Adjoint(E) De Direction, La Pocatière

Menant les sociétés vers un avenir sobre en carbone, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui fournissent les bases durables pour l’avenir du transport. Notre portefeuille de produits comprend des trains à grande vitesse, des métros, des monorails et des tramways, des systèmes intégrés, des services personnalisés, des infrastructures, des solutions de signalisation et de mobilité numérique. Nous rejoindre signifie rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de 70 000 personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entire.

Sous la supervision du directeur général, l'Adjoint(e) de Direction effectue des travaux de gestion pour aider à l’administration et à la coordination de toutes les activités, afin d’en assurer le bon déroulement et contribuer à l’efficacité administrative de la fonction , dans le respect des politiques et procédures internes. Cela comprend le soutien de l’équipe de direction en particulier pour la gestion des tâches de communication et des tâches administratives. Un rôle large et responsable nécessitant de solides compétences administratives en matière d’organisation et des qualités de communication, ainsi qu’une attitude proactive.

Roles et Responsabilités

• Prépare ou complète, le cas échéant, le support visuel (présentation Power Point) et peut être appelée à assister lors de présentations;
• Gestion des factures ; Création de fournisseurs, achat Création de commandes et suivi auprès des fournisseurs et de la comptabilité avec gestion des dépenses
• Organiser les réunions Site MD sur Site et la logistique (interne et support aux visiteurs)
• Gère l’agenda du directeur général, en y apportant les ajouts / modifications nécessaires selon les priorités quotidiennes et les requis. Planifie les rencontres, prépare la documentation nécessaire et s’assure du suivi des actions qui s’en suivent
• Agir en tant que point de contact entre la direction du site
• Prépare le nécessaire avant l’arrivée d’un nouvel employé dans le département (outils de travail et accès). Le cas échéant, commande un ordinateur, les fournitures de bureau, crée les demandes d’accès nécessaires aux répertoires et logiciels, etc. En assure le suivi selon la date d’arrivée prévue.
• Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement
• Agit comme référence auprès des employés dans le respect des politiques et procédures internes.
• Entreprendre les tâches de réception d'appels, de prise de messages et d'acheminement de la correspondance
• Produire et coordonner des rapports (hebdomadaires, comptes rendus de réunions, agenda du site…), des présentations et des briefs
• Soutenir la communication au niveau de la direction du site
• Gestion des déplacements ; Création et gestion de tous les voyages en relation avec l'agence de voyages et notes de frais
• Traiter les demandes et les requêtes de manière appropriée

Formation et expérience

• Expérience confirmée en correspondance verbale et écrite en français et en anglais
• Diplôme d'études collégiale (DEC) en administration ou tout autre domaine connexe
• 5 ans et plus lié à un poste d’adjoint exécutif ou tout autre domaine connexe
• Facilité de rédaction pour la communication interne et externe, dont l’utilisation de médias sociaux (LinkedIn, …).
• Maîtrise de MS Office avec une expertise dans Word, PowerPoint et Excel

Compétences et aptitudes

• Connaissance des outils de communication (Microsoft Teams, …)
• Excellentes compétences en résolution de problèmes, en pensée critique et en communication
• Compétences en planification et en gestion du temps
• Excellentes capacités d'organisation et de planification
• Discrétion et confidentialité
• Réponses proactives et efficaces aux problèmes et défis urgents
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne

Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.