Technicienne Ou Technicien En Gestion Intégrée Des Documents

Renseignements généraux
TECHNICIENNE OU TECHNICIEN EN GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS
(217-10)
Processus de sélection – Recrutement – 1 emploi régulier offert
Possibilité de télétravail, mais obligation de se présenter au port d'attache à raison de deux jours par semaine
Ministère de la Justice : Sous-ministériat des services à l’organisation et de la transformation (SMSOT) - Sous-ministériat adjoint des services à l’organisation (SMASO) - Direction de la planification et du soutien stratégique à la gestion (DPSSG). L’adresse de travail est située au 1200, route de l’Église à Québec. L’entrée en fonction est prévue pour le 26 juin 2023.
Le ministère de la Justice du Québec a pour mission de favoriser la confiance des citoyens et le respect des droits individuels et collectifs par le maintien au Québec :

• D’un système de justice qui est à la fois accessible et intègre;
• De la primauté du droit.

Pour réaliser sa mission et sa vision, le Ministère s’appuie sur les valeurs de l’administration publique, particulièrement sur le respect, l’intégrité et l’équité :

• L’équité dans la réalisation de ses interventions.
• L’intégrité dans l’exercice de ses fonctions;
• Le respect à l’égard de toutes les personnes avec qui il interagit;

À ces valeurs s’ajoute celle de l’engagement. Cette valeur traduit la volonté des membres du personnel du Ministère de consacrer tous leurs efforts vers l’atteinte des objectifs de l’organisation et d’agir de façon responsable, en tenant compte de toute l’autonomie qui leur est accordée dans le cadre de leurs fonctions.
Au ministère de la Justice, tu peux profiter d’avantages considérables, tels que :

• Une formule de travail en mode hybride;
• Une politique de conciliation travail-vie personnelle permettant de moduler l’horaire de travail;
• Un centre de la petite enfance (CPE), à même la bâtisse, avec places prioritaires pour les employés du MJQ;
• Un milieu de travail stimulant avec des bureaux modernes et fraîchement rénovés;
• Un régime de retraite auquel l’employeur contribue à parts égales avec toi;
• 20 jours de vacances dès un an de service;
• Un centre de conditionnement physique équipé de douches, à même la bâtisse;
• 13 jours fériés par année;
• Un régime d’assurance collective;
• Une proximité avec plusieurs points de services, tels que les centres d’achats, plusieurs restaurants, les réseaux d’autobus du RTC et de la STL et les ponts.
• Plusieurs équipements informatiques modernes, tels qu'un ordinateur portable et un montant de 400$ pour te procurer du matériel de bureau admissible à la maison;

Mandat de la DPSSG : Elle encadre une équipe multidisciplinaire, dont le mandat vise à appuyer le Bureau de la sous-ministre associée du SMASO dans la coordination de mandats et la gestion d’activités transversales pour le compte du sous-ministériat et du Ministère. À cette fin, elle vise à assurer la cohérence et la cohésion des actions ainsi que l’utilisation optimale des ressources, humaines, financières, contractuelles, matérielles et informationnelles en vue de soutenir les activités ministérielles et la transformation de la justice. La DPSSG a également sous sa responsabilité des responsabilités ministérielles telles que la continuité des services, la gestion documentaire et la production d’informations de gestion.
Attributions : En collaboration étroite avec les membres de l’équipe de gestion intégrée des documents (GID), ton rôle est de contribuer à la gestion efficace des documents administratifs papier ou électronique ainsi que des archives du ministère de la Justice, et ce, en fournissant notamment du soutien au personnel du ministère dans leurs activités de GID. Tu t’assures de l'application du plan de classification et du calendrier de conservation en effectuant diverses opérations de continuité, telles que le déclassement des documents, ce qui permet au Ministère de respecter ses obligations. Tu collabores également à différents projets ministériels requérant des connaissances en GID et tu contribues activement à l’amélioration continue des processus et outils dans ton champ d'activité. À ce titre, tu seras amené à contribuer aux travaux relatifs à la mise en place et au maintien d’une solution ministérielle de GID, qui constitue un chantier majeur pour le Ministère.
Plus précisément, tu auras à :

