Adjoint(E) Exécutif (Ive) / Executive Assistant

En tant que responsable du bon fonctionnement du siège social situé à Brossard, dans ce rôle vous aurez en autre à:

• Agir en tant que chef de bureau en assurant le suivi de l'inventaire des fournitures de bureau
• Planifier et organiser les voyages d'affaires et assurer les diverses réservations.
• Planifier et coordonner les réunions/téléconférences et assurer la préparation des documents d'appui et des présentations.
• Planifier, exécuter et surveiller des projets spéciaux
• Gérer les calendriers du président et de l'équipe de direction de MPG
• Préparer les communications officielles interne et externe – mémos, e-mails, présentations, rapports
• Planifiez des événements tels que des réunions de groupe, des conférences hors site, des dîners d'affaires, l'hébergement des visiteurs, etc.

Nous sommes à la recherche d'une personne détenant plusieurs année d'expérience dans un rôle similaire auprès d'un chef d'entreprise. Nous cherchons quelqu'un qui à:

• Diplomate, éthique et esprit de conformité
• La capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente connaissance de la suite office
• Autonome
• Axé contact client
• Capacité de négocation de contrat et gestion de ceux-ci
• Bilingue à l'écrit et à l'oral

As the key contributor and responsible for the effective of the daily administration of the corporate office location, in this role you will have to:

• Plan events such as group meetings, offsite conferences, business dinners, visitor accommodations, etc.
• Format information for internal and external communication – memos, emails, presentations, reports
• Plan and organize business trips and ensure various reservations.
• Act as an office manager by keeping up with office supply inventory
• Manage calendars for MPG President and Executive Team
• Plan, execute and monitor special projects
• Plan and coordinate meetings/teleconferences and ensure the preparation of supporting documents and presentations.

We are looking for someone with several years of experience in a similar role with business leader. We are looking for someone who:

• Excellent Microsoft Excel and Powerpoint skills are beneficial.
• Ability to multi-task and manage numerous simultaneous projects and workflows.
• Ability to work autonomously with minimal daily supervision. Able to set priorities and self-manage.
• Highly ethical and compliance mindset
• Fully bilingual French and English, spoken and written
• Excellent diplomacy skills
• Negotiation and contract management skills