Agente Ou Agent De Secrétariat

Renseignements généraux

Vous avez envie d’action ? De travailler au sein d’une équipe dynamique ? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois ? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !

Agente ou Agent de secrétariat

• Horaire de travail : 35 heures par semaine
• Direction : Centre de services de Roberval
• Télétravail (si applicable) : La personne titulaire de l’emploi pourra travailler selon un mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale.
• Direction générale : Direction générale du Saguenay-Lac-Saint-Jean
• Lieu de travail : Ville de Roberval, 755, boulevard Saint-Joseph, bureau 211
• Statut de l’emploi : Régulier
• Date prévue d'entrée en fonction : Septembre 2023
• Nombre d’emplois à pourvoir : 1

Les défis que nous vous proposons

Sous l’autorité du chef de service, le titulaire de l’emploi effectue divers travaux de secrétariat. Ces travaux se caractérisent par un soutien administratif ayant à trait à la correction et la mise en page de documents, à la correspondance, au classement des documents papiers et électroniques, à la rédaction de documents administratifs tels que les comptes-rendus de réunion, devis, lettres, à recevoir et à fournir de l’information aux personnes de son unité ou des autres unités du Ministère. La charge de travail est répartie entre les CS de Roberval et d’Alma.

À titre d’agente ou d’agent de secrétariat, la ou le titulaire doit :

Gestion de la correspondance et déroulement des activités courantes du Centre de services :

Réaliser des opérations afin de faciliter le déroulement des activités courantes et donner le soutien requis au bon déroulement du Centre de services. Effectuer du traitement de texte et assurer la gestion de la correspondance afin de répondre aux besoins du Centre de services. Pour ce faire, la ou le titulaire doit :

• Préparation et rédaction des documents liés aux réunions;
• Effectuer diverses tâches reliées aux ressources humaines (assiduité, agenda des mandats, lettres diverses, accidents de travail, SST, etc.
• Collaborer avec les agents de secrétariat des autres unités administratives et les remplacer au besoin;
• Gérer les divers équipements de communication, des réservations de la salle de conférence, organisation de réunions TEAMS;
• Recevoir et acheminer le courrier par Postes Canada, Purolator, Dicom;
• Réservation d’hébergement.
• Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire en respect avec les règles ministérielles;
• Effectuer un suivi des cartes de crédit pour le Centre de services;
• Correction, rédaction et mise en page de divers documents tels que devis, lettres diverses, avis de convocation, tableaux, présentation PowerPoint, etc.;
• Accueillir la clientèle;
• Rédiger des comptes-rendus des rencontres reliées aux activités d’exploitation, aux réunions du comité SST ainsi qu’aux réunions administratives;
• Répondre aux appels téléphoniques;

Gestion du classement des documents administratifs:

Gérer le classement des dossiers de l’exploitation (versions papier et électronique). Les documents doivent être classés selon les règles établies par le Ministère. L’agent de secrétariat doit soutenir l’ensemble des employés dans ce domaine. Pour ce faire, la ou le titulaire doit :

• Effectuer le classement dans les systèmes appropriés (Content Server, serveurs, etc.); effectuer des copies et la numérisation de documents et transmettre aux personnes concernées.

Gestion de l’agenda du chef de service :

• Faire le suivi de façon quotidienne du calendrier du gestionnaire. Voir la mise à jour des activités de sorties, de rencontres et d’absences.
• Planifier des rendez-vous, organiser des réunions impliquant des convocations, des réservations de salles d’hôtels et/ou de véhicules et préparer les documents nécessaires, à la demande du directeur.

Responsable administrative des activités en lien avec la loi PECVL :

• Opérer le système pour le Centre de services et en effectuer le suivi.
• Réaliser les activités administratives en lien avec la loi PECVL;

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

• Régime d’assurances collectives ;
• Horaire variable ;
• Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
• Programme d’aide aux employés (PAE) ;
• Soutien financier à la pratique d’activités physique ;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
• Équipements de protection individuelle fournis.
• Programme de soutien aux études ;
• Sécurité d’emploi ;
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;

Salaire annuel :

38 352 $ à 49 036 $ selon l’expérience*

• Ces salaires sont issus de la nouvelle convention collective des fonctionnaires 2020-2023.

