Adjoint(E) Comptabilité Et Administration

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Adjoint(e) comptabilité et administration

Un rôle collaboratif et polyvalent au sein d’une équipe passionnée

Prenez part à la création d’un avenir meilleur. Occupez un rôle de soutien administratif au sein d’une équipe œuvrant dans le développement de nouvelles technologies pour la santé animale. Déployez tout votre potentiel au sein d’une nouvelle organisation aux grandes visions. L’avenir se construit dès maintenant.

EVAH Corp. est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administration et comptabilité pour supporter une équipe localisée à l’Île-du-Prince-Édouard. Vous souhaitez occuper un rôle aux tâches et responsabilités administratives variées ? Nous voulons vous connaître !

Au-delà des responsabilités, une culture qui prend toute son importance.

EVAH Corp., l’innovation pour un meilleur avenir. Découvrez qui nous sommes:

Notre plateforme de recherche identifie et développe des technologies prometteuses en matière de santé animale, en partenariat avec des experts scientifiques et les grandes entreprises dans le domaine.

Dès les premiers contacts, vous constaterez ce qui rend notre équipe si singulière. Nous croyons en la force d’une équipe soudée, où chacun des rôles est valorisé. Notre équipe aux expériences riches et variées partage le plaisir de collaborer. La force de notre équipe de professionnels réside dans cet engagement commun à contribuer significativement à l’avenir de la santé animale. Nous valorisons le partage d’idées, l’innovation et une ouverture ; des valeurs qui transcendent l’ensemble de l’organisation. Notre structure souple facilite les échanges au sein de l’équipe et auprès de nos partenaires.

Un rôle de soutien administratif aux responsabilités variées:

En étroite collaboration et sous la supervision du chef de projet aquaculture et de la CFO (Chief finance officer), l’adjoint(e) comptabilité et administration apporte un soutien comptable et administratif au développement et à l’exécution des activités du site de l’Atlantique d’EVAH Corp.

En fonction des besoins, il/elle fournit un soutien administratif essentiel au fonctionnement de l’entreprise pour les différents sites opérationnels.

Plus spécifiquement, vous aurez à:

• Assurer la mise à jour des dossiers financiers. Effectuer la saisie des données dans un logiciel de gestion (tel que Workzone).
• Fournir un soutien administratif à l’équipe du site de l’Atlantique. Soutenir l’équipe dans la gestion administrative des projets : suivre les échéances et les calendriers, compléter la documentation, assurer le suivi avec les partenaires internes et externes, etc.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe comptable et administrative.
• S’acquitter de toutes les autres tâches et responsabilités liées à son rôle.
• Effectuer des rapprochements trimestriels pour comparer les chiffres réels au budget, à l’intention de la direction financière.
• Assurer le déploiement et le bon fonctionnement des logiciels et équipements de bureautique pour le site de l’Atlantique.
• Assurer le suivi financier des budgets du projet. Tenir des registres (virtuels) pour suivre la facturation du projet et le paiement par bons de commande.
• Aider à l’organisation des dossiers et à la préparation de la documentation écrite (rapports de recherche, diapositives, manuscrits) afin de résumer et de communiquer les résultats à la direction, le cas échéant.
• Participer activement aux initiatives, réunions et activités de l’organisation.
• Aider à planifier des réunions avec des participants situés dans plusieurs fuseaux horaires. Aider à la documentation des réunions, aux ordres du jour et aux notes ou aux procès-verbaux, le cas échéant.
• Contribuer à la mise en œuvre et veiller au respect des procédures administratives. Faire des photocopies, scanner et archiver des documents et des dossiers.

