Agente Administrative Et Des Communications, Bvg

No de demande : 9442 
Direction générale : Bureau du vérificateur général  
Type d’emploi : 1 Temporaire à temps plein - Jusqu’à 18 mois 
Heures de travail : 35  heures par semaine
Affiliation : GEDP 
Information sur le salaire : $67,412.80 - $85,259.72 par année (taux de rémunération de 2022)
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest  
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Administration et Services de soutien 
Date limite des candidatures : 2023-08-15
Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Le Bureau du vérificateur général effectue des vérifications indépendantes et objectives des finances, de la conformité et du rendement des services municipaux, des conseils municipaux, des sociétés sous contrôle municipal, des bénéficiaires de subventions et de tout autre organisme. les conseils, commissions et sociétés que le conseil municipal peut créer ou désigner pour ajouter de la valeur à la Ville et améliorer ses programmes et services. Les vérifications sont menées de façon professionnelle pour aider le Conseil en adoptant une approche systématique et impartiale conçue pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Le Bureau du vérificateur général administre également la ligne d’assistance sur la fraude et le gaspillage et coordonne les activités d’enquête sur la fraude avec les programmes de la Ville ou les organismes, conseils et commissions de la Ville, à la discrétion du Bureau.
Vous êtes responsable de fournir un soutien administratif ainsi qu’un soutien financier et des communications au Bureau du vérificateur général. Vous traiterez quotidiennement des documents sensibles et confidentiels.
Vous êtes responsable des principales activités administratives et du soutien aux initiatives et aux événements du bureau. Vous êtes le point de contact du personnel municipal, des résidents, des personnes-ressources externes et des membres du conseil municipal. Les fonctions et responsabilités comprennent également la gestion et la coordination globales des processus administratifs et financiers du Bureau. Vous êtes également responsable des projets spéciaux qui appuient le vérificateur général.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Diplôme universitaire couronnant trois (3) années d’études en administration des affaires, communication ou dans un domaine connexe
Expérience d’au moins trois (3) ans dans les domaines de l’administration, des relations publiques, des communications ou dans un domaine connexe
CONNAISSANCES

• Buts, objectifs, politiques et procédures du Bureau
• Les services de la Ville d’Ottawa, les procédures opérationnelles et administratives internes et les personnes-ressources pertinentes
• Connaissance générale des règlements de la LAIMPVP
• Applications informatiques, y compris Microsoft Office, SAP, système de gestion des dossiers électroniques, suite Adobe InDesign, AbleDocs,
• Principes et pratiques de gestion de bureau, y compris le suivi budgétaire
• Une connaissance générale des politiques, des pratiques, des fonctions, des systèmes et des procédures de la Ville d’Ottawa est un atout
• Dispositions pertinentes des règlements et de la législation concernant le Bureau
• Connaissance des lois applicables en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et les devoirs des travailleurs.
• Stratégies et techniques de communication efficaces utilisant des canaux traditionnels et Web
• Tendances dans l’industrie des communications et approches

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Travailler en équipes multidisciplinaires
• Excellentes qualités relationnelles
• Solides compétences organisationnelles - consciencieuses, approfondies et axées sur les détails (pour relever les incohérences entre les documents et ou les versions de documents)
• Collaboration et capacité à obtenir la collaboration des autres
• Capacité de préparer des stratégies de communication complètes
• Contribue à un environnement d’équipe positif
• Travailler de façon autonome et prendre des initiatives
• Maîtrise de l’utilisation des ordinateurs et d’Internet et une connaissance supérieure à la moyenne des outils MS Office (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Forms, SharePoint)
• Préparer et présenter des présentations efficaces en utilisant divers médias
• Capacité d’influencer et d’informer les intervenants au sujet de l’application des tactiques et des techniques de communication
• Prioriser plusieurs tâches et respecter les délais
• Rechercher, rassembler et analyser des données/informations
• Compétences efficaces en communication verbale, en rédaction et en révision
• Tact, diplomatie, souplesse
• Souci du service à la clientèle : capacité d’utiliser des compétences efficaces et tactiles en communication orale et écrite avec les clients à tous les niveaux de l’organisation
• Conserver des renseignements et des documents confidentiels

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

• Veuillez conserver une copie de l’avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.
• Exigences linguistiques : Poste désigné bilingue – niveaux de compétence précis: Français: orale, lecture et écriture. Anglais: orale, lecture et écriture. Les personnes qui ne satisfont pas aux exigences linguistiques devront suivre une formation.
• Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d’un rendement satisfaisant et d’aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l’exigence relative aux études requises.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.
La Ville d’Ottawa promeut les principes de la diversité et de l’inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi dans les questions d’auto-identification.
La Ville d’Ottawa offre, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation aux personnes handicapées qui présentent une demande d’emploi. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.
Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez communiquer avec le [email protected] au 613-580-2424, poste 47411. Centre de services des RH au 613-580-2424, poste 47411.