Office Coordinator- Afternoon Shift (Milton)

Description & Requirements
WHO WE ARE
Lululemon is a yoga inspired technical apparel company up to big things. The practice and philosophy of yoga informs our overall purpose to elevate the world through the power of practice. We are proud to be a growing global company with locations all around the world, from Vancouver to Shanghai and places in between. We owe our success to our innovative product, our emphasis on our stores, our commitment to our people, and the incredible connections we get to make in every community we are in.
About This Team
Our Global Distribution teams are part of our greater lululemon Supply Chain organization. This team supports lululemon’s overall purpose by ensuring we are fulfilling our products to our guests through our various channels including our retail stores and ecommerce.
A DAY IN THE LIFE

• Reviews manager expense claims for accuracy and adherence to policy
• Supports the Office Manager with the overall office management of a DC Campus
• Supports with scheduling travel arrangements and itineraries
• Prepares and processes invoices in the companies invoicing and expense system
• Will perform other duties as requested by the Director of the Distribution Center
• Supports with budget tracking for their building
• Plans and executes employee engagement events for the DCs ex: holiday party, ordering food trucks, rewards, and recognition, etc.
• Assists with tracking and informing Managers, P and C and Talent Acquisition on status of new hire in the applicant tracking system
• Supports with mail receipts and distribution for their building
• Coordinates meetings by booking space and coordinating supplies
• Orders and maintains inventory of office supplies

Qualifications

• Extraordinary customer service, organizational and time management skills
• Ability to communicate effectively with the business both verbal and written
• 1 year of experience in clerical or administrative support duties preferred
• Proactive and solution-oriented
• Valid drivers license
• Competent within Microsoft Office Suite, Power Point, Excel and Outlook
• Demonstrated ability to maintain a high level of confidentiality and strong judgement
• Excellent team player and ability to work independently
• Willingness to learn and ability to adapt to a growing changing environment

MUST HAVES

• Acknowledges the presence of choice in every moment and takes personal responsibility for their life
• Leads with courage, knowing the possibility of greatness is bigger than the fear of failure.
• Fosters connection by putting people first and building trusting relationships.
• Integrates fun and joy as a way of being and working, aka doesn’t take themselves too seriously.
• Possesses an entrepreneurial spirit and continuously innovates to achieve great results.
• Communicates with honesty and kindness,and creates the space for others to do the same.

QUIÉNES SOMOS
Lululemon es una compañía de indumentaria técnica inspirada en el yoga que apunta a grandes objetivos. La práctica y la filosofía del yoga dan forma a nuestro propósito general de elevar el mundo a través del poder de la práctica. Nos enorgullece ser una compañía global en crecimiento con ubicaciones en todo el mundo al otro, desde Vancouver hasta Shanghái. Debemos nuestro éxito a los productos innovadores que ofrecemos, al énfasis que ponemos en nuestras tiendas, al compromiso que tenemos con nuestra gente y a las increíbles conexiones que logramos establecer en cada comunidad en la que nos encontramos.
ACERCA DE ESTE EQUIPO
Nuestros equipos de Distribución global forman parte de la gran organización de la cadena de suministro de lululemon. Este equipo apoya el propósito general de lululemon al garantizar que entreguemos nuestros productos a los clientes a través de nuestros diversos canales, incluidas nuestras tiendas minoristas y el ecommerce.
UN DÍA EN LA VIDA

• Revisa reclamos de gastos del gerente para verificar la exactitud y el cumplimiento de la política.
• Ayuda a rastrear e informar a los gerentes, P y C, y Adquisición de talentos sobre el estado de las nuevas personas contratadas en el sistema de rastreo de candidatos.
• Prepara y procesa facturas en el sistema de facturación y gastos de la compañía.
• Coordina reuniones mediante la reserva de espacios y la coordinación de suministros.
• Cumplirá otras funciones según lo solicite el director del centro de distribución.
• Ordena y mantiene el inventario de suministros de oficina.
• Ayuda con la programación de arreglos de viaje e itinerarios.
• Apoya al gerente de la oficina con la administración general de la oficina de un campus del centro de distribución (distribution center, DC).
• Planifica y ejecuta eventos de interacción con los empleados para los DC, por ejemplo: celebración de días festivos, pedido de camiones de comida, recompensas y reconocimiento, etcétera.
• Brinda apoyo con el seguimiento presupuestario para su edificio.
• Apoya con la recepción y distribución del correo para su edificio.

