tâches administratives et de bureaux, l'administration des ressources financières et humaines et fournir un soutien professionnel à tous les membres de la Commission ;
• Toutes autres tâches et fonctions qui peuvent être attribuées.
• Coordonner les préparatifs de voyage ;
• Rassembler et formater les données dans des rapports réguliers et ponctuels et des tableaux de bord ;
• Aider au rapportage et à la mise en oeuvre des projets et programmes ;
• Effectuer diverses tâches reliées aux achats, au suivi des dépenses périodiques et à la gestion budgétaire, en coordination avec le bureau comptable ;
• Rédiger de la correspondance et d'autres documents de nature complexe dans les deux langues officielles avec un haut niveau de professionnalisme ;
• Soutenir le développement et participer à la mise en oeuvre d'opportunités d'amélioration, contribuant au fonctionnement efficace et efficient de la Commission ;

Qualifications : La personne choisie sera titulaire d’un diplôme d'études postsecondaires et possèdera au moins 5 années d’expérience de travail dans un rôle similaire. Un niveau élevé de professionnalisme, la capacité de travailler avec des informations confidentielles, de prioriser et de gérer plusieurs tâches simultanément, une attention particulière aux détails et à l’exactitude de même que la capacité de travailler de façon autonome et avec une orientation minimale sont essentiels à ce rôle exigeant. De solides compétences en informatique et l’aptitude à utiliser la bureautique, les logiciels et les applications sont requises.

Des compétences avancées en communication et une excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et oral sont nécessaires.

Salaire : Le salaire sera compétitif et tiendra compte du niveau d’éducation et d’expérience.

La Commission de l’énergie et des services publics du Nouveau-Brunswick est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.

Remarque : Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour l'étape suivante.

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ en toute confidentialité, au plus tard le vendredi 18 août 2023 à 16 h 30 (HAA), à l’attention de :

Madame Kathleen Mitchell

Directrice exécutive, Ressources humaines et communications, et Greffière en chef

Commission de l'énergie et des services publics du Nouveau-Brunswick

15, Market Square, bureau 1400

C.P. 5001

Saint John (Nouveau-Brunswick) E2L 4Y9

Courriel : [email protected]

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Reporting to the Executive Director, Human Resources and Communications, and Chief Clerk, the successful candidate will provide assistance to Board Members.

Location: Saint John, New Brunswick.

Duties: This role will provide administrative support and assistance to Board Members, as they lead the Board in the delivery of its mandate. Duties include:

• Drafting/composing correspondence and other documents of a complex nature in both official languages with a high level of professionalism;
• Coordinating travel arrangements;
• Such other duties and functions as may be assigned.
• Performing a variety of administrative and clerical tasks, financial and human resources administration, and providing professional support to all Board members;
• Managing the calendar, scheduling, organizing, and managing logistical details;
• Compiling data from various sources, preparing analysis reports, and assisting in preparing presentations;
• Working in a team environment in a collaborative fashion;
• Assisting with reporting and implementation of projects and programs;
• Providing administrative support to other team members as required; and
• Proofreading documents in both official languages, including Board decisions;
• Preparing and distributing meeting materials;
• Performing various tasks related to purchases, tracking of periodic expenses, and budget management, in coordination with the accounting office;
• Gathering and formatting data into regular and ad-hoc reports, and dashboards;
• Liaising and interacting with other organizations as required;
• Organizing and coordinating meetings, preparing agenda and relevant documentation, taking minutes of meetings, and following up on action items as required;
• Supporting the development and participating in the implementation of improvement opportunities, contributing to the Board’s effective and efficient operation;

Qualifications: The preferred candidate will have a post-secondary diploma and at least 5 years of experience in a similar role. A high level of professionalism, the ability to work with confidential information, to prioritize and multi-task, strong attention to detail and accuracy, and the ability to work independently and with minimal direction are essential to this challenging role. Strong computer skills, and the ability to use office technology, software, and applications are required.

Advanced communication skills and excellent written and spoken competence in English and French are required.

Salary: Salary will be competitive and commensurate with education and experience.

The New Brunswick Energy and Utilities Board is an Equal Opportunity Employer.

Please note: Only candidates selected for further consideration will be contacted.

Please forward your resume in confidence on or before Friday, August 18, 2023, at 4:30 p.m. (ADT) to the attention of:

Ms. Kathleen Mitchell

Executive Director, Human Resources and Communications, and Chief Clerk

New Brunswick Energy and Utilities Board

15 Market Square, Suite 1400

P.O. Box 5001

Saint John, New Brunswick E2L 4Y9

Email: [email protected]