Agent(E) De Soutien Administratif, Classe 1 - Direction Adjointe Au Cheminement Scolaire (2023-29R - Remplacement)

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Rôles et responsabilités
La Personne Titulaire De Ce Poste

• Distribue et recueille différents formulaires auprès de la clientèle étudiante;
• Prépare pour son supérieur immédiat les révisions sur certains formulaires avant d’entreprendre une opération tels les abandons, les désistements, les commandites, etc.;
• Donne suite aux diverses demandes qui sont faites au comptoir, au téléphone, par courrier ou par courriel, répond à la demande ou oriente la personne ou la demande vers la personne ou le service approprié;
• Effectue les opérations liées à la tenue et à l’archivage des dossiers des élèves (numérisation, classement, épuration des dossiers);
• Apporte le support requis par les élèves sur l’utilisation d’OMNIVOX;
• Effectue la vérification du statut de l’élève, émet la facturation, le remboursement ainsi que les reçus correspondant pour les dossiers des élèves inscrits à l’enseignement régulier et à la formation continue; participe et effectue les dépôts;
• Tient à jour le registre des opérations auxquelles elle participe;
• Effectue la saisie de données sur le logiciel ainsi que sur traitement de textes;
• Effectue les opérations relatives aux choix de cours, fait le suivi auprès des élèves de même que le support téléphonique;
• Identifie des cas non conformes, récupère le dossier et l’achemine à la saisie de données (matricules à changer, chevauchement de services);
• Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
• Participe aux opérations d’envergure du service, dont la rentrée scolaire ;
• Tient à jour les dossiers relatifs aux demandes particulières des étudiants, s’assure que les dossiers sont complets, donne suite aux demandes et tient à jour le registre des activités effectuées pour fins statistiques;
• Effectue les opérations reliées à la distribution et à l’archivage des diplômes des élèves;
• Accueille les requêtes des élèves, notamment dans les dossiers de changement de programme, d’abandon et d’annulation, de révision de notes et de commandites; en valide la conformité, prépare le dossier pour l’analyse ou le traitement selon le cas. Traite les cas d’exception et effectue un suivi administratif du dossier auprès de l’élève et du supérieur immédiat;
• Effectue les opérations liées aux tests de classement, notamment la préparation de la documentation et de la convocation, la mise à jour des listes des élèves à convoquer, la préparation du matériel des surveillants, la correction des tests au lecteur optique, le chargement des données au système informatique, la vérification et la correction des erreurs;

Profil recherché

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente;
• Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office;
• Bonne connaissance de la langue française;

Réussir les tests de connaissances exigés par le Collège, le cas échéant, sur les exigences mentionnées ci-haut.
Renseignements additionnels

• Entrée en poste : dès que possible
• Concours : 2023-29R
• Lieu de travail : pavillon des Sciences
• Durée : 6 mois ou jusqu'au retour du titulaire
• Personne remplacée : Madame Hélodie Branconnier
• Supérieure immédiate : Madame Julie Robitaille

Le Collège applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.