APTITUDES

• Competencia en Microsoft Office Suite, Power Point, Excel y Outlook.
• Voluntad de aprender y capacidad de adaptación a un entorno cada vez más cambiante.
• Capacidad de comunicarse de modo eficaz con el negocio tanto por escrito como en forma oral.
• Extraordinarias habilidades de servicio de atención al cliente, organización y gestión del tiempo.
• Capacidad demostrada de mantener un alto nivel de confidencialidad y buen criterio.
• Se prefiere un año de experiencia en tareas administrativas o de apoyo administrativo.
• Excelentes habilidades de trabajo en equipo y capacidad para trabajar de forma independiente.
• Licencia de conducir válida.
• Actitud proactiva y orientada a soluciones.

REQUISITOS OBLIGATORIOS

• Integrar la diversión y la alegría como una forma de ser y trabajar, es decir, no tomarse a sí mismo con demasiada seriedad.
• Comunicarse con honestidad y amabilidad, y crear el espacio para que otros hagan lo mismo.
• Poseer un espíritu emprendedor e innovar continuamente para lograr grandes resultados.
• Liderar con valentía, sabiendo que la posibilidad de la grandeza es más grande que el miedo al fracaso.
• Reconocer la posibilidad de elegir en cada momento y asumir la responsabilidad personal por su vida.
• Fomentar la conexión, poniendo a las personas primero y construyendo relaciones de confianza.

हम कौन हैं
lululemon बड़ी चीजों तक एक योग प्रेरित तकनीकी परिधान कंपनी है। योग का अभ्यास और दर्शन अभ्यास की शक्ति के माध्यम से दुनिया को ऊपर उठाने के हमारे समग्र उद्देश्य को बताता है। हमें वैंकूवर से शंघाई तक और बीच के स्थानों सहित दुनिया भर के स्थानों वाली एक बढ़ती हुई वैश्विक कंपनी होने पर गर्व है। हम अपनी सफलता का श्रेय अपने नवोन्मेषी उत्पाद, अपने स्टोर्स पर हमारे जोर, अपने लोगों के प्रति हमारी प्रतिबद्धता और हर उस समुदाय में बनाने के लिए अविश्वसनीय कनेक्शनों को देते हैं, जिसमें हम हैं।
इस टीम के बारे में
हमारी वैश्विक वितरण टीमें हमारे बड़े lululemon आपूर्ति संगठन का हिस्सा हैं। यह टीम यह सुनिश्चित करके lululemon के समग्र उद्देश्य का समर्थन करती है कि हम अपने खुदरा स्टोर और ईकॉमर्स सहित अपने विभिन्न चैनलों के माध्यम से अपने उत्पादों को अपने अतिथियों को संतुष्ट कर रहे हैं।
ज़िंदगी का एक दिन

• किसी DC कैम्पस के समग्र कार्यालय प्रबंधन से कार्यालय प्रबंधक की सहायता करता है
• जगह बुक करके और आपूर्तियों में समन्वय करके मीटिंग्स का समन्वय करता है
• DC के लिए कर्मचारी समावेशी ईवेंट्स की योजना बनाता और क्रियान्वित करता है उदा: फूड ट्रक, पुरस्कार और पहचान आदि ऑर्डर करके
• मेल प्राप्तियों और उनकैे निर्माण के लिए वितरण में सहायता करता है
• आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम में नए किराए की स्थिति पर प्रबंधकों, पी और सी और प्रतिभा अधिग्रहण को ट्रैक करने और सूचित करने में सहायता करता है
• प्रबंधक खर्च दावों की सटीकता और नीति के अनुपालन के लिए समीक्षा करता है
• कंपनियों के चालान और व्यय प्रणाली में चालान तैयार करता है और संसाधित करता है
• उनके भवन के लिए बजट ट्रैकिंग में सहायता करता है
• कार्यालय आपूर्तियों की इनवेंट्री को क्रमित करता है और बनाए रखता है
• वितरण केंद्र के निदेशक के अनुरोध के अनुसार अन्य कर्तव्यों का पालन करेंगे
• यात्रा व्यवस्थाओं और यात्रा कार्यक्रमों को निर्धारित करने में सहायता करता है

