Adjoint(E) De Direction

Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

L’adjoint de direction relève du directeur général. Il assure un soutien administratif en appui à la direction générale, aux membres de la direction ainsi qu’au conseil d’administration. Il soutient quotidiennement le déploiement de plusieurs dossiers au niveau administratif.

VOTRE QUOTIDIEN AU SEIN DE LA COOPÉRATIVE

Soutien à la direction générale et aux directeurs

• Effectuer tout autres tâches connexes.
• Participer activement à l’amélioration du fonctionnement administratif et de l’élaboration de procédures.
• Structurer, suivre et maintenir les indicateurs de performances organisationnel.
• Filtrer les appels, gérer les agendas, et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements, les réunions et les événements.
• Supporter la direction générale dans la gestion de la conformité des réglementations et statut de la coopérative.
• Recevoir et diriger la correspondance du directeur général.
• Gérer des calendriers et des listes d’envoi.
• Assurer la mise à jour des informations générales de la Coopérative auprès des instances gouvernementales.
• Assurer la gestion de la documentation : classement et archivage des documents et la mise à jour annuelle de documents.
• Assurer un soutien administratif à la direction générale et aux membres de l’équipe de direction.
• Recueillir, traiter et acheminer la documentation qui concerne la satisfaction de la clientèle.
• Rédiger, préparer, réviser et envoyer des documents officiels et à caractère légaux ou corporatif, diverses communications et présentations tant à l’interne qu’à l’externe.

Support au conseil d’administration et à la vie associative

• Gérer les listes d’envoi et assurer les retours de la documentation associative.
• Assurer la logistique des réunions du conseil d’administration et le support technique des comités
• Agir à titre de personne-ressource auprès des membres du conseil d’administration (CA) : gérer les communications, les demandes, les accès informatiques, et assurer un support technique au besoin.
• Assister aux réunions du conseil d’administration et en rédiger les procès-verbaux.
• Assurer la gestion de la location des salles pour les événements non funéraires.
• Planifier et organiser le calendrier des réunions du conseil d’administration.
• Effectuer toute autre tâche cléricale et logistique liées aux activités de gouvernance.
• Rédiger, réviser, préparer et acheminer la documentation requise pour les réunions du conseil d’administration et de ses comités.
• Veillez à la mise jour annuelle des politiques de gouvernance et de vie associative.
• Assurer le soutien nécessaire à l’organisation et la tenue de l’assemblée générale annuelle.
• Effectuer un soutien clérical et logistique aux différents comités internes.

VOS QUALITÉS

• Discrétion, autonomie et souci du détails élevé
• Sens des communications et des relations interpersonnelles
• Démontrer une attitude coopérative et un fort esprit d’équipe
• Capacité d’organisation et à gérer plusieurs dossiers à la fois
• Proactivité, sens de l’initiative et polyvalence
• Bonne gestion des priorités et faire preuve de rigueur

CONNAISSANCES

• Capacité rédactionnelle de haut niveau en français
• Excellente maîtrise de l’environnement informatique Office

FORMATION

• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire
• Expérience antérieure en rédaction de procès-verbaux nécessaire
• DEC en bureautique ou discipline équivalente

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Accès aux assurances collectives et REER avec cotisation employeur
• Uniforme fourni
• Le candidat recherché doit être disponible en dehors des heures d’affaires quelques fois par année (participation à l’assemblée générale annuelle, aux conseils d’administration et aux différents comités)
• Poste à temps plein 35h par semaine
• Café gratuit
• Activités d'entreprise (party d'été, Noël, bénévolat, etc.)
• Stationnement sur place
• 11 jours fériés & 6 jours de congé personnels payés
• Salaire à partir de 24,21$/h
• PAE

Vous vous reconnaissez dans cette description et vous avez des valeurs de coopération et d’empathie très développées ? Faites parvenir votre candidature sans tarder au [email protected]!