Responsable De L'administration Scolaire

L’École Montessori de l’Outaouais est une école primaire privée, située à Gatineau en Outaouais. Ayant pignon sur la rue principale du secteur Aylmer, dans un secteur boisé et dans une bâtisse patrimoniale, l’École offre depuis 1976 des services éducatifs de niveau préscolaire (3 et 4 ans) et primaire (maternelle à la sixième année) en mettant en place la méthode pédagogique établie par les recherches scientifiques de Maria Montessori. La belle communauté de l’école est composée de 253 élèves, 15 enseignants, 8 éducatrices et 15 employé(e)s de soutien administratif et aux services à l’élève.

La personne responsable de l’administration de l’École Montessori de l’Outaouais est un chef de file en ce qui a trait au fonctionnement administratif efficient et optimal de l’école au quotidien. Leader naturel, la personne responsable de l’administration est une personne proactive, autonome et créative pour qui les défis sont un moteur. Toujours en mode résolution de problèmes, cette personne gère les dossiers cruciaux de l’école et représente un pilier pour toute l’équipe-école. Sous la responsabilité directe de la direction générale, il ou elle est responsable de gérer et piloter des tâches administratives complexes et variées, conformément aux méthodes et aux lignes directrices de l’école. Elle a également sous sa responsabilité la personne responsable de l’accueil et du secrétariat de l’école.

Volet gestion administrative de l’école

• Mettre à jour les calendriers (internet et COBA);
• Tenir et mettre à jour les systèmes de classement;
• Gérer la vérification, la validation et l’émission des bulletins dans COBA;
• Assister la direction dans l’accomplissement de tâches dans un domaine particulier de la gestion d’un établissement scolaire (ex. renouvellement de permis);
• Procéder aux changements administratifs de direction
• Rédiger des lettres, des rapports et autres documents;
• Photocopier des documents pour la distribution, le courrier et le classement;
• Assurer un soutien administratif à la direction générale;
• Accueillir les nouveaux parents (ex. visites de l’école);
• Élaborer des formulaires selon les besoins (COBA);

Volet gestion administrative des dossiers RH du personnel de l’école

• Tenir à jour le dossier d'assiduité du personnel et produire des rapports trimestriels pour en rendre compte aux employés et à la direction;
• Coordonner les recherches d’antécédents judiciaires;
• Chercher du personnel suppléant pour l’école, lorsque nécessaire;
• Combler les remplacements et suppléances
• Monter le dossier initial des employés (fiches contact, copies diplômes, CV, etc.)

Volet gestion des dossiers des élèves

• Gérer les listes d’attente (classement par ordre de priorité, organisation des rencontres d’entrevues d’élèves);
• Veiller à la bonne tenue des dossiers (code permanent, fiche santé, contrat, etc.);
• Recueillir et gérer les inscriptions pour les services éducatifs, service de garde, journée pédagogique et autres activités;
• Établir et tenir à jour les dossiers de tous les élèves et compiler les listes des classes et cours (COBA);
• Préparer les documents d’inscription ainsi que les contrats de services éducatifs et de la halte-garderie (signature, mise à jour et suivi);
• Gérer les changements demandés par les parents aux contrats de service de garde et informer la personne responsable des services à l’élève;
• Préparer les listes, en fonction des contrats, pour le service de garde;

Volet communications, partenariat et rayonnement de l’école

• Servir de liaison entre les services d’urgence et l’école;
• Représenter l’école à différents événements de la communauté en collaboration avec la direction générale, en faisant valoir l’approche différente que nous avons à l’école (pédagogie Montessori).
• Élaborer de nouvelles stratégies pour le rayonnement de l’école et de la pédagogie Montessori et bâtir une vraie notoriété de l’école
• Identifier des tables de concertation où l’école peut siéger et y participer en collaboration avec la direction générale.
• Participer aux réunions en relation avec son travail;
• Diffuser les communications à l’ensemble de la communauté de l’école
• Mettre à jour le site internet et autres pages de réseaux sociaux
• Préparer et envoyer l’infolettre, et autres messages à envoyer aux parents
• Faire partie du comité de communication et réaliser les tâches incombées
• Participer activement à la planification stratégique de l’école et élaborer un résumé qui sera communiqué efficacement aux différentes parties prenantes de l’école.

Volet gestion de projets

• Assurer le suivi des activités de l’école afin de garantir la tenue des évènements prévus
• Organiser les journées portes ouvertes (2 par année).
• Organiser et coordonner la tenue de différents évènements et activités de l’école (portes ouvertes, BBQ, Pique-nique, etc.)
• Élaborer un calendrier annuel des activités de l’école;

Responsable de la personne chargée de l’accueil et du secrétariat de l’école

• Superviser le travail de la personne chargée de l’accueil et du secrétariat
• Former la personne chargée de l’accueil et du secrétariat
• Distribuer les tâches de la personne chargée de l’accueil et du secrétariat

Autres tâches

Exécuter toute autre tâche connexe selon les besoins de la direction.

Qualifications requises

• Expérience dans le milieu scolaire ou poste similaire
• Excellentes habilités en informatique - suite Microsoft Office
• Connaissance des exigences administratives du ministère de l’Éducation et du ministère de la famille
• Capacité en rédaction et de préparation de rapports à l’intention de diverses instances, la saisie et la compilation de données
• Facilité à communiquer à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais
• Diplôme d’études collégiales en comptabilité et gestion, administration ou bureautique

Habilités et aptitudes

Relations interpersonnelles : Détenir un leadership mobilisateur et habileté a inspiré les autres.

Diplomatie : Avoir du tact dans ses propos et démontrer une habileté sociale à tenir compte du contexte. Faire preuve de maturité et d’intelligence émotionnelle.

Rigueur professionnelle : faire preuve de rigueur professionnelle, de minutie et de discrétion.

Polyvalence : Avoir un grand sens de l’organisation et pouvoir s’acquitter de plusieurs tâches différentes sans nuire aux résultats.

Créativité : Faire preuve de créativité dans la recherche de solutions.

Fiabilité : Produire le résultat attendu. Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéances.

• Quatre (4) semaines de vacances à l'été
• Deux (2) semaines de congé payé à Noël et une semaine de congé payé à la relâche
• Horaires flexibles, 35 à 40 h semainedu lundi au vendredi
• 6 journées de maladie - congés personnels
• Régime de retraite du personnel d'encadrement (RRPE)
• Salaire selon la grille en vigueur selon l’expérience et l`éducation.
• Assurances médicales, dentaires et paramédicaux - couverture à 50 % de l'employeur

Date d’entrée en fonction

Dès que possible ou, au plus tard, 17 juillet 2023.

Comment postuler

Vous devez faire parvenir votre curriculum vitæ à jour, accompagné d’une lettre détaillant vos motivations envers ce poste, à l’adresse [email protected], ou en personne à l’adresse ci-dessous, au plus tard le vendredi 30 juin 2023, à 16 h.