Adjoint Exécutif / Adjointe Exécutive

Sommaire des responsabilités :

L’adjoint(e) exécutif(ve) travaillera en étroite collaboration avec le président en offrant un soutien administratif complet, en coordonnant les activités et en servant de point de contact pour les communications internes et externes.

Responsabilités spécifiques :

• Assurer la gestion et l’organisation de l’agenda du président ;
• Coordonner les réunions, prendre des notes et rédiger des comptes-rendus;
• Anticiper les besoins et effectuer des relances auprès des différents intervenants afin de s’assurer du respect des échéanciers prévus et discutés lors des réunions;
• Effectuer divers suivis auprès des clients internes et externes;
• Organiser des évènements spéciaux internes et externes.
• Accueillir les visiteurs du président et préparer les salles de conférence pour les réunions pour ses invités;
• Collaborer avec le président sur la documentation requise pour chacun des comités en place;
• Gérer les courriels en les priorisant, en y répondant ou en les redirigeant aux personnes pertinentes;
• Apporter un support à l’équipe exécutive en effectuant diverses tâches administratives;
• Rédiger les communications, correspondances et textes divers en français et anglais (lettres, compte-rendu, présentation PowerPoint, etc.)
• Rédiger divers documents légaux et administratifs;
• Rédiger, réviser et monter des documents et des présentations selon les échéanciers;

Exigences :

• Bilinguisme parfait, compétences avancées en communication orale et écrite en français et en anglais ;
• Détenir une formation en administration ou toute autre formation pertinente;
• Capacité à travailler avec les nouvelles technologies.
• Expérience dans le domaine de l’assurance de dommages (un atout);
• Posséder au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire (adjoint(e) de direction);
• Connaissance approfondie des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’Outlook, Canva….

Qualités et aptitudes recherchées:

• Excellente communication pour la rédaction des textes et la préparation de présentations.
• Facilité à planifier et organiser, gérer les priorités urgences;
• Aptitudes pour le service à la clientèle et faire preuve d’une grande discrétion ;
• À l'aise à travailler sous pression dans un environnement avec des échéanciers serrés;
• Discrétion, rigueur et professionnalisme;
• Capacité d'initiative, d'analyse, d'organisation, un bon jugement ainsi que le sens des responsabilités;