L’échelle salariale peut être consultée sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor . À l’embauche, l’échelon sera déterminé en fonction de l’expérience du candidat.

Profil recherché

Les qualités que nous recherchons :

• Démontrer de la facilité dans les communications verbales et écrites
• Habiletés pour l’utilisation de différentes applications informatiques;
• Posséder une très grande autonomie;
• Avoir de l'initiative et faire preuve d'un sens accru des responsabilités;
• Faire preuve de dynamisme et de diligence.
• Gestion efficace de son temps et l’ordonnancement de son travail;
• Très bien maîtriser la langue française;
• Faire preuve d’habileté et de professionnalisme dans les relations avec autrui
• Être positive et mobilisée;

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Conditions minimales d’admission selon le Recueil du guide de gestion du corps d’emploi¹;

ou

• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
• Détenir un certificat d’études secondaires équivalant à une 11 e année ou à une 5 e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec²;
• Posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agente ou d’agent de secrétariat.

Atouts :

• De l’expérience dans le domaine du secrétariat serait un atout.

Modalités d'inscription

Période d’inscription : Du 7 au 20 juillet à 23 h 59.

L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Pour plus d’information sur la procédure à suivre, pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne, consultez Processus de sélection | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien :

• Détailler vos expériences de travail, notamment en inscrivant votre emploi actuel et vos emplois antérieurs ;
• Indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché » (si applicable). C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées ;
• Détailler votre scolarité ;
• Joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature.

Aucun curriculum vitae n’est accepté ni aucune candidature transmise par courriel.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Des questions ? Nous y répondrons avec grand plaisir !

Informations sur le processus de sélection

Joanie Gagnon-Jolin – Technicienne en administration

[email protected]

Informations sur les attributions de l’emploi

Sylvain Auclair – Chef de service de Roberval

[email protected]

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.

1- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

2- Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

Apprends-en davantage sur nous :

FAIRE CARRIÈRE AU MINISTÈRE DES TRANSPORTS ET DE LA MOBILITÉ DURABLE

Les défis à relever sont nombreux et stimulants. Intervenant de premier plan dans l’économie du Québec, le Ministère a pour mission et mandat d’assurer, sur l’ensemble de son territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Vaste organisation, le Ministère emploie plus de 8 500 personnes et gère 31 000 kilomètres de routes et 11 000 structures. Concrètement, le Ministère entretient, rend sécuritaires, conçoit et bâtit les vastes réseaux de transport maritime, ferroviaire, aérien et routier du Québec tout en innovant et en respectant l’environnement.

LA DIRECTION DE L’EXPLOITATION ASSURE…

• La coordination du travail des équipes sur son territoire et de même qu’un suivi des ressources allouées pour l’entretien et l’exploitation;
• La réalisation, dans les centres de services, des activités d’entretien ainsi que l’exploitation des infrastructures de transport;
• La participation à la sélection et à la réalisation de travaux préparatoires nécessaires à la conception et à la construction des projets routiers;
• La coordination des activités de monitoring (connaissance du réseau, assistance aux usagers, activation des plans d’intervention, etc.);
• La coordination des activités en viabilité hivernale;
• Une participation de premier plan lors d’événements susceptibles d’avoir une incidence sur le milieu.
• La préparation, la surveillance et la gestion des contrats pour la réalisation de certaines activités;
• La planification et la coordination des activités d’entretien et d’exploitation du réseau routier;
• La gestion des emprises et du corridor routier (permis d’événements spéciaux, permis d’accès, permission de voirie, etc.);

Visitez notre site Web Emplois au Québec.ca/emplois-transports

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