Agente Principale Ou Agent Principal, Service À La Clientèle

Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

9

Famille d’emplois :

Soutien étudiant et universitaire

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Bureau international

Campus :

Pavillon Tabaret

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

June 01, 2023

Date de clôture :

June 12, 2023

Note: Les candidatures seront acceptées jusqu'à 23h59 le jour avant la date de fin de publication de cet affichage d'emploi

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

PSUO, classe 08

Échelle salariale :

$60,700.00 - $76,672.00

Raison d’être du poste:

Sous la direction de la Conseillère intermédiaire, RAMU, agir à titre de spécialiste et coordonner les activités d’uOInternational. Soutenir les domaines d’expertise d’uOInternational, en accordant une attention particulière au Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU) et au statut d’immigration.

Encadrer la planification, la coordination et la mise en œuvre des services de soutien afin d’assurer un service à la clientèle de grande qualité, afin de favoriser une collaboration efficace avec les partenaires internes, y compris les services et les facultés.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Coordination

Coordination de services professionnels

• Trier les demandes de la population étudiante et autres, en tenant compte de la complexité et de l’urgence de la situation, les diriger vers les responsables de programme d’uOInternational ou d’autres partenaires sur le campus, au besoin.
• Collaborer avec l’agente ou agent d’information à la communication initiale des renseignements et au soutien de la population étudiante, et encadrer le traitement des cas complexes et urgents.

Service à la clientèle

Régime d’assurance maladie universitaire

• Analyser les demandes des étudiants et étudiantes et établir leur statut relatif au RAMU, notamment l’admissibilité, les exemptions, les personnes à charge, etc.
• Conseiller la clientèle et agir comme personne-ressource en ce qui concerne les processus, les exigences, les procédures, les règlements, les échéances, les services et les dossiers financiers du RAMU.

Soutien en matière d’immigration

• Coordonner et organiser la logistique des conseils sur l’immigration.
• Évaluer les demandes d’immigration des étudiants et étudiantes par l’analyse, l’identification, l’interprétation et la traduction de leurs besoins, afin de déterminer quelles politiques et procédures doivent être activées et si une rencontre avec un conseiller ou une conseillère est indiquée.

Ce que vous apportez

• Expérience en rédaction administrative.
• Connaissance intermédiaire ou avancée de Microsoft Excel.
• Compétence dans toute autre langue, un atout.
• Expérience dans l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels : systèmes d’information scolaire (SIS), Windows, traitement de texte, tableurs, bases de données, courriel, navigateurs Web et logiciels de gestion des relations avec la clientèle (CRM).
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
• Forte capacité à éprouver de l’empathie et à discerner les problèmes sous-jacents qui ne sont pas explicitement présentés par des étudiantes ou étudiants désemparés, y compris les situations nécessitant une aide médicale ou juridique urgente.
• Entregent et excellentes aptitudes pour la communication (bon jugement, tact et diplomatie).
• Expérience du service à la clientèle dans une fonction de coordination et dans un rôle de personne-ressource en matière opérationnelle.
• Sens de l’organisation, capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers stricts.
• Expérience dans l’analyse de dossiers et la résolution de problèmes.
• Expérience des besoins ou des procédures en ce qui a trait à l’immigration et à l’assurance maladie.
• Connaissance des programmes d’études postsecondaires ainsi que des règlements et méthodes administratives universitaires.
• Expérience dans l’élaboration, l’interprétation, l’explication et l’application de règlements et de méthodes.
• Capacité à donner des présentations à divers auditoires.
• Au moins trois années d’expérience dans un poste similaire et une expérience significative dans la mise en œuvre des procédures et des règlements.
• Diplôme universitaire de premier cycle ou expérience équivalente.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.