Technicien(Ne) Administratif(Ve) Et Comptable

Vous êtes une personne possédant un grand sens de l’organisation et une forte capacité d'adaptation et vous souhaitez apporter votre expertise afin fournir un soutien administratif et comptable efficace et professionnel à la direction de l'entreprise.

Situé au cœur de la ville de Québec, TOPMED accompagne les organisations impliquées dans le domaine de la santé, en adaptation, en réadaptation et en mobilité par le développement, la personnalisation, l’optimisation et la validation d’appareillages, d’équipements et de technologies pour les populations vulnérables et sportives.

Sous l’autorité de la directrice générale par intérim, le technicien ou la technicienne jouera un rôle clé dans la coordination des activités quotidiennes du bureau et la prise en charge des tâches administratives et de comptabilité. Son travail est divisé entre l’organisation et la réalisation des tâches administratives comme la gestion de paie, la facturation, le travail documentaire notamment, la rédaction de certains documents, le soutien à l’équipe de recherche, et la diffusion des résultats.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Tâches administratives (30%)

oGestion des communications : Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements.

oPréparation de documents : Créer, modifier et formater les documents, les rapports, les tableaux et les présentations à l'aide des logiciels bureautiques appropriés. Assurer la cohérence, la précision et la confidentialité des informations.

oSupport administratif : Assister l'équipe dans diverses tâches administratives telles que la préparation des réunions, la réservation des salles, l'organisation des déplacements, la gestion des dépenses et autres tâches connexes.

• Tâches de comptabilité (50%)

oSaisie des données : Assister dans la saisie des données financières dans le système comptable de l'entreprise (Sage 50).

oFacturation et paiements : Préparer les factures clients, les bons de commande et les relevés de compte. Assurer le suivi des paiements et des encaissements. Collaborer avec les clients et les fournisseurs pour résoudre les problèmes liés aux paiements.

oSuivi des comptes fournisseurs : Gérer les comptes fournisseurs en effectuant le suivi des factures, en effectuant les paiements et en résolvant les problèmes ou les écarts éventuels.

• Gestion de la paie (20%)

oValidation des entrées de temps dans le logiciel de gestion de temps.

oProduction du cycle complet du processus de la paie sur une base quinzomadaire incluant les relevés d’emploi.

oMise à jour des dossiers employés / stagiaires.

PROFIL RECHERCHÉ

• Avoir de bonnes connaissances de logiciel comptable Sage50 ;
• Souci du détail et capacité à travailler avec précision ;
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à respecter les délais ;
• Sens de l’organisation, jugement et prise de décisions ;
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion ;
• Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec différents membres du personnel ;
• Comprendre l’anglais écrit.
• Avoir une bonne connaissance de Microsoft 365 et ses outils, particulièrement SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams, Word et Excel ;
• Maitriser le français à l’oral et l’écrit (un test de français sera demandé) ;
• Capacité à travailler de manière autonome, à gérer plusieurs tâches simultanément et à prendre des initiatives ;

CONDITIONS D’EMPLOI

• Être disponible 30-35 heures par semaine (poste temps plein);
• Avantages:

o13 congés fériés par année

oBanque de 5 jours maladie et mobile

o3 semaines de vacances après 1 an de service

oProgramme d’assurances collectives

oProgramme d’aide aux employés

oUn plan d'épargne retraite participatif

oAccès direct par les transports publics, voiture et vélo (stationnement gratuit)

oRémunération: à discuter selon l’expérience, entre 27 $/h et 32 $/h.