Coordinateur Groupe Et Événements - Group And Events Coordinator

- Francais -
L'hôtel St Paul est présentement à la recherche de son prochain Coordinateur des groupes et événements.
Niché au cœur du quartier historique du Vieux-Montréal dans un élégant édifice beaux-arts, l’Hôtel St Paul ouvre ses portes en 2001, devenant le tout premier hôtel boutique du pays. 

 Description du poste
1)     Prendre en charge, organiser et coordonner les événements banquets à partir de la signature du contrat jusqu'à la réalisation finale de l'événement.
2)    Assister l’équipe de Direction et en particulier le Directeur général dans les aspects administratifs de l’exploitation quotidienne de l’hôtel. 
Volet coordination des Banquets – groupes- réunions (80%)
- Agir comme point de contact principal pour le client, cerner ses besoins et désirs, anticiper ses demandes et assurer le bon déroulement de l’évènement. (Audiovisuel, nourriture et boisson, autres services divers et mise en place des salles.
- Effectuer un suivi auprès des clients après les événements, recueillir leurs remarques et les communiquer aux personnes concernées.
- Émettre le calendrier hebdomadaire des groupes et réunions ainsi que les feuilles de fonction et les plans de salles.
Volet Soutien administratif à la direction (20%)
Assister l’équipe de direction et en particulier le Directeur Général dans les aspects administratifs de l’exploitation quotidienne de l’hôtel
Exigences/Compétences
- Bilinguisme (français / anglais) parlé et écrit
- Connaissances de MS Office (Excel, Word) et Outlook
- Entregent et compétences en communication
- Sens de l'organisation et de la minutie
- Tenue vestimentaire soignée
- Expérience de 2 ans ou plus dans services connexes en hôtellerie.
 
Le statut du poste est permanent et à temps plein.
 
- English -

The St Paul Hotel is currently looking for the next Events and Group coordinator.
Nestled in the heart of historic Old Montreal in an elegant Beaux-Arts building, Hotel St Paul opened its doors in 2001, becoming the very first boutique hotel in the country.
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The event coordinator will:
1.    Be in charge of organizing and coordinating the banquet events from the contract’s signature until the end of the event.
2.    Assist the management team, especially the general manager in the daily administrative tasks.

Events, groups and meetings (80%)
·         Assume the role of main point of contact for the guests, define the guests’ needs and anticipate their requests. Ensure of a smooth event coordination (in regards but not limited to audiovisual set up, Food and beverage and banquet room set up).
·         Follow up with the guests post events for reviews and dispatch them to all concerned departments.
·         Issue the weekly group and meetings calendars, Banquet Events orders and function sheets.
 
Administrative support (20%)
·         Assist the management team, especially the general manager in the day-to-day administrative tasks. 
Qualifications:
·         Fully bilingual (French and English) spoken and written.
·         Knowledge of MS Office (Excel, Word) and Outlook.
·         Highly skilled in communication.
·         Detail oriented and highly organized.
·         Neat presentation.
·         A two (or more) year-experience in the hotel industry is a plus.
The position is permanent, full time.