Votre profil et votre parcours:

• Très bonne connaissance de la langue anglaise et bonne connaissance de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Bonne connaissance des différentes étapes de la gestion administrative des projets.
• Bonne connaissance de la comptabilité générale (par exemple, créances, facturation, rapprochements).
• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou d’études professionnelles (AEC ou DEP) ou tout autre diplôme pertinent ;
• Bonne connaissance des logiciels de gestion de projets et des outils d’analyse (Workforce ou outils similaires ou volonté d’apprendre).
• Très bonne connaissance des différents logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint Team), d’Adobe et des outils de bureautique et de communication.
• Expérience pertinente dans un rôle similaire ou toute autre expérience pertinente ;

• Esprit d’équipe et de collaboration. Compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles. Sens des responsabilités et professionnalisme. Planification, sens de l’organisation et capacité à prioriser. Autonomie, initiative et polyvalence. Capacité d’adaptation et agilité. Capacité d’analyse et de synthèse. Maîtrise de soi, gestion du stress et de la pression. Précision, rigueur et ténacité. Apprentissage continu. Discrétion, sens éthique et respect de la confidentialité.

À noter : Bien que ce rôle puisse être exercé en partie en mode télétravail et au bureau de Montréal, des déplacements occasionnels sont nécessaires à l’Île-du-Prince-Édouard (Charlottetown) ou dans d’autres lieux d’affaires. Les déplacements sont planifiés à l’avance et ne sont pas réguliers.

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Accounting and Administration Assistant

A collaborative and versatile role within a passionate team

Take part in creating a better future with a leading role in the development of a new technology for animal health. Unleash your full potential in a new organization with big ambitions. The future is in the making, now.

EVAH Corp. is looking for an Accounting and Administration Assistant to join its team.

A significant position with various responsibilities:

In close collaboration and under the supervision of the Aquaculture Project Leader & the Development Scientist and the Chief Financial Officer (CFO), the Accounting and Administration Assistant provides accounting and administrative support for the development and execution and activities of the Atlantic’s working site of EVAH Corp.

As needed, he/she provides administrative support essential to the functioning of the company for the various operational sites.

• Contribute to the implementation and ensure compliance with administrative procedures. Make photocopies, scan and archive documents and files.
• Perform quarterly reconciliations to compare actuals to budget for finance management.
• Provide administrative support to the Atlantic site team. Support the team in the administrative management of projects: follow up on deadlines and schedules, complete documentation, ensure follow up with internal and external partners, etc.
• Ensure the deployment and proper functioning of office automation software and equipment for the Atlantic site.
• Work closely with the accounting and administration team.
• Perform all other duties and responsibilities related to his/her role.
• Assist in the organization of files and preparation of written documentation (research reports, slides, manuscripts) to summarize and communicate results to management as needed.
• Ensure the financial follow-up of the budgets for the project. Maintain records (virtually) to track project invoicing and payment by purchase order.
• Provide expertise and assistance to the team. Actively participate in the organization’s initiatives, meetings and activities.
• Ensuring up-to-date financial record keeping. Perform data entry into management software (such as Workzone).
• Assist with scheduling of meetings with attendees located in multiple time zones. Assist with meeting documentation, agendas and notes or minutes as needed.

Your profile and experience :

• Team spirit and collaboration. Communication and interpersonal skills. Sense of responsibility and professionalism. Planning, organizational skills and ability to prioritize actions. Autonomy, initiative and versatility. Adaptability and agility. Ability to analyze and synthesize. Self-control, stress, and pressure management. Precision, rigour and tenacity. Continuous learning. Discretion, ethical sense and respect of confidentiality
• College diploma or professional studies diploma in accounting, administration or related field. An appropriate combination of academic background and relevant experience will be considered.
• Very good knowledge of the English language and good knowledge of the French language, both oral and written.
• Good knowledge of the different steps for the administrative management of projects.
• Very good knowledge of the various Office suite software (Word, Excel, Outlook, PowerPoint Team), Adobe and office automation and communication tools.
• Relevant work experience in a similar role.
• Good general accounting knowledge (e.g., receivables, billing, reconciliations).
• Good knowledge of project management software and analysis tools (Workforce or similar tools or willingness to learn).

Please note: Although this role can be in part done in telework mode and at the Montreal office, occasional travel is required to our Prince Edward Island (Charlottetown) or other business locations. Travel is planned in advance and is not on a regular basis.