Commis A L'information Jobs

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Sommaire Du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, accueillir les visiteurs et les étudiants. Leur fournir des renseignements sur les activités et les services administratifs de l’Université. Répondre au téléphone, traiter le courrier et photocopier, réunir et classer des documents. Dactylographier divers documents.

Responsabilités Et Tâches Principales

Accueillir la clientèle étudiante et les visiteurs. Les renseigner sur les activités et les services administratifs de l’Université. Expliquer les marches à suivre générales relatives aux programmes, à l’admission, à l'inscription, aux droits de scolarité courants, aux annulations de cours, aux reports et aux autres changements pertinents. Collaborer à diverses tâches liées aux inscriptions. Distribuer des documents et aider les clients à remplir des formulaires. Recevoir, trier et faire des appels téléphoniques. Noter et transmettre les messages. Tenir à jour la documentation, dont les répertoires, les programmes, les listes de cours, les calendriers et la grille tarifaire des droits de scolarité. Photocopier et assembler des documents. Envoyer des télécopies. Se charger de l’entretien et des réglages de la photocopieuse et du télécopieur. Recevoir et distribuer le courrier. Cueillir et expédier le courrier. Appliquer les marches à suivre relatives aux services de courrier. Appliquer la politique relative à l’affichage sur les babillards. Classer les documents selon le système en vigueur. Vérifier et inscrire des données dans les formulaires, les listes et les relevés de compte selon des directives précises. Dresser l’inventaire des fournitures de bureau et préparer des commandes afin de regarnir les stocks. À l’occasion, dactylographier divers documents comme des lettres, des rapports, des tableaux statistiques, des formulaires administratifs et des listes. Effectuer des calculs. Recevoir divers paiements, notamment pour les cahiers de notes, les notes de cours et les photocopies. Réceptionne les travaux des étudiants. Émettre des reçus. Utiliser toutes sortes de matériel comme une machine à écrire, un ordinateur personnel, une calculatrice, une photocopieuse et un télécopieur.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes Couramment Utilisées

Orientation service ainsi que comportement et tenue professionnels en tout temps. Aptitude reconnue à mener plusieurs tâches de front ainsi qu’à communiquer clairement et à bien comprendre l’information reçue (tant à l'oral qu'à l'écrit). Capacité de travailler au sein d’une équipe. Aptitude manifeste à écouter les étudiants et à les aider à résoudre leurs problèmes. Connaissance de la suite Microsoft (Windows), d’IQWare, de logiciels de présentation, de moteurs de recherche et du courrier électronique. L'Université McGill étant une université de langue anglaise, les tâches quotidiennes nécessitent une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Informations Complémentaires

Horaires de travail : lundi, mardi, mercredi, jeudi, et vendredi, de 08h00 à 16h00.

Il s'agit d'un contrat de six mois.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Systèmes de bureautique 1 an Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau B) $23.31 - $28.88

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Accommodations Supervisor

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2024-01-20

Date Limite Pour Postuler

2023-07-25

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].