Agente D'information Intermédiaire, Agent D'information Intermédiaire, Service À La Clientèle

Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

7

Famille d’emplois :

Admissions

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Affaires étudiantes, Relations avec la clientèle, Services du logement et de la carte uOttawa, Service à la clientèle

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

août 14, 2023

Date de clôture :

août 25, 2023

Note: Les candidatures seront acceptées jusqu'à 23h59 le jour avant la date de fin de publication de cet affichage d'emploi

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

PSUO, classe 07

Échelle salariale :

$55 245,00 - $69 783,00

À propos des Affaires étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à faire demande d'admission et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d'être du poste

Relevant de la Superviseur, Assurance maladie et Carte uOttawa, le titulaire est le premier point de contact pour le Service du logement, de la Carte uOttawa et de l'UPASS et, à ce titre, il fournit des services à l'ensemble de la communauté universitaire, y compris les étudiants, le personnel, les professeurs et les invités de l'Université en faisant la promotion de l'expérience universitaire et de ses services, et en évaluant les besoins et les problèmes. Il répond aux demandes de renseignements généraux et aide les clients à naviguer dans les différents processus tout en appliquant les politiques, règlements et procédures du secteur et de l'université, plus particulièrement en ce qui concerne le réapprovisionnement des cartes, la gestion des plans de repas, le soutien au processus d'affectation et de placement des logements, l'autorisation de l'accès à la sécurité et d'autres services pertinents fournis.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes

• Interpréter, expliquer et appliquer les politiques, réglementations et procédures du secteur et de l'université (recrutement, affectation, code de conduite, échéances financières, accords, remboursements et retraits) et documenter tous les antécédents pour s'assurer qu'ils sont compris par les étudiants et par les personnes travaillant dans les facultés et les services. Vérifier toutes les pièces justificatives fournies et apporter les modifications appropriées et prendre les décisions nécessaires en ce qui concerne les demandes de modifications, d'exemptions, de retraits et d'aménagements pour les étudiants ayant des besoins particuliers.
• Expliquer et/ou promouvoir les plans de repas, l'utilisation des cartes, les dollars flex/dining et les divers services liés aux cartes, le réapprovisionnement ou la réimpression des cartes (cartes d'étudiant, d'employé, d'invité et UPASS), la vente de forfaits supplémentaires par rapport aux plans de base et les conditions qui y sont associées. Gérer la réception des cartes perdues et entamer des communications avec le(s) titulaire(s) de la carte en vue d'une résolution finale, et enregistrer et détruire les cartes non valides/expirées.
• Déterminer l'admissibilité des étudiants à l'admission en résidence en analysant les données relatives à la demande, à l'admission et à l'inscription, et évaluer l'attribution des chambres en fonction des principes, règlements et politiques acceptés de l'Université en matière de logement, ainsi que des dates limites du calendrier d'admission et des contrats de résidence.
• Créer et maintenir des fichiers de base de données, enregistrer, compiler et échanger des informations avec les partenaires appropriés sur le campus et à l'extérieur, les étudiants, les invités et autres, et assurer l'intégrité des données dans les opérations quotidiennes. Préparer les devis initiaux et finaux, traiter les paiements anticipés et préparer la facturation préliminaire, et traiter les comptes afin d'assurer une gestion financière efficace.

Ce que vous apportez

• Expérience de l'analyse, de l'interprétation et de l'application de politiques et de procédures.
• Connaissance de la loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée en ce qui concerne la divulgation d'informations sur les étudiants et les clients, ainsi que de la loi canadienne sur les droits de la personne et des lois et règlements applicables aux services de la vie en résidence.
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
• Autonomie et bon jugement
• Connaissance de l'administration de bureau et du service à la clientèle normalement acquise dans le cadre d'une formation postsecondaire.
• Expérience et compétences en matière de préparation, d'analyse et d'interprétation de rapports.
• Capacité à travailler rapidement et sous pression
• Connaissance approfondie des fonctions, produits et services offerts par les différents secteurs et domaines associés de l'université.
• Bilinguisme - français et anglais (oral et écrit)
• Capacité à écouter activement, à faire preuve d'empathie, de conciliation, de patience et de compétences interpersonnelles.
• Au moins trois (3) ans d'expérience dans l'administration de bureau et le service à la clientèle ou dans un domaine connexe.
• Bon sens de l'organisation et souci du détail.
• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, les traitements de texte, les feuilles de calcul, les logiciels de présentation, les bases de données, les logiciels de gestion des clients, le courrier électronique et l'Internet.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.