Adjoint.e À La Direction

La Maison et Fondation Mathieu Froment-Savoie

Fondée en 1999, la Maison Mathieu Froment-Savoie est un partenaire essentiel du réseau de la santé et des services sociaux reconnu par le milieu comme un maillon indispensable de soins palliatifs dans l’Outaouais. Elle accueille et accompagne, gratuitement, les personnes en fin de vie et leurs proches, afin de leur permettre de vivre le plus sereinement possible les derniers moments dans le respect, la dignité et la compassion. Son équipe de professionnels et de bénévoles, profondément engagée envers les personnes en fin de vie, se voue à prodiguer des soins de qualité.

La Fondation Mathieu Froment-Savoie a été mise sur pied pour assurer la pérennité financière de la Maison Mathieu Froment-Savoie grâce à des engagements financiers à moyen et à long termes de la part de philanthropes de la région de l’Outaouais. La Fondation se veut aussi un véhicule de sensibilisation et de prise de conscience de l’importance de soutenir ceux et celles qui ont à cœur d’accompagner les personnes en fin de vie dans l’amour et la dignité.

Description du poste

Relevant de la directrice générale, l’adjoint.e à la direction contribue à l’efficacité administrative en effectuant diverses tâches cléricales et de gestion administrative selon les informations obtenues par sa supérieure afin de répondre aux exigences. La personne soutient principalement la directrice générale, mais est aussi amené à collaborer régulièrement avec l’ensemble de l’équipe de la Maison et de la Fondation.

Tâches et responsabilités

Général

• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique ;
• Représenter la directrice générale en son absence;
• Accomplir toute autre tâche de même nature ou d'ordre général demandée par la directrice générale dans le cadre de ses fonctions.
• Assister la directrice générale dans ses tâches quotidiennes (appels, courriels, rendez-vous, réunions, suivis, approbations, etc.) ;
• Remplacer la réceptionniste bénévole en son absence;
• Recevoir et dépouiller le courrier entrant en collaboration avec la directrice générale ;
• Accueillir et assurer le bienêtre des visiteurs pour la directrice générale ;

Administratif

• Coordonner les envois postaux massifs (publipostage, communications, listes, remerciements, etc.).
• Composer, réviser et/ou faire la mise en page diverses communications écrites demandées par la direction générale ou par les autres coordonnatrices (courriels, lettres, remerciements, envois massifs, relances, affiches, etc.) ;
• Créer des documents avec Canvas (publicité sur les réseaux sociaux, billets, affiches, etc.) ;
• Établir et maintenir un système de classement des documents physiques et électroniques ;

Informatique

• Effectuer la gestion des comptes de réseaux sociaux (messages, publications, etc.) ;
• Maintenir à jour le site web (Wordpress).
• Effectuer de l’entrée de données (CRM, statistiques, tableaux de bord, etc.) ;
• Coordonner les infolettres et les envois électroniques (DonorPerfect, Mailchimp) ;

Réunions

• Assister la directrice générale dans toute autre réunion à laquelle elle participe (prise de notes, préparation des documents et comptes-rendus, etc.) ;
• S’assurer que les salles de formation et de conférence sont prêtes à être utilisées en tout temps.
• Planifier et coordonner les réunions des conseils d’administration et l’assemblée générale annuelle (convocations, présences, préparation des documents, prise de notes, résolutions, procès-verbaux, etc.) ;
• Assister la directrice générale dans les réunions d’équipe (prise de notes, préparation des documents et comptes-rendus, etc.) ;

Inventaire et achats

• Assurer l’inventaire des produits de papeteries et autres articles de bureau, faire approuver les requêtes et procéder aux achats/commandes de fournitures ou autres commandes selon les besoins (Fondation, cuisine, bénévoles, soins, etc.).
• Suivre l’inventaire et coordonner l’impression des documents de la Maison et de la Fondation (dépliants, cartes d’affaire, papier à entête, etc.) ;

Finances

• Soutenir le travail des réceptionnistes bénévoles qui offrent leur aide avec les logiciels DonorPerfect et CanaDon ;
• Effectuer les dépôts à la caisse pour la Maison et la Fondation ;
• Assurer le suivi des dépôts en collaboration avec la technicienne en comptabilité ;
• Faire la gestion des dons, des reçus d’impôts et des lettres de remerciements avec le logiciels DonorPerfect et CanaDon ;
• Assister la technicienne en comptabilité lors des audits financiers annuels et avec tout autre besoin ponctuel en cours d’année.

Fondation

• Assister la directrice générale ainsi que la coordonnatrice des activités de financement dans la logistique de l’organisation des activités à venir (paiements, envois, suivis, achats, etc.) ;
• Assurer un participation proactive lors des activités de financement (soutien à la directrice générale, accueil des participants, gestion des paiements, toute autre tâche connexe demandée par la directrice générale, etc.).

Formation et expérience requises

• Toute autre combinaison d'études ou d'expériences sera considérée.
• Diplôme d'études collégiales ou diplôme universitaire dans un domaine pertinent (administration de bureau, techniques de bureautique, gestion, ressources humaines, etc.) ;
• Un minimum de deux (2) années d'expérience pertinente ;

Compétences, habiletés et aptitudes essentielles

• Excellente maîtrise des applications Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Forms, OneDrive, SharePoint, OneNote, Teams, To Do) ;
• Rigueur professionnelle, minutie, intégrité et discrétion ;
• Énergie positive et facilité à travailler en équipe.
• Entregent, capacité à entrer facilement en contact avec les autres ;
• Excellent sens de l'organisation, de la planification et du suivi ;
• Excellente maîtrise du français oral et écrit ; l’anglais, un atout ;
• Sens de l’initiative, capacité à organiser et prioriser son travail de manière indépendante ;

Conditions du poste

• Rémunération selon la formation et l’expérience ;
• Stationnement gratuit ;
• Doit être disponible pour activités de financement (soirs et fins de semaine, 8 à 10 activités planifiées par année, temps repris en vacances) ;
• Poste permanent, 5 jours/semaine, 9h à 17h ;
• Assurances collectives.
• Doit être disponible deux soirs par mois (2e et 3e mercredi pour les rencontres des conseils d’administration, temps repris en vacances) ;