योग्यताएं

• सीखने की इच्छा और बढ़ते बदलते परिवेश के अनुकूल होने की क्षमता
• असाधारण ग्राहक सेवा, संगठनात्मक और समय प्रबंधन कौशल
• अग्रसक्रिय और समाधान-उन्मुख
• लिपिकीय या व्यवस्थापकीय सहायता सेवाओं में 1 वर्ष के अनुभव को प्राथमिकता
• उत्कृष्ट टीम प्लेयर और स्वतंत्र रूप से कार्य करने की क्षमता
• मौखिक और लिखित दोनों तरह से व्यवसाय के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने की क्षमता
• मान्य ड्काइवर लाइसेंस
• उच्च स्तर की गोपनीयता और मजबूत निर्णय को बनाए रखने की क्षमता प्रदर्शित की
• Microsoft Office Suite, Power Point, Excel और Outlook के भीतर दक्ष

अनिवार्य

• ईमानदारी और दयालुता के साथ संवाद करता है और दूसरों के लिए भी ऐसा करने के लिए जगह बनाता है।
• एक उद्यमशीलता की भावना रखता है और अच्छे परिणाम प्राप्त करने के लिए लगातार नवाचार करता है।
• मस्ती और आनंद को होने और काम करने के तरीके के रूप में एकीकृत करता है, उर्फ खुद को बहुत गंभीरता से नहीं लेता है।
• हर पल पसंद की उपस्थिति को स्वीकार करता है और अपने जीवन के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी लेता है
• साहस के साथ आगे बढ़ता है, महानता की संभावना को जानना असफलता के डर से बड़ा होता है।
• लोगों को प्राथमिकता देकर और भरोसेमंद रिश्ते बनाकर कनेक्शन को बढ़ावा देता है।

ਅਸੀਂ ਕੌਣ ਹਾਂ
lululemon ਕੱਪੜਿਆਂ ਦੀ ਯੋਗ ਪ੍ਰੇਰਿਤ ਤਕਨੀਕੀ ਕੰਪਨੀ ਹੈ ਜੋ ਉੱਚੀਆਂ ਛਲਾਂਗਾਂ ਮਾਰ ਰਹੀ ਹੈ। ਯੋਗ ਦਾ ਅਭਿਆਸ ਅਤੇ ਫ਼ਲਸਫ਼ਾ ਅਭਿਆਸ ਦੀ ਤਾਕਤ ਦੁਆਰਾ ਦੁਨੀਆਂ ਦਾ ਮਿਆਰ ਉੱਚਾ ਚੁੱਕਣ ਦੇ ਸਾਡੇ ਸਮੁੱਚੇ ਉਦੇਸ਼ ਦੀ ਸੂਚਨਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਸਾਨੂੰ ਇੱਕ ਅਜਿਹੀ ਵਿਕਸਿਤ ਹੋ ਰਹੀ ਵਿਸ਼ਵਵਿਆਪੀ ਕੰਪਨੀ ਬਣ ਕੇ ਮਾਣ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਦੀਆਂ ਸ਼ਾਖਾਵਾਂ ਵੈਨਕੂਵਰ ਤੋਂ ਸ਼ੰਘਾਈ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿਚਾਲੇ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਥਾਂਵਾਂ ਵਿੱਚ ਸਥਿਤ ਹਨ। ਅਸੀਂ ਆਪਣੀ ਸਫਲਤਾ ਨੂੰ, ਸਾਡੇ ਨਵੀਨ ਉਤਪਾਦ, ਸਾਡੇ ਸਟੋਰਸ ਉੱਤੇ ਸਾਡੇ ਜ਼ੋਰ, ਸਾਡੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਪ੍ਰਤੀ ਸਾਡੇ ਇਕਰਾਰ, ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਹਰੇਕ ਬਰਾਦਰੀ ਵਿੱਚ ਜਿਹੜੇ ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਸਬੰਧ ਅਸੀਂ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਾਂ, ਇਹਨਾਂ ਦੇ ਲੇਖੇ ਜੋੜਦੇ ਹਾਂ।
ਇਸ ਟੀਮ ਬਾਰੇ
ਸਾਡੀਆਂ ਵਿਸ਼ਵਵਿਆਪੀ ਵਿਤਰਨ ਟੀਮਾਂ ਸਾਡੇ ਵੱਡੇ lululemon ਸਪਲਾਈ ਚੇਨ ਸੰਗਠਨ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹਨ। ਇਹ ਟੀਮ lululemon ਦੇ ਸਮੁੱਚੇ ਉਦੇਸ਼ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾ ਕੇ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਅਸੀਂ ਆਪਣੇ ਰੀਟੇਲ ਸਟੋਰਸ ਅਤੇ ਈਕਾਮਰਸ ਸਮੇਤ ਸਾਡੇ ਭਿੰਨ-ਭਿੰਨ ਚੈਨਲਾਂ ਦੁਆਰਾ ਆਪਣੇ ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਲਈ ਆਪਣੇ ਉਤਪਾਦਾਂ ਦੀ ਪੂਰਤੀ ਕਰ ਰਹੇ ਹਾਂ।
ਜ਼ਿੰਦਗੀ ਦਾ ਇੱਕ ਦਿਨ