• Participer à la configuration de la solution;
• Soutenir le personnel du ministère en matière de GID pour les documents administratifs (papier et électronique), et ce, afin d'assurer la mise en place de bonnes pratiques :
• Soutenir les travaux des membres de l’équipe de GID, lesquels visent à assurer une gestion efficace des documents administratifs (papier et électronique) ainsi que des archives du Ministère :
• Assurer les liens requis avec le Centre de conservation des documents (CCD), notamment en effectuant les suivis des dossiers ainsi qu'en vérifiant et validant les bordereaux de transfert des dossiers administratifs et judiciaires avant leur envoi au CCD.
• Documenter les problèmes liés à l’utilisation ou au fonctionnement de la solution de GID;
• Participer activement aux différents groupes de travail ministériels ou interministériels, lorsque requis.
• Participer aux travaux visant le déploiement de la solution pour le volet touchant à la documentation administrative du Ministère;
• Une fois la solution implantée, tu devras notamment :
• Fournir l’assistance de proximité aux utilisateurs;
• Communiquer aux utilisateurs toute information pertinente reliée à la solution (exemples : problèmes rencontrés, résolution des problèmes, modifications d’une fonctionnalité, meilleures pratiques).
• Offrir un soutien technique en diffusant les règles, pratiques et outils applicables afin de répondre aux besoins d'information;
• Participer à la réalisation de tout autre dossier ou projet pour lequel l'équipe de GID est mise à contribution. Fournir les connaissances techniques requises, effectuer les travaux identifiés, participer, le cas échéant, aux rencontres de travail;
• Soutenir et réaliser les activités requises à l'application du plan de classification et du calendrier de conservation, et ce, en conformité avec les obligations dévolues au Ministère :
• Prendre en charge les demandes de soutien et les problématiques rencontrées par les utilisateurs reliées au fonctionnement et à l’exploitation de la solution;
• Soutenir les membres de l’équipe relativement à l'évolution du plan de classification et des règles de conservation ainsi qu’assurer les liens de premier niveau avec le répondant de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ);
• Contribuer activement aux travaux permettant l'amélioration continue des activités de ce domaine d'affaires (cadre, pratiques, activités, offre de service, outils);
• Effectuer les activités courantes liées à la gestion du plan de classification et du calendrier de conservation, dont offrir un service de première ligne au personnel du Ministère de même que préparer et transmettre les listes annuelles de disposition aux unités administratives concernées de manière à assurer le déclassement des documents en conformité avec les règles de conservation en vigueur;
• Préparer des séances de formation ou de la documentation en lien avec les différentes phases de travaux préparatoires.
• Participer à l'élaboration et à la diffusion de formations en lien avec la GID à l'intention du personnel.
• Appuyer l’équipe de projet dans les travaux à réaliser en lien avec l’implantation de la future solution ministérielle de GID et, à terme, assurer le pilotage de celle-ci :
• Collaborer activement à la définition et à la mise en place de la vision d'une saine GID au sein du Ministère en partageant ses idées, en proposant des moyens de consolider cette fonction dans les activités ministérielles et en effectuant les actions identifiées à son niveau;

Échelles de traitement : De 41 055 $ à 58 789 $*

• Le traitement de 58 789 $ fait référence à la majoration de 102 % du traitement attribué à l’employé qui a séjourné un (1) an au dernier échelon de sa classe d’emplois et qui a obtenu un rendement satisfaisant lors de sa dernière évaluation annuelle.

Les montants associés à l’échelle de traitement peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.
Il s'agit de l'échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 et en vigueur en date du 1 er avril 2022.
Le nombre d’heures hebdomadaires pour cet emploi est de 35 heures.
Profil recherché
Exigences de l’emploi :

• Détenir un diplôme d'études collégiales avec spécialisation en bibliotechnique ou une attestation d'études pertinentes dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

• Posséder la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente.

Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
Autres exigences de l’emploi : L’embauche est conditionnelle aux résultats d’une enquête de sécurité.
Autres éléments du profil recherché : Tu dois faire preuve d'un grand souci du service à la clientèle puisqu'elle est la porte d'entrée ministérielle en matière de GID. Tu dois également être à l'aise à conjuguer plusieurs types de tâches de façon simultanée, dont les demandes de la clientèle et celles des membres de l’équipe de GID. Par conséquent, tu dois démontrer une bonne capacité d'organisation de son travail. Des connaissances en archivistique et en GID sont un atout important.
Modalités d'inscription
Période d’inscription : Du 15 au 29 mai 2023 à 23h59.
Inscription : L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.
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Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.
Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.
Aucun curriculum vitae ne sera accepté ni aucune candidature transmise par courrier électronique.
Seules les personnes retenues seront contactées.
Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Québec.
Informations sur le processus de sélection :
Mme Mélyssa Neault
[email protected]
Direction de l’attraction et de la gestion des talents
Informations sur les attributions de l’emploi :
M Julien Ménard, directeur par intérim
[email protected]
Direction de la planification et du soutien stratégique à la gestion
Informations sur les modalités d’inscription en ligne :
Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.
La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes, des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.