Agente Ou Agent De Secrétariat

Renseignements généraux

Vous avez envie d’action ? De travailler au sein d’une équipe dynamique ? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois ? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !

Agente ou agent de secrétariat

• Direction : Centre de services de Joliette
• Télétravail : Hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale
• Date prévue d’entrée en fonction : Août 2023
• Lieu de travail : 1163, boulevard Manseau, Joliette
• Statut de l’emploi : Occasionnel
• Nombre d’emplois à pourvoir : 1
• Direction générale : Direction générale des Laurentides-Lanaudière (DGLL)
• Horaire de travail : 35 heures par semaine

Les défis que nous vous proposons

Sous la supervision du chef du Centre de services, la personne titulaire de l’emploi doit assurer le travail administratif afin de répondre aux besoins du chef du Centre de services, du soutien à l'Exploitation, du soutien administratif, du soutien technique ainsi que du secteur des opérations.

• Déclaration de services aux citoyens :

• Achemine la requête au responsable du dossier et en assure le suivi conformément à la Politique concernant le traitement des plaintes et des demandes d'intervention.
• Reçoit les signalements des citoyens, effectue la saisie dans le logiciel de gestion des plaintes;
• Accueille les visiteurs, reçoit et achemine les appels téléphoniques;

• Prépare les documents relatifs aux ressources humaines; les demandes de personnel, les formulaires d’autorisation de participer à une formation, les désignations, les lettres de nomination, le calendrier des vacances du personnel, etc;
• Réclamations :
• Responsable du traitement des réclamations aux tiers (facturation) pour les dommages causés à la propriété du Ministère :
• Identifie les documents susceptibles d’intéresser le personnel de l’unité administrative et en assure la diffusion de l'information.
• Assiste le chef du Centre de services dans ses tâches au quotidien :
• Participe à l’élaboration et tient à jour un ou des systèmes de classement, agit comme personne responsable pour le système de classement Content Server auprès du personnel du Centre de services.
• Effectuer la mise à jour des messages automatisés lors de changements;
• Programme d’aide aux employés (PAE) ;
• Lors de l’observation d’une problématique dans le bâtiment, effectuer la création de billets sur le site de la SQI;
• Horaire variable;
• Communique avec les candidats inscrits sur le suivi des présentations pour pourvoir un poste vacant, fixe les rendez-vous pour les entrevues, annote le formulaire, le fait signer par le gestionnaire et le transmet à la technicienne en dotation;
• Prend la charge de certains dossiers (résolutions municipales, demandes de renseignements, plaintes, etc.) en entreprenant les démarches nécessaires pour les régler ou les mettre à jour (communications diverses en particulier avec les différents services de la Direction territoriale, les municipalités et les usagers);
• Dans l’accomplissement de ses attributions, peut être appelé(e) à initier au travail les nouvelles/nouveaux agent(e)s de secrétariat, à diriger du personnel de soutien, à collaborer à son entraînement, à répartir le travail, à en vérifier l’exécution et, à donner son opinion aux gestionnaires sur l'évaluation d'un employé;
• Être à l’aise avec les outils informatiques et avec les logiciels bureautiques
• Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et les documents à produire.
• Détailler vos expériences de travail, notamment en inscrivant votre emploi actuel et vos emplois antérieurs ;
• Traitement de la correspondance :
• Soutien financier à la pratique d’activités physique ;
• Faire la mise à jour du système téléphonique lors d’arrivées et de départs d'employés;
• Produire et acheminer la correspondance nécessaire au traitement du dossier.
• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
• Peut aussi être aussi appelé(e) à collaborer avec des collègues agent(e)s de secrétariat de d’autres unités administratives et à les remplacer au besoin;
• Personne responsable auprès de la Société québécoise des infrastructures concernant les appels de service :
• Prépare les demandes d’acquisition pour les commandes de fournitures de bureau.
• Effectuer la mise à jour de la liste téléphonique.
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
• Responsable du suivi de la correspondance ministérielle et des demandes émanant du cabinet;
• Conçoit et rédige de courtes notes de service ainsi que de la correspondance courante;
• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec² ;
• Ressources matérielles :
• Consigner et traiter les demandes de réclamation à l’aide de l’application GRD ;
• Compléter les formulaires concernés;
• Responsable de la programmation du système téléphonique :
• Assure la tenue à jour de l'agenda du chef du Centre de services, fixe des rendez-vous, coordonne des réunions, prépare le matériel et les documents nécessaires, effectue les réservations nécessaires en lien avec les événements;
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
• Indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché » (si applicable). C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées ;
• Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
• Posséder de bonnes aptitudes en communication orale et écrite (la qualité du français écrit est importante);
• Réceptionner les demandes de réclamation;
• Dépouille la correspondance, effectue le classement Content Server, traite les demandes mineures, distribue le courrier et assigne certains dossiers;
• Détailler votre scolarité ;
• La personne recherchée doit être organisée, autonome, dans l’exécution de l’ensemble des activités liées à ses responsabilités et être capable de gérer plusieurs dossiers en même temps;
• Effectuer le suivi auprès des techniciens et du chef du Centre de services.
• Responsable du traitement des réclamations des tiers (GRD) :
• Effectuer le suivi auprès des demandeurs et de la SQI.
• Réceptionner les rapports de police;
• Ressources humaines :
• Fait la mise en page de devis, analyse et résume par écrit ou verbalement des documents;
• Compile des statistiques, dresse des tableaux et des graphiques, effectue des démarches pour compléter des données relatives à des dossiers touchant l'exploitation et les opérations du Centre de services;
• Traitement de texte :
• Compose des documents à partir de quelques notes prises ou d’ébauches proposées;
• Prépare les enveloppes nécessaires à l’envoi du courrier;
• Agit à titre de secrétaire du Comité de santé-sécurité du travail du Centre de services. Ainsi, la personne doit préparer l’ordre du jour, assister aux réunions, rédiger le compte rendu et en effectuer la distribution, faire des rappels aux personnes concernées pour assurer le suivi des actions à prendre, fait la mise à jour annuelle du Programme de prévention et de la Procédure d’évacuation en cas d’incendie ou de situation d’urgence.
• Effectuer le suivi auprès des chefs des opérations et/ou des ingénieurs;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
• En l'absence du chef du Centre de services, vérifie ses courriels, prend connaissance du contenu et des échéanciers et identifie les priorités;
• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente 1 ;
• Faire preuve d'initiative dans la réalisation de ses mandats et être capable d'entretenir de saines relations interpersonnelles et de travailler efficacement en équipe;
• Joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature.
• Programmer les jours fériés;