• ਦਫਤਰ ਦੀਆਂ ਸਪਲਾਈਆਂ ਦੀ ਵਸਤੂ-ਸੂਚੀ ਦਾ ਆਰਡਰ ਦਿੰਦਾ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ
• ਥਾਂ ਅਤੇ ਸੰਯੋਜਨ ਸਪਲਾਈਆਂ ਨੂੰ ਬੁੱਕ ਕਰਕੇ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦਾ ਤਾਲਮੇਲ ਕਰਦਾ ਹੈ
• ਬਿਨੈਕਾਰ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨੂੰ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨ ਅਤੇ ਮੈਨੇਜਰਾਂ, P ਐਂਡ C ਅਤੇ ਟੈਲੇਂਟ ਐਕ੍ਵੀਜ਼ਿਸ਼ਨ ਨੂੰ ਇਸ ਬਾਰੇ ਸੂਚਨਾ ਦੇਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਨਵੇਂ ਨਿਯੁਕਤ ਹੋਏ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਕੀ ਸਥਿਤੀ ਹੈ
• ਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤੀਆਂ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਉਸਾਰੀ ਲਈ ਵਿਤਰਨ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰਦਾ ਹੈ
• ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਉਸਾਰੀ ਲਈ ਬਜਟ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ
• ਸਟੀਕਤਾ ਅਤੇ ਪਾਲਿਸੀ ਨਾਲ ਅਨੁਪਾਲਣ ਕਰਨ ਲਈ ਮੈਨੇਜਰ ਦੇ ਖਰਚੇ ਦੇ ਦਾਅਵਿਆਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ
• ਵਿਤਰਨ ਕੇਂਦਰ ਦੇ ਨਿਰਦੇਸ਼ਕ ਦੁਆਰਾ ਬੇਨਤੀ ਕੀਤੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹੋਰ ਫਰਜ਼ ਪੂਰੇ ਕਰੇਗਾ
• ਵਿਤਰਨ ਕੇਂਦਰ (Distribution Center, DC) ਕੈਂਪਸ ਦੇ ਸਮੁੱਚੇ ਦਫਤਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਨਾਲ ਆਫਿਸ ਮੈਨੇਜਰ ਦੀ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦਾ ਹੈ
• ਯਾਤਰਾ ਦੇ ਬੰਦੋਬਸਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਯਾਤਰਾ ਦੀਆਂ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ
• ਵਿਤਰਨ ਕੇਂਦਰ (Distribution Center, DC) ਲਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਸ਼ਮੂਲੀਅਤ ਕਾਰਜਕ੍ਰਮਾਂ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਅਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰਦਾ ਹੈ ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ: ਛੁੱਟੀ ਲਈ ਪਾਰਟੀ, ਭੋਜਨ ਦੇ ਟਰੱਕਾਂ ਦਾ ਆਰਡਰ ਦੇਣਾ, ਇਨਾਮ, ਅਤੇ ਮਾਣਤਾ, ਆਦਿ
• ਕੰਪਨੀਆਂ ਦੀ ਇਨਵੋਏਸ ਬਣਾਉਣ ਵਾਲੀ ਅਤੇ ਖਰਚੇ ਦੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਵਿੱਚ ਇਨਵੋਏਸ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ

ਯੋਗਤਾਵਾਂ

• ਕਲਰਕੀ ਜਾਂ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਸਮਰਥਨ ਕਾਰਜਾਂ ਵਿੱਚ 1 ਸਾਲ ਦੇ ਅਨੁਭਵ ਨੂੰ ਪਹਿਲ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ
• Microsoft Office Suite, Power Point, Excel and Outlook ਦੇ ਨਾਲ ਯੋਗ
• ਵੈਧ ਡ੍ਰਾਈਵਰ ਲਾਇਸੰਸ
• ਸਿੱਖਣ ਲਈ ਇੱਛਾ ਅਤੇ ਵਿਕਸਿਤ ਹੋ ਰਹੇ ਬਦਲ ਰਹੇ ਮਾਹੌਲ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਹੋਣ ਦੀ ਯੋਗਤਾ
• ਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਅਤੇ ਸਮਾਧਾਨ-ਕੇਂਦਰਿਤ
• ਗੋੋਪਨੀਯਤਾ ਅਤੇ ਤਕੜਾ ਫੈਸਲਾ ਲੈਣ ਦਾ ਉੱਚ ਪੱਧਰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣ ਦੀ ਦਿਖਾਈ ਗਈ ਯੋਗਤਾ
• ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਟੀਮ ਪਲੇਅਰ ਅਤੇ ਆਤਮਨਿਰਭਰਤਾ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ
• ਅਸਧਾਰਨ ਗ੍ਰਾਹਕ ਸੇਵਾ, ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਗੁਣ
• ਲਿਖਤ ਅਤੇ ਮੌਖਿਕ ਦੋਹਾਂ ਤਰੀਕਿਆਂ ਵਿੱਚ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਨਾਲ ਅਸਰਦਾਰ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ

ਜ਼ਰੂਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ

• ਹਰ ਪਲ ਵਿੱਚ ਚੋਣ ਦੀ ਮੌਜੂਦਗੀ ਨੂੰ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਜੀਵਨ ਲਈ ਨਿੱਜੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲੈਂਦੇ ਹਨ
• ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲ ਦੇ ਕੇ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ਵਾਸੀ ਰਿਸ਼ਤੇ ਬਣਾ ਕੇ ਸੰਬੰਧਾਂ ਨੂੰ ਵਧਾਵਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
• ਮੌਜੂਦਗੀ ਅਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਵਜੋਂ ਮੋਜ ਅਤੇ ਮਸਤੀ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਯਾਂਨੀ ਆਪਣੇ-ਆਪ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਗੰਭੀਰਤਾ ਨਾਲ ਨਹੀਂ ਲੈਂਦੇ।
• ਈਮਾਨਦਾਰੀ ਅਤੇ ਨੇਕਨੀਤੀ ਨਾਲ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਦੂਜਿਆਂ ਵਲੋਂ ਵੀ ਇਹੋ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਦਾ ਮੌਕਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
• ਉੱਦਮੀ ਭਾਵਨਾ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਨਤੀਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਲਗਾਤਾਰ ਨਵੀਨਤਾ ਲਿਆਉਂਦਾ ਹੈ।
• ਹਿੰਮਤ ਨਾਲ ਅਗੁਆਈ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਜਾਣਦੇ ਹੋਏ ਕਿ ਵਡਿਆਈ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਅਸਫਲਤਾ ਦੇ ਡਰ ਤੋਂ ਵੱਡੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।